Cele mai bune 6 software de gestionare a documentelor pentru companii

Dacă folosiți în continuare modalități fizice de a vă păstra fișierele și hârtia, pierdeți multe. Stocarea fizică a fișierelor necesită prea mult spațiu de stocare. Aveți întotdeauna nevoie de dulapuri, ceea ce face căutarea și urmărirea unui anumit fișier destul de dificilă.

Alternativ, software-ul de gestionare a documentelor vă permite să gestionați cu ușurință un număr nelimitat de fișiere. În plus, acestea sunt comparativ mai sigure și mai flexibile, ceea ce face mai ușor pentru mai mulți membri ai echipei să lucreze împreună pe un singur document.

Deci, haideți să aflăm ce software de gestionare a documentelor puteți utiliza pentru a vă gestiona fișierele.

1. Bitrix24

Este o platformă sigură pentru stocarea fișierelor personale și colaborative. Peste 5 milioane de utilizatori au încredere în ei în toată lumea și utilizează acest software pentru a-și gestiona fișierele.

Oferă trei tipuri diferite de stocare pentru documentele dvs.:

• Unitatea mea: Puteți stoca fișierele personale aici.
instagram viewer
• Unitate de grup: Este cel mai bun pentru colaborarea în echipă a studenților și a întreprinderilor mici.
• Conducerea companiei: Acesta este cel mai bun pentru companiile cu mai mulți angajați.

În plus, puteți alege să stocați-vă documentele pe cloud sau stocare la fața locului, în funcție de nevoile dvs. Și navigați prin mai multe fișiere tastându-le numele sau o scurtă descriere despre ele. Toate sunt salvate în biblioteca de documente.

De asemenea, vă pot plăcea documentele pentru a le menține în partea de sus a rezultatelor căutării pentru acces rapid. Instrumentul vă permite, de asemenea, să adăugați comentarii la documente și să păstrați mai multe versiuni ale documentelor cu istoricul de editare. Facilitează urmărirea schimbărilor în viitor. În plus, puteți utiliza și diferite aplicații pentru a vă edita documentul.

Din motive de securitate, Bitrix24 vă permite să blocați documentul făcând clic pe butonul de blocare. Face documentul inaccesibil altor persoane. Software-ul are atât versiuni gratuite, cât și plătite. Puteți obține unul în funcție de nevoile dvs.

2. Cabinet eFile

Indiferent dacă sunteți student, un mic antreprenor sau aveți o companie mare cu mai mulți angajați, puteți utiliza acest instrument pentru a vă păstra și organiza datele și fișierele. Vă permite să căutați fișierele doar tastând numele acestora în bara de căutare.

De asemenea, puteți obține acces rapid la anumite fișiere păstrându-le în portofoliu și automatizați fluxul de lucru cu acest software, deoarece acesta înregistrează automat documentele pe care le încărcați. Permite stocarea atât la fața locului, cât și în cloud.

În plus, nu trebuie să păstrați aplicația sa pe toate dispozitivele dvs. Puteți accesa fișierele dvs. de oriunde din lume utilizând un browser web. Cu toate acestea, numai anumite persoane cu o parolă pot accesa datele din motive de securitate. Permisele sunt acordate angajaților în funcție de rolurile lor.

Toate fișierele pe care le-ați partajat sunt criptate și trebuie să le parcurgeți autentificare cu doi factori. Pentru mai multă comoditate, puteți seta, de asemenea, autentificarea IP sau bazată pe locație.

În plus, dacă sunteți o companie sau un antreprenor solo, ați fi fericit să știți că acest software permite și semnarea contractelor. Pentru a vă ușura munca, puteți integra software-ul cu aplicații terțe, cum ar fi DocuSign, Salesforce și Microsoft Office.

3. Google Drive

Cu peste 1 miliard de utilizatori activi lunar și 6 milioane de utilizatori plătiți, Google este până acum cea mai populară soluție de stocare a fișierelor. Oamenii îl folosesc pentru stocarea fișierelor personale, de echipă și ale companiei.

Permite integrarea perfectă cu aplicațiile bazate pe cloud. În plus, acceptă mai multe formate, astfel încât să puteți stoca fișierul fără a schimba tipul acestuia - de exemplu, PDF, Word și altele. Căutarea documentelor în Google Drive este, de asemenea, convenabilă. Tastați doar numele și iată-l!

Oferă spațiu comun pentru membrii echipei. Totuși, datele rămân inaccesibile pentru cei din afară din cauza funcției sale de prevenire a pierderii de date (DLP).

Software-ul vă permite să salvați documentele și să le creați, să vizualizați și să le editați. În plus, dacă editați acele documente folosind acest instrument, acesta va păstra istoricul modificărilor efectuate. În acest fel, nu este nevoie să păstrați mai multe versiuni ale fișierului. Toate sunt stocate într-un singur document.

Google Drive oferă stocare gratuită de până la 15 GB pentru toți utilizatorii săi. Dacă aveți nevoie de mai mult spațiu de stocare decât acesta, va trebui să obțineți un plan premium.

4. Confluenţă

Acesta este un alt instrument excelent de partajare a fișierelor bazat pe cloud, care vă permite să vă păstrați și să vă organizați fișierele. Peste 130.000 de utilizatori în întreaga lume au încredere în această platformă cu documentele și fișierele lor.

Vă puteți organiza documentele în două moduri cu acest software:

• Pagini: Puteți crea și edita pagini și le puteți discuta cu angajații dvs.
• Spații: Toate paginile dvs. sunt stocate aici. Fie că sunt pentru persoane fizice, membri ai echipei sau pentru alte proiecte.

Acest instrument oferă funcții avansate pentru căutarea și preluarea documentelor dvs., peste 75 de șabloane personalizabile și funcții de comentare și editare. În plus, dacă cineva din echipă atribuie o sarcină unui alt membru al echipei, va primi o notificare pentru acțiunile la timp.

În plus, puteți controla permisiunile documentelor și puteți gestiona cine le poate accesa în echipă. Este gratuit pentru până la 10 utilizatori. Pentru orice altceva decât acesta, va trebui să cumpărați versiunea sa premium.

5. SharePoint Online

Cu peste 190 de milioane de oameni având acces la funcțiile SharePoint Online, este un instrument Microsoft care vă permite să organizați documente, echipe și flux de lucru.

În afară de stocarea fișierelor, puteți crea și edita documente folosind acest instrument și îl puteți utiliza pentru a colabora cu mai mulți membri ai echipei. Vă permite să actualizați metadatele fișierelor, permițând o căutare rapidă.

În acest fel, dacă uitați un nume de fișier sau aveți mai multe fișiere cu aproape același nume, puteți găsi documentul doar tastând câteva cuvinte scrise în metadate. Instrumentul este disponibil și pentru aplicațiile mobile. Cu toate acestea, ar trebui să obțineți un abonament de 5 USD pe lună pentru al utiliza.

6. Urmărire hârtie

Un alt software de gestionare a documentelor de pe listă este Paper Tracer. Este creat pentru întreprinderile mici, mijlocii și întreprinderi.

Vă ajută să vă automatizați contractele, să digitalizați documentele și să urmăriți și să raportați toate fișierele salvate. În plus, este conform HIPAA, ceea ce înseamnă că respectă legea de securitate și previne orice scurgere de date. De asemenea, oferă o facilitate de semnătură electronică. Prin urmare, este un instrument excelent pentru asistență medicală, juridică sau pentru orice afacere care finalizează proiecte pe bază de contract.

Software-ul oferă soluții end-to-end de flux de lucru și oferă implementare bazată pe cloud. Este un instrument bun pentru întreprinderile mici cu până la 10 angajați și companiile mijlocii cu 100 de angajați sau mai mult.

Alegeți software-ul dvs. de gestionare a documentelor

Dacă totuși îți stochezi fișierele fizic și treci prin toate necazurile, este timpul să te oprești.

Lista oferă mai multe software-uri care oferă o mulțime de spațiu de stocare gratuit. Începeți cu acestea și faceți mai ușor păstrarea, organizarea și gestionarea fișierelor cu colaborarea a numeroși membri ai echipei.

Cele mai bune 10 instrumente pentru transcrierea întâlnirilor video în documente care pot fi partajate

Aplicațiile de transcriere vă permit să convertiți fișiere audio și video în text pe care îl puteți partaja. Iată câteva dintre cele mai bune instrumente pe care le puteți folosi pentru asta.

Citiți în continuare

Despre autor