Cele mai bune 7 instrumente pentru a vă organiza e-mailurile și pentru a crește productivitatea

Probabil că primești mai multe e-mailuri de la clienți, prieteni sau familie în fiecare zi. Încercarea de a vă organiza căsuța de e-mail poate fi copleșitoare, mai ales dacă aveți un obicei scăpat de sub control de a păstra fiecare mesaj.

Iată câteva sfaturi și instrumente care vă vor ajuta să vă organizați căsuța de e-mail, astfel încât să aveți mai mult timp să lucrați la lista de sarcini.

Sfaturi pentru a vă organiza căsuța de e-mail

• Petreceți câteva minute în fiecare zi ștergând e-mailurile de care nu aveți nevoie.
• Dezabonați-vă de la abonamentele inutile.
• Creați dosare specifice pentru e-mailuri de serviciu sau personale, acolo unde este cazul, și sortați mesajele în aceste dosare de îndată ce apar.
• Folosiți etichete pentru a organiza corespondența primită în funcție de subiect (adică, finanțe, călătorii etc.).
• Arhivați mai degrabă decât ștergeți mesajele esențiale pe care trebuie să le salvați pentru referințe viitoare.
• Dacă contul dvs. Gmail este conectat la o adresă de e-mail externă, ajustați setările de notificare pentru a evita aglomerarea cu actualizări inutile.
instagram viewer
• Utilizați adresa dvs. de e-mail principală pentru mesajele importante și creați un alt cont pentru cele mai puțin critice, cum ar fi abonamentele de e-mail.

Aceste sfaturi vă pot crește semnificativ productivitatea. Cu toate acestea, în cazul în care aveți nevoie de ajutor suplimentar, puteți utiliza aceste instrumente:

Shift vă permite să vă organizați căsuțele primite într-un singur loc.

Poti organizați-vă căsuța de e-mail folosind filtre, creat automat atunci când trimiteți e-mailuri folosind diferiți clienți de e-mail, cum ar fi Gmail sau Microsoft Outlook. Cu aceste filtre, puteți organiza e-mailurile după expeditor, listă, subiect și multe altele. Odată ce ați aplicat criteriile de filtrare unui mesaj, acesta va fi plasat într-un anumit folder cu etichetele acestuia.

Shift este, de asemenea, echipat cu o funcție de căutare excelentă care funcționează în toate conturile dvs și alte aplicații precum Slack și Facebook Messenger, astfel încât să puteți recupera rapid conversațiile când necesar.

Unul dintre principalele avantaje ale utilizării Shift este că vă centralizează toate fluxurile de lucru, economisind timp comutarea între aplicații și conturi de e-mailși îmbunătățirea productivității.

Unul dintre motivele pentru care s-ar putea să nu doriți să descărcați o aplicație sau să vă înscrieți pentru un site web este că vă temeți că vă vor bombarda continuu cu e-mailuri. A avea o adresă de e-mail temporară și de unică folosință este o modalitate excelentă de a-ți organiza căsuța de e-mail și de a evita spamul.

În loc să oferiți adresa dvs. de e-mail principală, puteți utiliza MailDrop pentru a crea o adresă de aruncat gratuit pentru aplicații/site-uri web cu o reputație de securitate slabă sau pentru a evita anunțurile spam.

Inbox by Gmail vă oferă categorii personalizabile și păstrează e-mailurile cu acele subiecte în partea de sus a căsuței dvs. de e-mail. De asemenea, oferă o funcție de „amânare”, care vă permite să ascundeți un e-mail până la o anumită dată sau oră. De asemenea, puteți utiliza funcția „adăugați la sarcină” pentru a lega e-mailurile importante la dvs Sarcină Google listă rapid, unde puteți adăuga note și puteți seta date limită.

„Pachete” este o altă modalitate de a sorta automat mesajele similare din buletine informative și actualizări de rețele sociale în categorii ușor de gestionat. Aceste strategii vă ajută să eliminați toată această dezordine – indiferent dacă este vorba de abonamente sau de grămezi nesfârșite de e-mailuri de serviciu – și să treceți direct la ceea ce contează.

Unroll.me este un instrument gratuit care vă permite să vă dezabonați de la buletine informative și să vă organizați mesajele primite simultan.

Dezabonarea de la un buletin informativ poate să nu pară o mare provocare, dar devine copleșitoare atunci când trebuie să faceți față cu zeci sau sute de abonamente.

Unroll.me simplifică gestionarea a sute de e-mailuri în același timp. În doar câteva clicuri, puteți să vă dezabonați în masă de la buletine informative în întregime, să le organizați cu etichete dacă doriți și să căutați anumite mesaje după cuvinte cheie.

Pentru cei copleșiți de tone de buletine informative prin e-mail, funcția „Rollup” din Unroll.me poate fi de ajutor. Vă permite să acumulați toate abonamentele preferate de e-mail într-o listă simplă o dată pe zi.

În acest fel, puteți parcurge abonamentele deodată, în loc să pierdeți timpul trecând prin căsuța de e-mail de fiecare dată când primiți știri de promovare.

Dacă sunteți o persoană competitivă căreia îi place să faceți singuri lucrurile, atunci puteți transforma o campanie de dezabonare de e-mail în masă într-un joc distractiv. Jocul prin e-mail este un instrument gratuit care gamifică procesul de golire a căsuței de e-mail.

Pentru a vă gestiona căsuțele de e-mail, introduceți adresa de e-mail și începeți jocul. Obiectivul este de a organiza cât mai multe e-mailuri într-un interval de timp dat. Ești penalizat dacă durezi prea mult, dar primești mai multe puncte dacă îți gestionezi rapid mesajele.

Jocul de e-mail vă permite să vă dezvoltați un obicei de a vă concentra pe un e-mail la un moment dat înainte de a trece la următorul, în timp ce temporizatorul său integrat vă crește productivitatea.

InMoat este un instrument care organizează e-mailurile în funcție de tipurile lor, de exemplu, finanțe, productivitate, sănătate etc. Acest instrument vă ajută să vă creșteți productivitatea selectând și plasând tipurile de e-mailuri importante pentru dvs. în partea de sus a căsuței dvs. de e-mail, oferindu-le prioritate față de altele.

După ce vă conectați la contul dvs., InMoat vă va cere să selectați o industrie și o ocupație pentru a vă optimiza fluxurile de lucru și a stabili prioritățile. Puteți folosi opțiunea „Filtre inteligente” pentru a alege categoria de e-mailuri care vor rămâne în căsuța dvs. de e-mail. Acesta va muta e-mailurile mai puțin critice în folderul dvs. InMoat pentru a le vizualiza ulterioare, după convenția dvs.

De asemenea, InMoat vă va analiza rețeaua și vă va cere să vă alegeți contactele de încredere pentru a le prioritiza e-mailurile, în timp ce va muta mesajele din surse necunoscute într-un alt dosar.

FollowUpThen este propriul dvs. asistent personal care vă reamintește să urmăriți cu anumite e-mailuri. Este o salvare pentru oamenii ocupați sau pentru cei care uită adesea mesaje importante.

Odată ce trimiteți un e-mail cu FollowUpThen, e-mailul va reveni exact ziua și ora pe care le specificați în căsuța dvs. de e-mail. Nu mai uitați de ofertele de afaceri critice sau întâlnirile cu prietenii.

Căsuța dvs. de e-mail poate afecta rapid productivitatea dvs. din cauza multitudinii de e-mailuri de la care primiți potențiali clienți, prieteni, colegi și acele buletine informative plictisitoare și știri de promovare pe care nu le-ați întrebat niciodată pentru!

Data viitoare când te simți copleșit de tot ce se află în căsuța de e-mail, respiră adânc, începe să implementezi aceste sfaturi și folosește aceste instrumente pentru a ține totul sub control și a-ți crește productivitatea.

5 motive pentru a folosi instrumente de colaborare în loc de e-mail

Instrumentele de colaborare oferă un flux de lucru mai coordonat al discuțiilor în echipă, partajarea fișierelor, managementul sarcinilor etc. Iată de ce sunt mai bune decât e-mailul.

Citiți în continuare

Despre autor