Cele mai bune 5 caracteristici ale recoltei pentru urmărirea timpului, raportarea și facturarea proiectelor

Managementul timpului este crucial pentru un management productiv și eficient al proiectelor.

Succesul și profitabilitatea oricărui proiect depind de modul în care vă folosiți timpul. Dacă vă dedicați tot timpul unui proiect pentru a-l finaliza cu săptămâni înainte de termenul limită, este posibil să nu obțineți profit din acesta. În mod similar, dacă nu alocați timp rezonabil pentru finalizarea proiectului la timp, este posibil ca clientul să nu rămână cu dvs.

Prin urmare, aveți nevoie de un instrument de gestionare a timpului care vă va ajuta automat să vă gestionați proiectele. În acest articol, vom discuta despre modul în care Harvest poate gestiona urmărirea timpului, raportarea și facturarea.

Ce este recolta?

Recolta este o aplicație de facturare și gestionare a timpului bazată pe cloud, compatibilă cu computerul dvs. Windows, laptopul MacOS, iPhone sau dispozitivele Android. De asemenea, acceptă Chromebookuri prin extensia Chrome.

Aplicația acceptă atât facturarea pe oră, cât și facturarea de către proiect. Deci, este instrumentul perfect pentru profesioniști independenți, proprietari de afaceri de orice dimensiune și chiar pentru întreprinderi globale. Nu trebuie să parcurgeți nicio curbă de învățare pentru a opera aplicația.

Free și Pro sunt singurele două planuri de abonament pentru această aplicație. Dacă trebuie să vă gestionați propria fișă de timp și maximum două proiecte odată, puteți alege planul gratuit. Cu toate acestea, dacă doriți să gestionați o echipă, puteți opta pentru planul Pro pentru 12 USD / lună / loc pentru proiecte nelimitate.

Descarca: Recolta pentru iOS | Android | Windows | macOS (Abonament necesar, perioadă de încercare gratuită disponibilă)

Următoarele sunt caracteristicile aplicației care ar trebui să vă sporească productivitatea proiectului:

1. Urmărirea timpului și raportarea

Deși membrii echipei dvs. sunt responsabili pentru completarea fișelor de timp în timp real, puteți introduce și timp pentru ei în bloc. Ajută la corectarea cursului proiectului sau la respectarea cerințelor de facturare ale clientului.

Sistemul de codificare a culorilor de sarcini și foi de timp vă permite să urmăriți ce membru lucrează la ce sarcină. De asemenea, puteți afla care membru al echipei respectă termenele limită sau rămâne în urmă. În consecință, puteți acorda prioritate în continuare sarcinilor proiectului pentru a respecta termenul general al clientului.

Aplicația clasifică raportarea timpului în patru categorii de bază și acestea sunt:

1. Sarcini: Un grafic cu bare codate pe culori arată timpul petrecut pe baza sarcinilor.
2. Proiecte: Puteți compara productivitatea proiectului comparând distribuția timpului în funcție de proiect.
3. Echipe: Puteți merge cât mai granular posibil prin crearea de rapoarte de timp la nivel individual.
4. Clienți: Acest raport de timp arată timpul petrecut pentru sarcini și proiecte pentru un anumit client.

Un raport de timp din aplicația Harvest arată date precum orele urmărite, suma nefacturată, orele facturate și suma facturabilă.

2. Managementul echipei și proiectelor

Ar putea fi o provocare pentru tine dacă ai nevoie să lucrezi la gestionarea foilor de timp pentru membrii echipei. Aplicația Harvest vă ajută să gestionați echipele la distanță sau hibride fără efort, fără a vă compromite lista de sarcini.

Harvest creează un tablou de bord ușor de citit. Prin urmare, puteți înțelege rapid ce se întâmplă dintr-o privire. Tabloul de bord dezvăluie date structurate precum următoarele:

• Cine își urmărește timpul și cine nu?
• Care este tendința de urmărire a orelor facturabile pe resursă?
• Dacă există diferențe între sarcinile pe care le-ați alocat-le și sarcinile afișate finalizate?
• Echipa dvs. folosește în mod corespunzător ore facturabile pentru muncă productivă?

În cadrul graficului cu bare pentru fiecare membru al echipei, culoarea albastru deschis reprezintă capacitatea, iar culoarea albastru închis reprezintă orele facturabile. Dacă vedeți că barele devin roșii, înseamnă că membrul echipei depășește capacitatea.

De asemenea, puteți deveni cât de granular doriți în gestionarea resurselor proiectului și a orelor facturate. Un raport detaliat privind proiectul vă spune următoarele:

• Timp total conectat la un proiect pe resursă.
• Dacă sunteți suficient de aproape de bugetul de timp.
• Dacă atingeți bugetul de cost pentru proiect.
• Total ore nefacturate.
• O cronologie a progresului proiectului în funcție de departamente.
• Alerte automate pentru a vă avertiza cu privire la posibile probleme în urma programului.

Harvest vă permite să fiți la curent cu proiectele dvs., precum și să faceți previziuni precise pentru proiectele viitoare.

3. Fișă de timp

Interfața ușor de utilizat a aplicației vă permite să introduceți sarcini noi în foaia de timp zilnică a unui proiect desemnat. Făcând clic pe butonul de urmărire a timpului, porniți cronometrul care înregistrează timpul în timp ce lucrați la sarcină. Dacă mergeți la orice pauză, puteți întrerupe urmărirea timpului pentru această sarcină specifică.

Unele proiecte vă pot cere să înregistrați și pauze. Puteți porni temporizatorul pentru sarcinile care sunt pentru pauze. Această practică asigură urmărirea eficientă și precisă a timpului pentru întreaga zi de lucru.

Aplicația Harvest calculează automat costul pentru clientul dvs. în funcție de rata pe care o alimentați în timp ce creați un proiect. De asemenea, vă oferă opțiunea de a introduce o notă elaborată cu privire la sarcini pentru referințe viitoare.

De asemenea, puteți crea un formular de foaie de timp săptămânală sau lunară pentru urmărirea zilnică a timpului. Când optați pentru astfel de foi de timp, Harvest adună orele pe care le-ați lucrat la fiecare sarcină pentru întreaga săptămână sau lună și creează automat o factură.

4. Generarea facturii

Puteți converti foile de timp în facturi profesionale folosind Harvest, adică una dintre cele mai bune aplicații gratuite pentru facturare. Puteți trimite facturile prin e-mail clienților dvs., deoarece acestea sunt complet digitale. Facturile arată ore facturabile granulare pe baza fiecărei sarcini a proiectului într-un mod structurat.

Puteți lucra pentru orice client, deoarece aplicația acceptă mai mult de 180 de valute. Mai mult, automatizează sistemul de plată prin aplicații precum Stripe sau PayPal. Modulul de facturare al aplicației are, de asemenea, un sistem de reamintire pentru a informa clientul că plata este datorată.

Mai mult, aplicația vă permite să creați rapoarte de venituri profesionale și inteligente pentru a reflecta asupra profitabilității proiectului. Puteți aplica filtre pentru a sorta datele pe baza unui anumit client sau proiect.

5. Automatizarea fluxului de lucru al proiectului

Puteți automatiza fluxul de lucru de urmărire și facturare a timpului proiectului dvs. cu aplicația Harvest. Aplicația se integrează cu peste 100 de aplicații de productivitate. Puteți crea în continuare scenarii avansate de automatizare utilizând instrumente precum Zapier și IFTTT.

Legate de: Alternative Zapier gratuite pentru a reduce volumul de muncă și a crește productivitatea

Aplicația poate urmări timpul pe alte aplicații de gestionare a proiectelor precum Trello, Asana, Basecamp etc., prin integrări. De asemenea, puteți crea intrări de foaie de timp sau puteți porni temporizatorul din mesajele Slack utilizând integrarea Slack.

Dacă vă gestionați propriile impozite utilizând aplicații precum QuickBooks, FundBox sau Xero, puteți importa date despre cheltuieli și facturi din Harvest. Pe scurt, Harvest devine o sursă de adevăr pentru managementul de echipă și de proiect.

Începeți să vă urmăriți timpul cu aplicații inteligente

Acum, puteți implementa aplicația potrivită de gestionare a timpului pentru proiectele dvs. după ce cunoașteți caracteristicile aplicației Harvest. Puteți utiliza această aplicație sau orice altă aplicație de gestionare a timpului, deoarece majoritatea aplicațiilor avansate de urmărire a timpului oferă adesea caracteristici de bază oarecum similare.

Partea critică este că trebuie să-i impuneți utilizarea în modul corect pentru a vă menține productivitatea dvs. și a echipei dvs.

Cele 10 cele mai bune funcții pentru Time Time Doctor pentru a monitoriza productivitatea echipei dvs.

Time Doctor vă permite să vă urmăriți proiectele și productivitatea echipei de la distanță. Iată cele mai bune caracteristici ale sale de utilizat!

Citiți în continuare

Despre autor