Este bine cunoscut faptul că folosirea culorii pentru a eticheta diferite informații îmbunătățește păstrarea memoriei și, la rândul său, productivitatea. Este posibil să fi folosit culoarea pentru a evidenția notele la școală sau la întâlniri sau ați folosit culoarea pentru a trasa grafice. Oricum, există un motiv pentru care oamenii îl folosesc.

Când vă planificați programul sau rezervați întâlniri, calendarul Outlook este echipat cu multe instrumente pentru a vă menține organizat. Unul dintre aceste instrumente este caracteristica Categorii, care vă permite să clasificați întâlnirile după culoare. Aici ne uităm la modul de utilizare eficientă a categoriilor în Outlook.

Cum să configurați categorii în calendarul Outlook

Există două moduri distincte de a configura categorii în calendarul dvs. Outlook. Acest lucru depinde dacă utilizați versiunea web sau aplicația, dar ambele creează același rezultat.

Pentru versiunea aplicației, cea mai simplă modalitate este următoarea:

  1. Faceți un singur clic pe o întâlnire în calendarul dvs. Outlook.
  2. instagram viewer
  3. Pe panglică, Programare fila ar trebui să se deschidă.
  4. Clic Clasificați.
  5. Din meniul derulant, selectați toate categoriile pentru a deschide Categorii de culori fereastră.
  6. Selectați Nou pentru a crea o categorie nouă.
  7. Denumiți-vă categoria și selectați culoarea pe care o alegeți.
  8. Repetați pentru câte categorii doriți și faceți clic Bine pe ambele ferestre pentru a-l aplica.

Legate de: Păstrați-vă e-mailul Outlook și conturile Microsoft în siguranță

Apoi, puteți clasifica toate întâlnirile dvs. făcând clic pe evenimentele deja existente din calendar și selectând categoria din aceeași Clasificați scapă jos. Când creați o nouă întâlnire, Clasificați opțiunea va apărea în Programare noua panou.

Pentru versiunea web a calendarului Outlook:

  1. În bara de instrumente albastră din partea de sus a ecranului, faceți clic pe Cog pictograma pentru Setări.
  2. În bara de căutare, tastați „Categorii” și selectați Categorii din rezultate.
  3. În Categorii fereastra de setări, faceți clic Creați o categorie.
  4. Denumiți-vă categoria și selectați o culoare dintre opțiunile de pe ecran.
  5. Repetați, după cum este necesar, și faceți clic Salvați.
  6. Clic X pentru a ieși din setări.

Apoi puteți face clic pe și Editați | × orice numiri existente sau noi și unde scrie Calendar cu un cerc colorat alături, puteți alege categoria din meniul drop-down. Puteți șterge sau edita categoriile dvs. parcurgând aceiași pași pentru fiecare versiune și făcând simplu clic pe Editați | × sau Șterge opțiuni după cum este necesar.

Alegerea culorilor potrivite

După cum am menționat mai devreme, clasificarea calendarului folosind culoarea are beneficiile sale. Tot ce trebuie să faceți este să vă uitați la calendarul pentru săptămâna următoare și veți avea o imagine de ansamblu rapidă la ce să vă așteptați. Veți ști automat ce se întâmplă fără a fi nevoie să citiți tot textul și să îl distingeți singur.

Cercetările au arătat că culoarea ne afectează comportamentul, emoțiile și învățarea, iar unele culori sunt mai bune decât altele când vine vorba de productivitate. Acestea sunt:

  • Roșu, portocaliu și galben pentru detalii și recuperarea memoriei.
  • Verde pentru concentrare și concentrare.
  • Mov pentru creativitate.
  • Blues pentru efecte calmante.

Cu toate acestea, ar trebui să evitați să utilizați culori cu care aveți asocieri negative.

Legate de: Sincronizați Microsoft Outlook cu Google Calendar

Cum să vă clasificați în mod eficient calendarul Outlook

Când vă completați calendarul Outlook, categoriile dvs. ar trebui să adauge valoare, mai degrabă decât să fie doar un exercițiu de bifare. A fi inteligent în ceea ce privește modul în care vă clasificați întâlnirile va avea efecte optime asupra productivității dvs.

În primul rând, pentru a rămâne simplu și eficient, urmărește aproximativ șase categorii separate pentru a evita să ai prea multe. S-ar putea să aveți nevoie de mai mult, dar nu exagerați.

Legate de: Cum să trăiești în calendarul tău pentru gestionarea sarcinilor

În al doilea rând, ar trebui să fie diferite tipuri de muncă. Acest lucru va diferi în funcție de responsabilitățile dvs. de muncă, dar ar putea arăta cam așa:

  • Întâlniri
  • Lucru de colaborare sau proiect
  • Munca clientului
  • Administrare
  • Formare și abilități

Desigur, vor exista evenimente care nu se potrivesc întotdeauna perfect în fiecare etichetă, dar selectați-o pe cea care este cel mai strâns aliniată. Fă ceea ce are sens pentru tine și, dacă descoperi că nu folosești cu adevărat unul, șterge-l.

Lucrări de clasificare în calendar

Calendarul dvs. Outlook este unul dintre cele mai importante instrumente pe care le veți folosi în timpul unei săptămâni de lucru obișnuite. Stochează toate întâlnirile și sarcinile pe care trebuie să le accesați, așa că este logic să le folosiți la întregul său potențial.

Joacă-te cu diferite culori și tipuri de categorii și rămâi la el. Vă veți simți mai organizat și mai capabil să vă citiți programul, ceea ce vă poate economisi timp enorm în acele perioade aglomerate.

Cum să îmbunătățiți gestionarea timpului cu funcția de livrare întârziată a Outlook

Întârzierea livrării e-mail-urilor vă poate ajuta să vă gestionați volumul de muncă, în timp ce tot finalizați lucrurile.

Citiți în continuare

AcțiuneTweetE-mail
Subiecte asemănătoare
  • Productivitate
  • Microsoft Outlook
  • Calendar
  • Scheme de culori
  • Sfaturi pentru Microsoft Office
Despre autor
Shay Burns (21 articole publicate)

Shay este un scriitor independent la MakeUseOf, cu experiență în management și coaching. Productivitatea este jocul lui Shay și, în timpul lor, le place să joace, să vizioneze documentare și să meargă la plimbare.

Mai multe de la Shay Burns

Aboneaza-te la newsletter-ul nostru

Alăturați-vă buletinului nostru informativ pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!

Click aici pentru a te abona