Cum să vă organizați folderele, categoriile și etichetele pentru o eficiență maximă

Deci, sistemul dvs. de organizare a sarcinilor are nevoie de ajutor. Poate că structura dvs. de foldere a ajuns atât de adâncă încât este pe cale să iasă pe cealaltă parte a planetei. Poate te-ai săturat să tastezi o mie de etichete pentru fiecare articol. Dacă da, acest articol este pentru tine.

Este crucial să știi cum să folosești folderele, categoriile și etichetele. Acestea sunt instrumentele cheie în majoritatea software-ului de management al sarcinilor. Fără această abilitate, riscați să pierdeți fișiere importante, să pierdeți termene limită și să pierdeți timp prețios.

Iată cum să devii un maestru eficient, organizațional, cu dosare, categorii și etichete.

1. Folosiți foldere pentru a controla locația de stocare

„Foldere” este un termen flexibil. În OneNote, caietele dvs. sunt ca niște foldere. În Calendar Outlook, calendare diferite reprezintă foldere diferite. Gândiți-vă la dosare ca la cutii.

Puteți privi destul de ușor toate lucrurile dintr-o singură cutie. Dar dacă trebuie să folosiți lucruri din cutii diferite în același timp, devine mai dezordonat. Dintr-o dată ai nevoie de o a treia cutie, sau de o masă sau așa ceva. Ar putea fi greu să-ți amintești ce se încadrează în ce cutie după aceea.

Structura inteligentă a folderelor rezolvă această problemă.

Folderele reprezintă cel mai larg grup de organizare. Ele împiedică amestecarea lucrurilor care nu au legătură. De exemplu, dacă sunteți freelancer, este practic să aveți un folder pentru fiecare client. Separarea vă asigură că nu veți amesteca informații importante precum facturile sau progresul.

Legate de: Cele mai bune tehnici pentru freelanceri pentru a prioritiza sarcinile gratuit

Pe de altă parte, nu separa articolele pe care trebuie să le folosești împreună. De exemplu, evitați să păstrați chitanțele, facturile și proiectele pe care le reprezintă în dosare separate. Acest lucru face mai greu să le verifici unul față de celălalt.

Regula de aur pentru dosare este că vrei cât mai puține posibil. Acest lucru vă scutește de a pierde timpul răsturnând între ele.

Exemplu de structură de foldere

Aceasta este o structură simplă de foldere pe care o puteți utiliza. Vă permite să gestionați afacerile personale, precum și nevoile de muncă, făcându-l ideal pentru freelanceri.

• Muncă, cu subdosare opționale pentru diferiți clienți.
• Gospodărie, cu subdosare opționale partajate pentru colaborarea cu colegii de cameră sau membrii familiei.
• Personal, un folder privat pentru nevoi și interese personale.

Numai cu folderele, puteți utilizați structura inteligentă pentru a sorta și identifica informațiile. Dar dacă aveți instrumente suplimentare, cum ar fi categorii, opțiunile dvs. se îmbunătățesc.

2. Utilizați categorii pentru a sorta conținutul

Categoriile vă ajută să sortați conținutul unui folder. Ele tind să fie codificate cu culori. În unele programe, pictogramele sau etichetele personalizate ocupă acest rol. În Trello, Listele sunt ca niște categorii. Dacă software-ul dvs. nu oferă categorii, puteți utiliza subfoldere. Dar acest lucru nu este optim.

Este importantă o structură de categorie simplă și simplificată. Dacă deveniți prea specific, trebuie să adăugați mai multe categorii per articol, ceea ce face dificilă sortarea.

În mod similar, nu creați categorii catchall sau diverse. Acestea sunt o rețetă pentru obiecte pierdute și confuzie.

Categoriile tale vor varia în funcție de munca și stilul tău de viață. Iată câteva exemple de structuri de categorii pentru inspirație.

Stilul Kanban

Categoriile Kanban ajută la urmărirea progresului sarcinilor. În acest sistem, etichetele gestionează date mai specifice, cum ar fi ID-uri de proiect sau nume de clienți.

Funcționează mai bine ca categorii decât etichete, deoarece, în general, categoriile sunt mai vizibile.

• Idei pentru brainstorms și inspirații care nu s-au format încă pe deplin.
• A face pentru sarcini pe care nu le-ați început încă.
• Face pentru sarcini în curs.
• Terminat pentru articolele finalizate pe care le păstrați pentru înregistrări. Unele software au o caracteristică Arhivare care poate înlocui aceasta.

Bazat la locul de muncă

Dacă doriți să gestionați sarcinile legate de muncă, puteți utiliza un sistem simplu de categorii. Ar merge bine pentru Muncă folder în structura de foldere de mai sus.

• Denumirea proiectului pentru proiecte complexe cu multe articole asociate.
• Referinţă pentru articolele fără sarcină pe care trebuie să le păstrați, cum ar fi programul dvs.
• Grupul de lucru pentru echipe sau departamente distincte din cadrul forței de muncă.

Bazat pe nevoi

Structurile bazate pe nevoi funcționează bine pentru gestionarea afacerilor personale. Vă permite să identificați rapid la ce parte din viața și sănătatea dumneavoastră se referă un articol.

• Nevoi financiare pentru facturi, bugetare, cumpărături, planuri de plată, IOU și similare.
• Sănătate fizică pentru jurnalele de alimente și exerciții fizice, chitanțe de medicamente etc.
• Sănătate mentală pentru hobby-uri, dar și ghiduri de meditație și resurse terapeutice.
• Nevoi sociale pentru timpul petrecut socializării, cum ar fi programele de evenimente și ideile de întâlniri.

Bazat pe sincronizare

Dacă software-ul vă permite să schimbați categoria unui articol cu ​​doar un clic sau două, luați în considerare o structură bazată pe sincronizare. Această structură sortează sarcinile în funcție de cât timp durează pentru finalizare.

• 10 minute sau mai putin.
• 30 minute sau mai putin.
• 1 oră sau mai putin.
• Sarcină lungă pentru proiecte pe termen lung.
• nedefinit pentru material de referință.

Etichetele sunt un instrument pe care îl puteți folosi pentru a specifica lucruri dintr-o categorie, astfel încât să le puteți găsi mai ușor. Unele software le pot folosi ca hashtag-uri. Alte programe, cum ar fi OneNote, oferă presetări de etichete și alte funcții de gestionare a etichetelor.

Structurile de etichete pot arăta foarte mult cu structurile de categorii. Diferența importantă este că etichetele se pot suprapune mult mai mult decât categoriile. Ele îndeplinesc, de asemenea, o altă funcție decât categoriile.

Legate de: Aplicații pe care le puteți folosi pentru a duce etichetele la următorul nivel pe Mac

Etichetele vă asigură că puteți găsi un anumit articol pe baza identificării termenilor cheie. Sunt un instrument de căutare, în timp ce categoriile sunt un instrument de sortare. De asemenea, de obicei nu se văd, în timp ce categoriile sunt vizibile.

Dacă software-ul dvs. nu are ambele, asigurați-vă că are cel puțin un sistem de căutare robust care să le compenseze.

Puteți avea o mulțime de etichete diferite, dar încercați să nu le faceți redundante. Este mai bine să te stabilești cu un sistem de etichete pentru identificatori frecventi decât să improvizezi o nouă etichetă de fiecare dată.

Iată un exemplu de sistem de etichete care ar funcționa bine pentru o structură de categorii bazată pe proiect.

Dwight Eisenhower a creat acest sistem pentru a-și gestiona volumul de muncă copleșitor. Îl puteți folosi pentru a vă prioritiza sarcinile.

• Fă acum pentru sarcini prioritare și lucruri pe care nu le puteți amâna.
• Faceți mai târziu pentru lucruri care pot aștepta cel puțin o zi.
• Delega pentru lucrurile care se încadrează în afara capacității sau a competențelor tale.
• Referinţă înlocuiește „nu face” lui Eisenhower pentru sarcini inutile. Acesta marchează instrumente și link-uri utile.

Deveniți un maestru al organizației

Prin optimizarea acestor instrumente, câștigați eficiență. Structura dosarelor și categoriile dvs. păstrează conținutul sortat fără microgestionare. Cu etichete, puteți găsi în continuare un anumit articol rapid, chiar și dintr-o listă lungă.

Dacă managerul dvs. de activități nu acceptă aceste instrumente, ar trebui să treceți la unul care o acceptă.

9 software de gestionare a sarcinilor pentru a vă gestiona și finaliza sarcinile

Căutați un software de gestionare a sarcinilor pentru a finaliza lucrurile? Iată câteva dintre cele mai bune pe care le puteți folosi.

Citiți în continuare

Despre autor