Obținerea lucrurilor (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): care este cel mai bun cadru de productivitate?

În timp ce fiecare zi poate fi simțită ca un act de jonglare, este important să păstrezi lucrurile în perspectivă. Cu toate acestea, distragerile sunt din abundență. Uneori poate simți că te afli într-o luptă constantă pentru a rămâne concentrat asupra obiectivelor care contează cel mai mult pentru tine. Dar dacă ar exista un sistem care te-ar putea ajuta să elimini timpul petrecut cu activități mai puțin importante?

Aici sunt utile cadrele de productivitate precum Getting Things Done (GTD) și Zen to Done (ZTD). Acestea oferă o mai bună înțelegere a fluxului de lucru, eficientizează comunicarea și reduc timpul petrecut cu practicile de lucru ineficiente. Să aruncăm o privire la ambele sisteme.

Care este cadrul Getting Things Done (GTD)?

„Getting Things Done” (GTD) este o tehnică de gestionare a timpului dezvoltată de guru-ul productivității David Allen. Ideea de bază din spatele metodologiei provine din conceptul că mințile noastre sunt ca niște spații aglomerate, pline de sarcini neterminate și proiecte pe care trebuie să le finalizăm.

Scopul GTD este să-i ajute pe oameni să-și pună ordine în viață, definind în mod metodic sarcinile, împărțindu-le în pași acționați, monitorizând progresul și, în sfârșit, ducându-le la bun sfârșit.

Cum să utilizați cadrul GTD

GTD cuprinde cinci practici simple pentru a elimina dezordinea din creier, astfel încât să vă puteți concentra pe ceea ce este important. Cei cinci pași sunt enumerați mai jos:

Captură: Primul pas major este să colectați și să capturați toate sarcinile dvs. în așteptare instrumente externe de gestionare a sarcinilor sau aplicații cu liste de activități, sau pur și simplu notându-le pe o bucată de hârtie. Aceste sarcini pot fi de natură personală sau profesională, cum ar fi e-mailuri, întâlniri sau mesaje text. Acest pas este crucial, deoarece a avea prea multe sarcini în minte vă poate afecta concentrarea și energia.

Clarifica: Următorul pas este de a împărți toate sarcinile în elemente de acțiune gestionabile și viabile care pot fi descifrate cu o claritate absolută. Acest lucru vă va ajuta să identificați elementele practice și funcționale și le puteți scăpa de cele care nu sunt relevante.

Organiza: Al treilea pas este să prioritizați sarcinile și să le clasificați în funcție de complexitatea, contextul sau urgența acțiunii necesare. Cu această tehnică, puteți decide dacă sarcinile trebuie făcute imediat, depozitate pentru mai târziu sau aruncate cu totul. Majoritatea utilizatorilor GTD utilizați foldere și liste de sarcini pentru a gestiona și organiza sarcini în mod corespunzător.

Revizuire: Ar trebui să încercați să revizuiți și să analizați fluxul de lucru din când în când. Vă ajută să identificați sarcinile care necesită atenția dvs. O analiză aprofundată a fluxurilor de lucru poate avea un impact mare asupra eficienței generale și, de aceea, este important să nu ratați nicio bătaie atunci când identificați următoarele acțiuni de făcut.

Implică-te: Acum că totul este în ordine, pasul final este să te angajezi sau să începi să lucrezi la sarcinile selectate în ordinea priorității.

Avantajele metodei GTD

Modelul implică capturarea tuturor informațiilor în exterior și luarea de măsuri ulterior, fie la o oră programată, fie atunci când are loc orice declanșare extern. Beneficiile GTD pot fi rezumate după cum urmează:

Mai multă concentrare, mai puțină dezordine: GTD vă ajută să păstrați o evidență a tuturor proiectelor și planurilor dvs. Puteți crea sarcini cu termene limită, puteți lega note la evenimente din calendar, puteți aranja sarcinile ierarhic prin glisare și plasarea acestora în foldere și afișarea mementourilor cu metode de notificare vizuală folosind corespunzătoare unelte.

Menține un echilibru sănătos între muncă și viață privată: Este ușor să găsești echilibrul în viața ta atunci când îți poți urmări corect angajamentele și sarcinile. Un sistem de organizare eficient precum GTD te eliberează de anxietatea de a încerca să-ți gestionezi timpul și resursele.

Legate de: Aplicații simple de făcut pentru a se concentra pe sarcini și a face lucrurile

Creativitate: GTD vă ajută să vă organizați mai bine munca și viața, astfel încât să puteți găsi timp să vă urmați pasiunea și să dezvoltați idei și activități creative. În timp, veți observa o încredere sporită în luarea deciziilor, precum și o sănătate mai bună și relații de calitate.

Ce este cadrul Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done este o abordare a productivității personale creată de Leo Babauta. Zen to Done constă în zece obiceiuri de creștere a productivității care vă vor îmbunătăți modul în care lucrați și vă vor simplifica viața. Construit pe principiile de bază GTD, vă poate ajuta să vă gestionați eficient toate sarcinile și proiectele esențiale.

Cum să utilizați cadrul ZTD

Zen to Done (ZTD) recomandă încorporarea a zece obiceiuri care vă vor aduce mai multă productivitate. În timp ce sistemul complet încurajează oamenii să-și formeze zece obiceiuri, ZTD minimalist se concentrează pe doar patru obiceiuri de bază. Odată ce ai eliminat aceste patru obiceiuri, celelalte șase sunt mult mai ușor de realizat. Să aruncăm o privire la cele patru obiceiuri de bază ale cadrului minimalist ZTD:

Colectarea: Este ușor să pierzi informații importante dacă nu le scrii undeva, caz în care tot timpul petrecut cu adunarea acestor gânduri și idei ar putea fi irosit. Puteți utiliza instrumente precum un blocnotes de hârtie, note lipicioase sau aplicații de luare a notițelor de pe telefon care sunt ușor disponibile.

Dacă faceți parte dintr-o echipă, este logic să aveți sisteme de flux de lucru unificate care pot înregistra fără probleme sarcini, note, contacte și fișiere pentru capturarea și preluarea informațiilor.

Proces: Este foarte recomandat să vă verificați căsuța de e-mail sau listele de activități o dată pe zi. Începeți-vă ziua examinând și procesând informațiile. Acest lucru urmărește să încurajeze obiceiul de a lua decizii rapide. Ștergeți toate elementele de care nu aveți nevoie. Dacă nu puteți adresa un articol, delegați-l persoanei potrivite. Dacă durează două minute sau mai puțin, fă-o imediat sau notează-l, ca să nu uiți de asta.

Plan: Planificarea este un obicei de bază care vă ajută să vă definiți cele mai importante sarcini (MIT) pentru fiecare zi, apoi să le programați și să le finalizați în consecință. Puteți începe prin a face o listă cu cele mai importante sarcini (MIT) și „Big Rocks” sau proiecte importante pentru ziua respectivă, respectiv pentru săptămână.

MIT-urile sunt sarcini specifice, orientate spre timp, care se află în centrul listei zilnice de activități. De asemenea, ar trebui să încercați să dezvoltați rutine zilnice, săptămânale și lunare care vă pot ajuta să vă îmbunătățiți productivitatea generală.

Do: Acest lucru vă încurajează să vă concentrați asupra unei singure sarcini la un moment dat, evitând în același timp distragerile, cum ar fi e-mailurile, apelurile telefonice și mesajele text.

Avantajele metodei ZTD

Beneficiile cheie ale cadrului ZTD sunt evidențiate mai jos:

Ușor de înțeles: Sistemul ZTD este destul de ușor de înțeles. Cadrul sugerează o listă de zece obiceiuri de creștere a productivității care sunt importante pentru implementarea cu succes a obiectivelor dvs.

Alegeți sarcinile cheie: Acest sistem se descompune în componente simple: cele mai importante sarcini ale zilei sau MIT, un Big Rocks lista de sarcini care sunt în esență proiecte majore la care trebuie să lucrați și o sarcină zilnică sau săptămânală rutină.

Eliminați distracția: Dacă ești ca majoritatea oamenilor, ai o serie de proiecte în desfășurare în același timp. ZTD vă încurajează să opriți telefoanele, e-mailurile, internetul și chiar folosiți un cronometru pentru a finaliza sarcinile. Acest lucru elimină distragerile, astfel încât să puteți rămâne pe drumul cel bun și să finalizați fiecare proiect cu mai puține întreruperi.

Diferențele cheie între GTD și ZTD

• GTD oferă un sistem cuprinzător de management al sarcinilor, în timp ce ZTD este o abordare care integrează GTD cu obiceiuri.
• GTD se concentrează pe realizarea sarcinilor, iar ZTD se concentrează pe atingerea obiectivelor.
• GTD poate fi destul de complex, fiind nevoit să organizeze și să revizuiască numeroase sarcini în mai mulți pași. Pe de altă parte, Zen to Done este un cadru mai intuitiv și mai simplu, care își propune să descompună complexul procesează în 1-3 MIT-uri (Most Important Tasks) și mai multe Big Rocks (proiecte majore) pentru ziua sau săptămână.

GTD și ZTD: cheia managementului timpului

Cum te asiguri că munca ta grea se traduce în rezultate? Totul se întoarce la productivitate și tehnici de gestionare a timpului, cum ar fi GTD și ZTD. Indivizii și echipele le pot folosi pentru a îmbunătăți productivitatea personală, pentru a respecta termenele limită și pentru a gestiona proiecte mai mari mai eficient.

Productivitatea înseamnă mai mult decât să fii conștient de timpul tău și să te asiguri că îl folosești bine. Este, de asemenea, despre stabilirea priorităților potrivite, astfel încât să puteți profita la maximum de fiecare zi. Urmați cadrele de mai sus și veți avea un început excelent.

9 sarcini zilnice pe care le puteți automatiza folosind Zapier

Iată câteva sarcini de zi cu zi pe care le puteți automatiza fără codare în Zapier, pentru a economisi timp și a face viața mai ușoară.

Citiți în continuare

Despre autor