8 caracteristici avansate ale bazei de date despre noțiunea pe care ar trebui să o utilizați

Este posibil să utilizați paginile Notion pentru a crea baze de date fără cod cu ajutorul funcțiilor Notion precum Listă, Tabel, Galerie, Calendar și Tablou. Cu toate acestea, caracteristicile de nivel următor ale bazei de date ale Notion vă pot spori sarcinile, gestionarea resurselor și productivitatea generală a proiectului.

Aceste caracteristici de nivel înalt vă permit nu numai să organizați datele proiectului în baze de date. Puteți să tăiați datele sau să aplicați formule pentru a descoperi modele. Citiți mai departe pentru a afla despre aceste funcții avansate și beneficiile lor.

1. Gestionarea proprietăților bazei de date

Organizarea unei colecții uriașe de date devine ușoară cu funcția Data Property a Noţiune. Trebuie să adăugați o nouă proprietate de date în scopuri de clasificare. Adăugarea unei proprietăți de date oferă, de asemenea, un nou context datelor. De exemplu, puteți adăuga proprietăți ale bazei de date, cum ar fi proprietarii sarcinilor, datele limită, marcajele de timp editate ultimele, adresele URL relevante și așa mai departe.

De asemenea, puteți utiliza proprietățile bazei de date pentru lucrul de manipulare a datelor. De exemplu, dacă datele au mai multe proprietăți, cum ar fi text, număr, persoană, e-mail și telefon, acestea vor apărea în diferite scenarii dacă alegeți o proprietate de filtrare relevantă.

Există două tipuri de proprietăți ale bazei de date, și anume proprietăți de bază și avansate. Dintre cele 12 proprietăți de bază, cele mai comune sunt E-mail, Telefon, Text, URL, Data și Fișiere și media. Dimpotrivă, Formula, Relation și Rollup sunt comune dintre cele șapte proprietăți avansate.

Notion vă permite să gestionați proprietăți în mai multe moduri, cum ar fi adăugarea uneia noi, ștergerea uneia existente, ascunderea, afișarea și rearanjarea.

Legate de: SQL vs. NoSQL: Care este cea mai bună bază de date pentru următorul tău proiect?

2. Filtre de baze de date

După ce adăugați câteva proprietăți la setul de date, puteți filtra baza de date pentru a vă concentra pe o anumită secțiune. Va trebui să alegeți o proprietate de filtru. Funcția de filtrare funcționează pe logica care are sau nu are.

Puteți crea un nou filtru din Adăugați un filtru opțiunea de Filtru meniul de deasupra bazei de date. Puteți crea filtre complexe sau simple, în funcție de strategia de recuperare a datelor.

Este posibil să fie necesar să aplicați același filtru de mai multe ori. De asemenea, puteți copia baza de date și crea una nouă pentru acea vizualizare a filtrului, pentru a economisi timp.

Puteți crea filtre imbricate de până la trei straturi. Filtrele imbricate vă permit, de asemenea, să adăugați ȘI și SAU logică. The Adăugați un grup de filtre opțiunea din Filtru meniul vă permite să creați filtre imbricate.

3. Sortarea bazelor de date în timp real

Vă puteți organiza datele legate de diferite proprietăți în ordine crescătoare și descrescătoare, folosind funcția Sortare din Notion. Sortarea este utilă în mod special pentru a ordona date, conținut sau sarcini în funcție de tipurile de proprietate cunoscute.

De exemplu, să presupunem că doriți să cunoașteți sarcinile prioritare ale zilei. Puteți sorta tabelul de sarcini după prioritate pentru a ști care sarcini necesită atenție imediată. De asemenea, puteți utiliza alte funcții de sortare, cum ar fi alfabetic, ultima editare și așa mai departe.

Funcția Sortare aplică o logică diferită de sortare a proprietăților în funcție de valoarea proprietății. De exemplu, proprietățile Text și Nume vor afișa o opțiune de sortare alfabetică. Pe de altă parte, proprietatea număr va oferi doar sortare numerică.

4. Aplicați relații cu baze de date

Caracteristica Relation a Notion vă economisește timp prin reducerea efortului de gestionare a mai multor baze de date pentru orice proiect. Conectează toate bazele de date, astfel încât să puteți obține informațiile necesare din orice bază de date a aceluiași proiect.

În plus, puteți efectua o analiză globală a datelor conectând toate bazele de date din diferite departamente. Aplicarea relațiilor de baze de date în Notion este destul de simplă și nu implică nicio codificare. Creați baza de date relațională fără cod perfectă pe Notion în doar câteva clicuri:

1. Pur și simplu adăugați a Relație proprietatea din baza de date la care doriți să conectați celelalte baze de date.
2. Notion vă arată bazele de date disponibile de selectat.
3. În secțiunea cu valoarea proprietății, alegeți rândul de date pe care doriți să îl conectați la datele selectate în prezent.

Legate de: Cum se creează relații între mai multe tabele folosind modelul de date în Excel

5. Agregați date utilizând pachete complete

Rollup este o altă caracteristică vitală care vă ajută să obțineți date esențiale din orice baze de date conectate de Notion. De exemplu, puteți utiliza funcția de acumulare pentru a estima timpul total de finalizare a proiectului fără a număra manual sarcinile legate.

Rollup oferă, de asemenea, alte calcule, cum ar fi Numărează toate, Numărează valori, Numărează gol, Procent nu este gol și așa mai departe. Similar cu caracteristica Relație, Rollup este, de asemenea, o funcție fără cod. Puteți crea o cumulare în doar trei pași, și anume selectând o relație, o proprietate și o calculare.

O caracteristică puternică a Notion este conectarea bazelor de date. Caracteristica Bază de date conectată vă permite să afișați o bucată din tabelul de date în diferite spații de lucru. Dacă aveți diferite spații de lucru în echipă pe Notion, aceasta este funcția perfectă pentru a prezenta sarcinile la nivel de echipă.

De asemenea, puteți aplica filtre separate în baza de date conectată fără a face modificări vizuale în baza de date părinte. De asemenea, puteți aplica funcții de sortare. Bazele de date legate afișează un fragment bidirecțional al bazei de date părinte. O bază de date conectată își obține datele din aceeași sursă, dar are vizualizări, sortări și filtre diferite.

Dacă faceți modificări de conținut sau la nivel de proprietate în oricare dintre bazele de date legate, conținutul bazei de date sursă va reflecta și acele modificări.

7. Calcule și funcții

Baza de date Notion vă oferă acces la calcule matematice simple și complexe. Puteți să vă creați propria formulă și să o executați în baza de date pentru a crea rapoarte sau prognoze pentru proiectele dvs.

Trebuie să adăugați o proprietate Formula în baza de date. Apoi, puteți rula tot felul de funcții și calcule prin includerea altor proprietăți ale bazei de date. După ce adăugați Proprietatea formulei, puteți face clic pe orice rând pentru a afișa Formulă meniul. Acest meniu are secțiuni precum Proprietăți, Constante, Operatori și Funcții.

8. Șabloane de baze de date

Șabloanele de baze de date îndepărtează problemele legate de introducerea datelor și vă fac mai productiv atunci când lucrați la bazele de date Notion. Aceste șabloane vă asigură că dumneavoastră sau membrii echipei dumneavoastră urmați o structură uniformă de introducere a datelor.

Puteți crea un șablon de bază de date o dată pentru date specifice, cum ar fi trimiterea de rapoarte de eroare, solicitări de întâlnire, jurnalele personale etc. Pentru munca obișnuită, pur și simplu selectați acest șablon și introduceți numai datele. Proprietățile și structurile vor apărea automat pe șabloanele bazei de date.

Extrageți informații vitale din baza de date de noțiuni

Acum că cunoașteți câteva caracteristici de nivel înalt ale sistemului de baze de date Notion, le puteți aplica fără efort paginilor și wiki-urilor dvs. Notion. Acestea sunt instrumente vitale pentru a lega seturile de date și pentru a crea modele pentru a ghici viitorul curs de acțiune.

Nu lăsați baza de date Notion să devină un alt element din stiva dvs. de tehnologie. Manipulați bazele de date așa cum doriți să adăugați valoare obiectivelor dvs. de productivitate agilă.

Cele mai bune 9 instrumente de productivitate agilă pentru echipele de la distanță și hibride

Vrei să știi ce instrument agil de management de proiect este potrivit pentru echipa ta? Aflați din această listă cu cele mai bune instrumente de productivitate agilă.

Citiți în continuare

Despre autor