Cele 10 cele mai bune practici pe care ar trebui să le cunoască fiecare utilizator SharePoint

SharePoint este o parte a Microsoft 365 care vă permite să gestionați documente și conținut profesional. Fie că sunteți administrator sau utilizator final, cunoașterea și implementarea celor mai bune practici vă vor asigura că toată lumea poate folosi conținutul fără nicio dificultate.

În acest articol, veți afla cum să utilizați SharePoint cel mai eficient.

1. Aduceți coerența la numele fișierelor

Coerența este cheia succesului și este adevărat chiar și în cazul SharePoint. Deoarece SharePoint poate stoca numeroase documente, trebuie să aveți consecvență în denumirea fișierelor.

Este posibil să fi observat că unele rezultate ale căutării conțin nume de fișiere obscure. Ca urmare, trebuie să deschideți fiecare fișier pentru a-l găsi pe cel dorit. Aceasta este o treabă dureroasă și te face neproductiv. Mai mult, găsirea fișierului corespunzător din mii de documente poate deveni aproape imposibilă dacă diferiți coechipieri urmează stiluri de denumire diferite.

Legate de: Ce este Microsoft SharePoint? Caracteristici și avantaje ale utilizării acestuia

Deoarece SharePoint este o platformă comună, discutați cu alții pentru a alege o convenție de denumire. Prin urmare, dvs. și colegii dvs. de echipă puteți găsi rapid orice fișier sau document.

2. Etichetați documente

În ciuda respectării unei singure convenții de denumire, puteți avea probleme la găsirea documentului necesar. Pentru ca Microsoft Search să vă afișeze rezultate mai specifice și relevante, etichetați documentele. Etichetarea funcționează similar genului unui film sau canal al unui serial TV.

Vă va ajuta să localizați toate fișierele care aparțin aceleiași categorii. Pentru a adăuga o etichetă, accesați o bibliotecă și adăugați un câmp de categorie nouă, cum ar fi data creării, ultima modificare, etc. Acum, pentru fiecare document, includeți datele corespunzătoare care vor funcționa ca etichetă. În acest fel, veți obține rezultate precise din SharePoint.

3. Securizați documentele folosind funcția de blocare

Securitatea datelor SharePoint nu se bazează doar pe administratorii de infrastructură IT. În calitate de utilizator final, vă puteți juca și rolul blocând documente. Această caracteristică asigură faptul că nicio persoană neautorizată nu poate aduce modificări fișierelor sau documentelor partajate.

Activând funcția de gestionare a înregistrărilor încorporată, puteți bloca și debloca un document. De asemenea, SharePoint va afișa o pictogramă lângă numele său, astfel încât toată lumea să știe despre starea sa specială. Puteți adăuga această setare la fluxul de lucru care blochează automat documentul după aprobare.

4. Copiați rapid liste și biblioteci

Realizarea unei liste sau a unei biblioteci, adăugarea metadatelor sale, crearea de vizualizări - procesul complet de creare a unei biblioteci sau a unei liste în SharePoint durează multe ore. Această sarcină agitată poate fi banală dacă trebuie să construiți aceste liste sau biblioteci de mai multe ori.

Prin urmare, trebuie să știți că este posibil să copiați lista de pe orice site SharePoint cu acces adecvat. Mai mult, procesul de copiere este simplu și puteți copia aproape configurația completă. Copierea formatării pentru biblioteci sau liste vă ajută să economisiți timp pentru noul proiect.

5. Aflați cum să restaurați datele bibliotecii pierdute

Ștergerea accidentală a datelor cruciale poate provoca daune ireparabile echipei dvs. Prin urmare, trebuie să cunoașteți noțiunile de bază despre restaurarea datelor șterse și pierdute din biblioteca SharePoint.

Legate de: Modalități de a remedia OneDrive atunci când nu vă puteți deschide fișierele

Dacă știți acest lucru, nu trebuie să depindeți de nimeni altcineva pentru recuperarea datelor. Astfel, ajungeți să vă economisiți timpul și alte persoane care ar putea lucra cu dvs. la această sarcină neproductivă.

Mai întâi, creați o politică de restaurare a datelor pentru SharePoint și aplicați-o corect. Procesul de restaurare vă va permite să restaurați datele pentru o anumită perioadă. Amintiți-vă că restaurarea datelor dintr-o perioadă anterioară înseamnă că veți pierde modificările efectuate după acel moment.

6. Gestionați cererea de acces

Imaginați-vă că ați distribuit un link unui coleg prin e-mail și ați plecat pentru o zi. Când persoana respectivă încearcă să deschidă linkul, constată că nu are acces la acel fișier. Evident, pot solicita acces la fișiere, dar nu au nicio idee despre cine poate împărtăși aprobarea și timpul de livrare. Uneori, mai mulți proprietari de site-uri de echipă pot primi notificări despre cererile de acces la fișiere.

De asemenea, este posibil ca fiecare dintre ei să creadă că alții vor accepta cererea. Ca urmare, persoana care a solicitat accesul nu ar putea primi niciodată un răspuns. Pentru a evita astfel de probleme, puteți configura un e-mail de asistență specific pentru a răspunde unor astfel de solicitări.

7. Limitați permisiunea bibliotecii

Permisiunea în masă pentru a accesa biblioteca este dăunătoare securității datelor. Pentru a evita astfel de scenarii, trebuie să restricționați accesul la bibliotecă pe orice site SharePoint.

Dacă aveți biblioteci pe care doar echipa de resurse umane trebuie să le acceseze, puteți limita accesul altor persoane la acel site SharePoint. Pentru aceasta, denumiți biblioteca și menționați statutul său special în descrierea sa.

8. Utilizați Hub Sites pentru a clasifica site-urile echipei

Ar putea fi dificil să găsești site-uri din categorii similare din întreaga colecție de site-uri SharePoint. Cu toate acestea, puteți grupa site-uri similare sau conexe printr-un grup virtual numit hub sites.

De exemplu, dacă trebuie să partajați un site din fiecare proiect cu clienții dvs., puteți crea un site hub și grupați toate site-urile din acesta. Astfel, localizarea și partajarea de site-uri similare devine fără probleme și consumă mai puțin timp pentru toată lumea.

9. Știți când să utilizați diferite tipuri de site-uri

În timp ce utilizați SharePoint, veți întâlni două șabloane majore de site. Acestea sunt numite site-ul echipei și site-ul de comunicare. Ambele tipuri au o utilizare diferită și trebuie să alegeți una dintre acestea în funcție de proiect.

Dacă doriți să împărtășiți un anunț sau o promoție colegilor dvs. de echipă, utilizarea unui site de comunicare este o idee minunată. Este ideal atunci când ai mai mulți cititori / angajați în comparație cu contribuitorii.

Site-ul echipei este potrivit pentru colaborarea în proiect cu o echipă mică. De asemenea, utilizați-l atunci când aveți numeroși colaboratori.

10. Configurarea vizualizărilor personalizate

O caracteristică SharePoint de care ați putea fi conștient este crearea de vizualizări personalizate pe baza alegerii dvs. În plus, SharePoint oferă mai multe filtre și comută pentru gestionarea documentelor. Vă permite să afișați detalii suplimentare despre metadate, să filtrați fișierele la alegere, să sortați fișiere în diferite comenzi, să grupați fișiere într-unul sau mai multe grupuri etc.

Fiecare membru al echipei poate crea o vizualizare personalizată accesibilă numai lor. Nu împiedică vizualizarea bibliotecii pentru toată lumea. Mai mult, puteți crea o vizualizare publică dacă aveți colegi de echipă cu cerințe de afișare similare.

SharePoint ușor

SharePoint se referă la gestionarea conținutului și acest lucru nu ar trebui să fie complicat și banal. Dvs. și echipa dvs. puteți profita la maximum de SharePoint urmând practicile standard menționate mai sus.

Dacă sunteți începător, acestea sunt sfaturile ideale pentru a începe să utilizați instrumentul într-un mod productiv și fără dezordine. Mai mult, cele mai bune practici SharePoint vă ajută să faceți lucrurile fără efort.

Productivitatea 101: Cum se folosește metoda Obținerea lucrurilor (GTD)

Obținerea lucrurilor realizate de David Allen este unul dintre elementele esențiale ale productivității personale și profesionale. Iată cum îl puteți folosi.

Citiți în continuare

Despre autor