Rapoartele de management de proiect se referă la o prezentare generală la nivel înalt care conține date critice legate de proiect într-un format ușor de înțeles. Acestea se concentrează pe diferite aspecte ale unui proiect și pun în lumină starea actuală, problemele posibile sau existente și soluțiile acestora.
Aflați despre cele mai importante tipuri de rapoarte de proiect care pot oferi informații în timp real echipelor dvs.
1. Tabloul de bord/Sănătate al proiectului
Un tablou de bord al proiectului sau un raport de sănătate vă permite să știți cum merge proiectul și ce poate face echipa pentru a îmbunătăți performanța. De obicei, prezentați acest raport clientului sau altor părți interesate. Astfel, ei pot vizualiza informații precum progresul și profitabilitatea.
De asemenea, vă ajută să identificați dacă proiectul este în afara cursului și ce puteți face pentru a-l readuce pe drumul cel bun.
Un raport din tabloul de bord al proiectului ar trebui să conțină portofoliul general, inclusiv starea proiectului (starea proiectului în culoare verde, galbenă sau roșie), progresul de referință al unui proiect dat, profitabilitatea proiectului compararea bugetului și cost, și
progresul proiectului conform orarului.2. Sarcini și starea proiectului
Dacă vă interesează managementul de proiect, acesta este cel mai comun tip de raport pe care trebuie să îl pregătiți. Este posibil să fiți nevoit să realizați acest raport săptămânal sau lunar. Acesta își propune să arate cât de departe a mers echipa pentru a atinge obiectivele unui proiect.
Dacă trebuie să pregătiți astfel de rapoarte în mod regulat, este mai bine să automatizați procesul pentru a economisi timp și efort. Puteți utiliza datele instrumentului de gestionare a activităților pentru a completa raportul.
De asemenea, puteți utiliza un șablon standard pentru raport. Vă va ajuta să săriți peste munca de a crea un raport de stare de fiecare dată de la zero.
3. Disponibilitatea resurselor și abilităților
Rapoartele de disponibilitate a resurselor sunt esențiale pentru fiecare manager de proiect. Folosind acest raport, puteți atribui și delega sarcini membrului potrivit echipei. Arată care membru al echipei este ocupat și când.
Dacă intenționați să faceți un program pentru un nou proiect sau să căutați pe cineva neocupat delegarea sarcinilor, verificați disponibilitatea în acest raport. De asemenea, puteți găsi membrii care lucrează la capacitate maximă care ar putea avea nevoie de asistență.
Astfel, puteți asigura o distribuție uniformă a sarcinilor pentru o eficiență mai mare și rezultate mai rapide.
4. Riscurile proiectului
Fiecare proiect vine cu un anumit număr de riscuri. Prin urmare, raportul dumneavoastră de risc ar trebui să conțină toate riscurile percepute și reale legate de un proiect. Poate fi necesar să trimiteți acest raport o dată pe lună.
Cu toate acestea, încurajați-vă colegii de echipă să înregistreze toate riscurile la care se pot gândi în timp real. Vă va ajuta să obțineți toate datele într-un singur loc atunci când trebuie să creați un raport.
Pe lângă listarea tuturor riscurilor, raportul dvs. poate include doar riscurile de nivel înalt în detaliu și un rezumat al modului în care intenționați să gestionați riscurile de nivel scăzut. Puteți înregistra riscurile într-o foaie de calcul, dar este mai bine să primiți ajutor de la un instrument de management de proiect.
5. Buget și Cheltuieli
Trebuie să creați un raport bugetar pentru diferite scopuri. Raportul bugetar pe care îl faceți la finalul proiectului pentru clientul dvs. este cel mai comun. De asemenea, puteți crea un raport de cheltuieli de mai multe ori atunci când proiectul este în derulare.
Acesta va ajuta echipa să determine dacă cheltuielile proiectului nu sunt sub control. În astfel de cazuri, puteți controla costul imediat și nu trebuie să fiți surprins dacă cheltuielile depășesc limita bugetară atunci când proiectul se termină.
Un raport de buget și cheltuieli ar trebui să includă bugetul estimat pentru fiecare sarcină sau segment al unui proiect și costul real. Asigurați-vă că înregistrați toate cheltuielile în timp real pentru a evita problemele de amalgamare a tuturor cheltuielilor în timpul creării raportului.
6. Urmărirea timpului
Mulți clienți efectuează plăți în funcție de timpul petrecut într-un proiect. Pentru ei, este obligatoriu să genereze rapoarte de timp după finalizarea proiectului. Raportul arată cât timp au investit membrii echipei în sarcini legate de un proiect.
Acest raport va manifesta, de asemenea, timpul total petrecut pentru fiecare sarcină și cantitatea de timp pe care fiecare membru al echipei a investit. În afară de aceasta, puteți utiliza urmărirea timpului pentru a vă îmbunătăți performanța echipei și productivitatea individuală.
După ce ați analizat timpul petrecut de colegii de echipă pe diverse sarcini, puteți afla cu ușurință cine poate face munca mai eficient. Mai târziu, puteți atribui oamenilor sarcini pe care le pot face rapid și cu competență.
7. Erori și probleme
Deși s-ar putea să nu fie posibil să aveți un proiect fără nicio problemă sau bug, cu siguranță puteți lucra pentru a menține numărul la minimum.
Pregătirea unui raport detaliat privind erorile și problemele identificate vă va asigura că puteți găsi soluții rapide la aceste probleme pentru a livra proiectul la timp. Un bug de proiect sau un raport de problemă ar trebui să conțină informații esențiale, cum ar fi numărul de problemă sau de eroare, data de identificare, problema ridicată de, descriere, prioritate, rezoluție și starea erorii.
Actualizările regulate ale unor astfel de rapoarte în timpul ciclului de viață al proiectului vor fi minimizați distracția și pentru a preveni frustrarea clientului. De asemenea, vă va scuti de riscul de întârziere a proiectului și de penalități.
8. Analiza variației
Raportul de variație este o modalitate excelentă de a afla dacă un proiect este pe drumul cel bun. În acest raport, analizați și comparați diferența dintre estimarea și rezultatul diferitelor aspecte ale unui proiect. În acest raport, utilizați o valoare standard pentru a măsura ambele date.
Acest raport vă va ajuta să identificați dacă sunteți înaintea planului, dacă sunteți epuizat sau dacă sunteți conform programului. Puteți compara bugetul, resursa, domeniul sau programul în raport.
Cu toate acestea, managerii de proiect aleg de obicei acest raport pentru a analiza bugetul, cheltuielile și tendințele de lucru ale unui proiect. Timpul pentru generarea unor astfel de rapoarte variază de la proiect la proiect. Deși clienții ar putea avea nevoie de acest raport la sfârșitul unui proiect, este posibil să doriți să-l creați periodic în timpul ciclului de viață al proiectului pentru a obține informații mai bune.
Ce raport doriți să creați în continuare?
Acum că știți tipurile de rapoarte pe care le puteți crea pentru proiecte, împreună cu caracteristicile acestora, puteți alege cu ușurință oricare în funcție de nevoile dvs. Dacă utilizați o aplicație de raportare, crearea rapoartelor nu va fi o provocare și nu va consuma timp.
Lucrul bun este că majoritatea platformelor de management de proiect funcționează și ca instrumente de raportare.
Instrumentele de raportare simplifică procesul de creare a rapoartelor pentru proiectele finalizate sau performanța echipei interne. Iată câteva dintre cele mai bune de folosit!
Citiți în continuare
- Productivitate
- Muncă și carieră
- Management de proiect
- Managementul sarcinilor
- Instrument de planificare
Tamal este un scriitor independent la MakeUseOf. După ce a câștigat o experiență substanțială în tehnologie, finanțe și afaceri procesează în postul său anterior într-o companie de consultanță IT, a adoptat scrisul ca profesie cu normă întreagă în urmă cu 3 ani. Deși nu scrie despre productivitate și despre cele mai recente știri tehnice, îi place să joace Splinter Cell și să urmărească Netflix/Prime Video.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă buletinului nostru informativ pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Click aici pentru a te abona
