Cele mai bune 12 moduri de a crește eficiența managementului de proiect

Dacă faci parte dintr-o echipă de management de proiect, nu există o limită superioară pentru productivitate. Există întotdeauna un spațiu pentru a vă îmbunătăți eficiența.

În timp ce diverse instrumente vă pot ajuta, toți cei implicați într-un proiect ar trebui să urmeze câteva metode pentru a finaliza sarcina cu competență. Utilizați următoarele practici astăzi pentru a vă îmbunătăți eficiența în timp ce lucrați la un proiect.

1. Etapa de planificare este crucială

Planificarea este cheia managementului de proiect. Un proiect atent planificat nu numai că îi va asigura succesul. De asemenea, va confirma că fiecare membru al echipei îndeplinește sarcina potrivită la momentul potrivit.

În această etapă, luați în considerare toate cerințele din partea clientului pentru a crea obiective specifice.

Apoi continuați să vă conturați sarcinile și să le repartizați între colegii dvs. de echipă. Înainte de a atribui sarcinile membrilor echipei, verificați dacă aceștia se simt confortabil cu rolurile lor.

Legate de: Cele mai bune aplicații gratuite pentru planificarea sarcinilor

2. Comunicare efectiva

Doar atunci când comunicarea între părțile interesate este clară, puteți lucra cu eficiență deplină. Asigurați-vă că membrii proiectului sunt pe aceeași pagină cu clienții și colegii lor de echipă.

În funcție de cerințele proiectului, vă puteți baza pe comunicarea sincronizată sau în timp real. Indiferent dacă comunicați verbal sau nonverbal, corespondența ar trebui să fie clară.

Orice comunicare greșită vă poate afecta productivitatea și poate provoca o întârziere în proiect. Puteți folosi Slack pentru comunicare transparentă și documentată.

3. Creați o bază de cunoștințe

Chiar dacă ai o comunicare bună între colegi, mai mulți colegi de echipă care cer aceleași informații cuiva va fi contraproductiv. Pentru a face procesul de partajare a datelor fără efort, ar trebui să creați o bază de cunoștințe sau un centru de date pe aplicații precum Bitrix24.

Adunați toate datele și instrucțiunile necesare într-o bază de cunoștințe și oferiți acces la acestea fiecărui membru al proiectului. De asemenea, puteți crea videoclipuri explicative de instruire pentru a ajuta noii membri ai proiectului fără a pierde timpul.

4. Gestionarea și bugetarea timpului proiectului

Timpul este o esență crucială a unui proiect. Întârzierile proiectelor vă pot face să pierdeți clienți valoroși și pe termen lung. Prin urmare, ar trebui să bugetați în mod corespunzător timpul la începutul proiectului pentru a asigura eficiența deplină a echipei.

Folosește în timp util aplicație pentru a înregistra timpul necesar pentru a finaliza fiecare etapă și sarcină. Pe lângă urmărirea eficienței și productivității, aplicația vă poate ajuta și să furnizați facturi clienților.

5. Faceți fișierele de proiect accesibile

Fiecare proiect presupune crearea și partajarea a sute de documente și documente. Unele documente necesită, de asemenea, lucru în colaborare în timp real. Un membru al echipei care așteaptă permisiunea de a accesa un fișier va contribui doar la întârzieri și ineficiență.

Puteți utiliza orice sistem de gestionare a conținutului, cum ar fi Microsoft SharePoint care vă permite să stocați într-un singur depozit central. Asigurați-vă că sistemul are caracteristici precum diferite niveluri de permisiune, control al versiunilor și facilitate de audit.

6. Pregătiți-vă să gestionați riscurile

Niciun proiect nu este lipsit de riscuri potențiale. Problemele nejustificate la mijlocul unui proiect pot împiedica eficiența. Prin urmare, este obligatoriu să parcurgeți procesul de evaluare a riscurilor înainte de a lucra la proiect.

Cu Aplicația SWOT, puteți identifica riscurile și înțelegeți daunele pe care acestea le pot provoca. Discutați cu cesionații pentru a găsi o soluție pentru gestionarea riscului dacă acesta apare.

7. Documentați toate datele

Documentarea vă ajută să creșteți responsabilitatea și eficiența unei echipe. Ai participat la o întâlnire Zoom? Circulați nota întâlnirii în format scris. Ați luat o decizie verbal? Documentează-l într-un e-mail și trimite-l tuturor celor implicați.

Documentarea vă ajută să aflați provocările cu care se confruntă o echipă în timpul unui proiect. Acestea vor funcționa și ca ghid pentru proiectele tale viitoare. Puteți folosi Asana sistem de comentare a sarcinilor pentru a stoca sistematic toate informațiile legate de o anumită sarcină.

8. Alegeți cu înțelepciune echipa de proiect

Numeroși oameni pot face parte din organizația dvs., dar trebuie să acceptați că nu toți sunt potriviți pentru fiecare proiect. Diferite proiecte necesită abilități și experiențe diferite. De aceea, alegerea oamenilor potriviți pentru un proiect îi va ajuta să depună efort maxim.

Dacă angajați un scriitor creativ pentru un proiect tehnic de scriere a conținutului, acesta nu va putea lucra eficient chiar dacă își dorește. Alegerea persoanei potrivite va asigura că cineva își poate folosi talentul.

9. Recompensați membrul echipei performante

Atingerea în timp a unor mici etape de referință deschide calea către finalizarea la timp a întregului proiect. Doar o echipă motivată și productivă vă poate ajuta să atingeți reperele și obiectivele proiectului.

Deși toată lumea este plătită pentru locul de muncă, recompensele și aprecierea pot inspira cu siguranță o persoană să lucreze mai bine. Recompensând membrii echipei la atingerea unei etape, nu numai că beneficiarul va fi motivat, dar și alți membri ai echipei vor lucra din greu pentru a câștiga recompensa data viitoare.

10. Fiți deschis la feedback și sugestii

Feedback-ul constructiv din partea colegilor vă poate ajuta să localizați punctele slabe de care nu le cunoașteți. Dacă ești serios în ceea ce privește îmbunătățirea productivității, trebuie să fii pozitiv în ceea ce privește criticile și sugestiile. Feedback-ul de la diferiți oameni vă va ajuta să vă îmbunătățiți.

Pentru a colecta feedback discret, crearea unui formular de sondaj anonim este o idee bună. Puteți face un formular de sondaj gratuit folosind Formulare Google și să-și distribuie legătura între colegi. Ei își pot împărtăși feedback-ul și sugestiile fără a-și dezvălui identitatea.

Legate de: Formulare Google vs. Formulare Microsoft: pe care ar trebui să le utilizați?

Automatizarea sarcinilor de management de proiect poate îmbunătăți eficiența. Puteți utiliza orice instrumente de management de proiect disponibile pe piață. Înainte de a opta pentru aceasta, asigurați-vă că aplicația poate îndeplini ceea ce solicită proiectul dvs.

De exemplu, dacă echipa dvs. lucrează la dezvoltarea de software, este posibil să doriți să alegeți instrumente care vă sprijină management agil de proiect. În zilele noastre, majoritatea proiectelor vă cer să fiți disponibil din mers. Prin urmare, instrumentele pe care le alegeți pentru proiect trebuie să aibă o versiune mobilă.

12. Cunoaște-ți productivitatea și improvizează

În cele din urmă, ar trebui să vă urmăriți în mod constant productivitatea pentru a vă afla dezavantajele și pentru a le îmbunătăți. Folosind un instrument robust de gestionare a sarcinilor, cum ar fi Trello vă va informa despre progresul sarcinilor individuale și al proiectului general.

În același timp, aplicațiile vă pot arăta eficiența membrilor individuali, comparând orele petrecute pentru a atinge un obiectiv. De asemenea, se poate efectua o autoevaluare pentru a afla zonele care necesită îmbunătățiri.

Finalizează-ți eficient proiectele

Acum că cunoașteți unele dintre cele mai bune metode de a crește eficiența, implementarea acestora ar trebui să arate o productivitate crescută. Proiectele moderne necesită eficiență maximă din partea membrilor echipei lor.

Este benefic să construiți o cultură a învățării continue pentru a vă pregăti echipa pentru a face față provocărilor proiectelor viitoare. Expuneți-vă membrii echipei la o bază de cunoștințe internă sau la învățare online în managementul proiectelor pentru beneficii reciproce.

Cele mai bune 8 cursuri online de management de proiect

Dacă doriți să vă îmbunătățiți abilitățile și să învățați ceva nou, iată cele mai bune opt cursuri online gratuite și plătite de management de proiect.

Citiți în continuare

Despre autor