8 caracteristici ale Workplace de la Facebook pentru managementul colaborativ al proiectelor

Gestionarea comunicațiilor și a conținutului unui proiect este o sarcină provocatoare. Fără o sursă comună de date, este o sarcină copleșitoare. Workplace de la Facebook are o soluție la asta! Indiferent de dimensiunea lucrării sau a proiectului dvs., este un instrument ideal pentru gestionarea diferitelor sarcini și conținutul proiectelor.

În plus, membrii echipei tale sunt deja familiarizați cu interfața sa de utilizator (UI), deoarece seamănă foarte mult cu platforma Facebook. Citiți mai departe pentru a afla cum poate deveni o putere pentru managementul proiectelor.

1. Creați un grup dedicat pentru fiecare proiect

Gestionarea mai multor proiecte în același timp poate fi agitat și confuz. Evitați confuzia cu funcția de grup dedicată a Workplace. În această platformă, puteți crea grupuri separate pentru fiecare proiect, pentru a menține sarcinile separate.

Grupurile pe care le creați rămân secrete, deoarece numai membrii grupului au permisiunea de a contribui. Puteți adăuga câte grupuri doriți și puteți adăuga orice număr de membri într-un grup.

Dacă lucrați în colaborare cu o altă organizație, vă va fi util un grup cu mai multe companii. Un grup cu mai multe companii în La locul de muncă vă permite să lucrați cu oameni din afara companiei dvs. cu o eficiență egală.

2. Partajați fișiere cu colegii de echipă

Indiferent dacă lucrezi de la distanță sau lucrezi din același spațiu de birou, trebuie să partajezi fișiere cu colegii tăi prin canale online. Ca orice altă suită de birou eficientă, Workplace vă permite să partajați fișiere cu colegii dvs. de echipă fără efort.

Puteți adăuga fișiere din sistemul dvs. local în grup. Alternativ, puteți utiliza și integrările de partajare a fișierelor aprobate de administratorul de sistem al organizației. Administratorii de grup pot adăuga integrări aprobate la un grup pentru a le utiliza membrii acestuia.

Verificați fila Integrații pentru a găsi instrumentele de partajare a fișierelor. În prezent, acceptă aplicații de partajare a fișierelor precum Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint etc.

3. Lucru în colaborare pe fișiere și feedback

Folosind funcția de adnotare a acestei suite de spațiu de lucru, echipa dvs. poate trimite feedback cu privire la diferite fișiere partajate în grup. În acest fel, urmărirea comentariilor și feedback-ului devine mai ușoară ca niciodată.

În plus, toate fișierele partajate cu membrii grupului sunt disponibile în fila Fișiere. Deci, nu trebuie să defilați prin feed pentru a găsi fișierul de care aveți nevoie.

Această suită vă permite, de asemenea, să creați un grup de feedback deschis. Aici, alți membri ai echipei pot oferi și feedback. Distribuind mai multe despre proiect, cum ar fi stilul documentației, designul, publicul țintă etc., puteți obține mai mult feedback de la alții și puteți obține noi perspective.

4. Urmărirea progresului proiectului și al sarcinilor

Urmărirea progresului proiectului este ușor la locul de muncă. Punând actualizări săptămânale despre progres, preferințe și orice alte probleme excepționale din grup, colegii de echipă se pot informa reciproc despre sarcinile lor.

În cazul în care cineva trebuie să împărtășească rapoarte lungi sau rezultate ale cercetării, poate utiliza funcția Notă a acestei platforme. Pentru a urmări sarcinile de făcut, puteți partaja elemente de acțiune în grup pe care persoana desemnată le poate marca ca finalizate când este finalizată.

Puteți utiliza funcția de mențiune pentru a atribui o sarcină unui membru al echipei. Puteți integra chiar și Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly etc. aplicații pentru o mai bună gestionare a sarcinilor și productivitate prin Workplace.

Legate de: Alternative gratuite Zapier pentru a reduce volumul de muncă și a crește productivitatea

5. Stocarea sigură și comună a fișierelor

Fila Fișiere a grupurilor Workplace organizează toate fișierele de proiect într-un singur loc. Puteți economisi timp permițând Workplace să vă gestioneze resursele proiectului, cum ar fi imagini, PDF-uri, foi Excel etc. Dacă utilizați Workplace, nu trebuie să țineți evidența membrilor echipei care partajează documente sensibile legate de proiect prin diferite platforme, punând în pericol datele confidențiale.

Echipa ta poate încărca fișiere într-un grup prin mai multe canale, cum ar fi Postări, Chat, Subiecte, Învățare, Media etc. Dar toate fișierele merg direct în fila Fișiere. De aici, puteți gestiona cu ușurință accesul la fișiere, controlul versiunilor și puteți șterge fișierul dacă nu este necesar.

Este important să știți că puteți încărca numai până la 50 MB de fișiere prin orice alt canal decât Workplace Chat. Din Workplace Chat, puteți încărca fișiere care au o dimensiune de până la 75 MB. Limita de dimensiune a fișierelor ajută echipa să rămână productivă, partajând fișiere mici fără efort, fără a se confrunta cu probleme cu lățimea de bandă a vitezei de încărcare.

Aceasta poate părea o limită scăzută de încărcare a fișierelor. Cu toate acestea, Workplace acceptă încărcarea fișierelor video masive de până la 4 GB. Deci, ori de câte ori trebuie să creați un tutorial video pentru secțiunea Bibliotecă de învățare sau de cunoștințe, puteți încărca oricând videoclipuri HD lungi.

6. Mesaje în timp real prin chat la locul de muncă

Când o echipă lucrează la un proiect din locații îndepărtate, nu există nicio alternativă la comunicarea în timp real. Cu toate acestea, nu este întotdeauna posibil să vă conectați prin apeluri audio sau video în timp ce lucrați de acasă. De aceea trebuie să aveți o opțiune de chat instantanee în spațiul dvs. de lucru colaborativ.

Workplace oferă, de asemenea, această funcție utilizatorilor săi prin aplicația Workplace Chat. Descărcați-l pe telefonul dvs. Android sau iOS și rămâneți în contact din mers. Folosiți-l pentru a obține un răspuns instantaneu la o întrebare importantă. Grupurile cu 250 sau mai puțini membri pot folosi această opțiune.

7. Apel audio sau video pentru comunicare fără întreruperi

Pentru o echipă de la distanță sau hibridă, munca în colaborare este imposibilă fără apeluri audio/video. Dacă utilizați Workplace From Facebook pentru managementul proiectelor, nu trebuie să utilizați nicio aplicație suplimentară în aceste scopuri. Efectuarea unui apel către coechipierul tău este la doar un clic distanță cu Workplace.

Până la 50 de membri ai echipei se pot alătura unei întâlniri audio sau video prin Workplace din funcția de întâlnire a Facebook. Puteți utiliza această facilitate pentru întâlniri săptămânale ale echipei sau discuții de grup.

De asemenea, vă puteți angaja în apeluri rapide unu-la-unu cu membrii grupului. Integrarea aplicațiilor de apeluri virtuale precum Zoom, BlueJeans și Cisco Webex Meetings sunt, de asemenea, disponibile.

8. Funcția de post fixare pentru referință rapidă

De asemenea, puteți fixa o postare sau un conținut pe pagina grupului, similar cu o pagină sau un grup de Facebook. În fiecare grup, există instrucțiuni, obiective, termene limită și resurse vitale pentru proiect. Fixarea conținutului asigură că membrii echipei găsesc fără efort conținutul necesar pentru a lucra la un proiect.

Dacă doriți, puteți fixa mai multe postări fără probleme. De asemenea, puteți decide care postare fixată ar trebui să rămână deasupra celorlalte. Rețineți că numai administratorul grupului poate fixa o postare în grupul Workplace.

Gestionarea mai multor proiecte este ușoară

Funcționalitățile pe care le-ați văzut mai sus sunt nevoi de bază pentru orice proiect. Workplace de la Facebook satisface toate aceste funcții în mod eficient printr-o interfață de utilizare simplă.

Dacă datele proiectului dvs., cum ar fi liste de activități, fluxuri de lucru, machete de produse/servicii, conținut de referință etc., se află pe mai multe instrumente, aduceți-le gratuit la un singur instrument central, cum ar fi Workplace. De asemenea, este inteligent să știi cum Workplace concurează cu alte spații de lucru de management de proiect înainte de a lua decizia finală.

Google Workspace vs. Locul de muncă de la Facebook: care este mai bun?

Iată cum să decideți care este mai bine pentru echipele de la distanță sau hibride: Google Workspace sau Facebook Workplace.

Citiți în continuare

Despre autor