Cum să utilizați Microsoft Outlook pentru managementul proiectelor

Dacă dvs. sau compania dvs. utilizați deja Microsoft Outlook ca aplicație de e-mail, este o idee bună să o utilizați ca instrument cu drepturi depline pentru managementul proiectelor. De ce să folosiți un alt software voluminos cu o interfață necunoscută atunci când puteți atribui sarcini, seta mementouri și date limită listelor de sarcini în Microsoft Outlook?

Maximizarea productivității este o afacere ușoară cu Microsoft Outlook. Vine încorporat cu numeroase instrumente utile care vă ajută să clasificați proiectele, să le etichetați și să faceți multe altele. Să aruncăm o privire la tot ce puteți face cu Microsoft Outlook ca instrument de management de proiect.

1. Atribuiți sarcini

Dacă lucrați cu o echipă mică, alocarea sarcinilor este simplă și fără efort atunci când utilizați Microsoft Outlook. Mergi la A face pe panoul din stânga și treceți la Adăugați o sarcină.După ce ați adăugat sarcina, faceți clic dreapta și alegeți Creați o nouă listă din această sarcină.

După ce ați făcut lista de activități, faceți clic dreapta și selectați

Partajați lista. Veți avea opțiunea Creați linkul de invitație pentru ca oamenii să le permită oamenilor să se alăture și să editeze această listă de sarcini. Această caracteristică este incredibil de utilă pentru sortarea proiectelor în cadrul unei echipe de dimensiuni mici sau mijlocii.

2. Adăugați un alias de e-mail

Actualizările de lucru și comunicarea proiectului se pot pierde în valul de e-mailuri zilnice pe care le primiți, chiar și atunci când sunteți prea atent. Un e-mail ratat poate duce la întârzieri și contestații de tot felul. O modalitate simplă de a rezolva această problemă este prin crearea unui alias de e-mail în Microsoft Outlook.

Este o adresă de e-mail suplimentară care utilizează aceeași listă de contacte și setări pentru a primi e-mailuri. O poți face mergând la Adăugați un alias și crearea unei noi adrese de e-mail sau utilizarea uneia existente pentru a funcționa ca alias. Toate e-mailurile primite la această adresă vor fi introduse într-un software special de management de proiect, în mod implicit.

3. Creați un grup

Dacă încercați să țineți toți membrii proiectului informați cu privire la toate actualizările proiectului, puteți crea cu ușurință un grup. Acest lucru facilitează și sarcina de a partaja calendare (mai multe despre asta mai târziu).

Mergi la oameni pe panoul din stânga și căutați Grupuri și creează unul. Vi se va cere să adăugați membri și, odată ce ați făcut asta, vi se va afișa un ID de e-mail de grup unde puteți trimite toate e-mailurile legate de proiect și vi se va oferi acces la calendarul grupului. Puteți să setați evenimente noi, să fiți la curent cu cele viitoare și să rămâneți înaintea termenelor limită.

4. Partajați calendare

Nu există nimic mai bun decât să fii pe aceeași pagină atunci când lucrezi la un proiect. Vizibilitatea proiectului este crucială pentru succesul proiectului. O modalitate bună de a vă asigura că este partajarea unui calendar de proiect care este accesibil tuturor membrilor proiectului.

LEGATE DE: Cum să faci Outlook mai puțin distragător cu aceste sfaturi rapide

Puteți nu numai să vedeți la ce lucrează alții, ci și să vă concentrați pe reperele evenimentului și pe evenimentele cheie ale proiectului care urmează. Cu o astfel de integrare a calendarului, nu veți pierde niciodată actualizările importante. Acum, puteți partaja calendarul dvs. cu persoanele de contact.

Veți găsi opțiunea de partajare în dreapta sus și puteți alege, de asemenea, să reflectați activitățile din calendarul grupului de proiect pentru a fi afișate în calendarul dvs. pentru a rămâne la curent.

5. Utilizați reguli pentru a conduce un proiect

Dacă doriți să automatizați câteva procese banale și să vă ocupați de căsuța de e-mail, precum și de proiectul dvs., nu există o modalitate mai bună de a face asta decât să utilizați reguli. Pentru a începe, puteți pur și simplu să faceți clic dreapta pe un e-mail și să accesați Acțiuni avansate.

Faceți clic pe a Creați o regulă din meniul drop-down. Puteți alege fie să mutați e-mailul existent într-un dosar la alegere și, dacă doriți să faceți mai multe, selectați Mai multe opțiuni.De asemenea, puteți adăuga o acțiune și puteți decide ce se întâmplă de fiecare dată când primiți un e-mail de la acest destinatar.

6. Clasificați totul

Când munca dvs. este la distanță și multe comunicări au loc prin e-mail, cel mai bine este să clasificați și să etichetați diferite proiecte, astfel încât să nu pierdeți o corespondență importantă. Puteți să faceți clic dreapta pe un e-mail și să alegeți Clasificați din meniul drop-down. Acum, puteți fie să alegeți dintre categoriile deja disponibile, fie să continuați să creați una nouă.

Dacă trebuie să introduceți modificări într-o categorie existentă, puteți face asta în Gestionați categoriile.

7. Utilizați bara de căutare

Dacă nu credeți în clasificarea pe toate categoriile sau în a pune etichete pe e-mailurile dvs., puteți utiliza doar bara de căutare pentru a căuta e-mailuri de proiect. Dați un cuvânt cheie relevant și acesta va găsi exact ceea ce căutați, de fiecare dată.

LEGATE DE: Cum să vă clasificați prin culori calendarul Outlook

Bara de căutare vă permite să căutați în mod specific într-un folder la alegere sau într-un subdosar, ușurând astfel sarcina. Economisește timp, precum și o cantitate mare de efort. Mai mult, puteți căuta, de asemenea, în e-mailurile șterse, în istoricul conversațiilor sau puteți specifica alte detalii precum subiectul, cuvântul cheie și destinatarul pentru a vă ajuta să găsiți ceea ce căutați.

8. Creați foldere noi pentru a diferenția proiectele

Puteți configura oricând un folder nou pentru a conține informații despre un proiect. Când faci asta, șansele de a amesteca proiecte sau de a pierde e-mailuri și termene importante ar fi reduse la minimum. Faceți clic pe trei rânduri în partea stângă sus a ecranului și mergeți la sfârșitul meniului drop-down.

Acolo, vei găsi Dosar nou, și vă va dura mai puțin de o secundă pentru a crea un folder nou.

9. Utilizați Excel, PowerPoint, Word și OneNote

Microsoft Outlook sau versiunea sa web Outlook.com vine încorporat cu Excel, PowerPoint, Word și OneNote. Puteți accesa cu ușurință suita Microsoft de software de productivitate din pagina de pornire. Le puteți găsi în panoul din stânga și puteți începe în cel mai scurt timp.

Aceste integrări vă ajută să faceți prezentări, să adăugați note, să creați foi de calcul și documente, în cel mai scurt timp - totul din confortul unui singur ecran.

Microsoft Outlook ușurează gestionarea proiectelor

Perfect pentru echipele de la distanță care lucrează online, Microsoft Outlook este extrem de util pentru alocarea de sarcini și automatizarea sarcinilor banale. Când aveți opțiunea de a crea dosare noi, subdosare, aliasuri de e-mail și de a sorta totul în categorii, nimic nu poate merge prost.

Microsoft Outlook poate fi util pentru managementul proiectelor, permițându-vă să creați sarcini dintr-un e-mail, să creați note lipicioase și să creați panouri, astfel încât să puteți vedea totul dintr-o privire. Cu un instrument de management de proiect care vine cu interfața familiară a aplicației dvs. de e-mail, puteți rămâne la curent cu instrumentele de productivitate oriunde și oricând.

Cele mai bune 5 instrumente pentru Microsoft Outlook

Vă lipsește o funcție din Microsoft Outlook? Iată câteva instrumente Outlook care adaugă funcționalități utile în căsuța dvs. de e-mail!

Citiți în continuare

Despre autor