Cum se scrie o propunere de proiect

S-ar putea să fii un angajat care dorește ca managementul să acționeze pe baza ideilor tale, un proprietar de mică afacere care încearcă să-ți ajute clientul în anumite moduri sau un startup dispus să strângă bani de la investitori.

Un lucru pe care trebuie să-l faceți în acest proces este să scrieți o propunere de proiect pentru a fi aprobat pentru o cauză mai bună. Așa obțineți resursele, instrumentele sau bugetul esențial pentru a vă transforma ideea în ceva remarcabil.

Deci, să înțelegem cum să scriem o propunere de proiect pe care factorii de decizie le plac și o aprobă.

Care este formatul ideal al unei propuneri de proiect?

Înainte de a intra în esențialul scrierii unei propuneri de proiect, să aruncăm mai întâi puțină lumină asupra definiției acesteia.

Un document pe care îl utilizați pentru a propune un proiect și a explica obiectivul, rezultatele și planul pas cu pas pentru atingerea acestui obiectiv se numește propunere de proiect.

Iată formatul propunerii de proiect pe care ar trebui să-l urmați atunci când o trimiteți autorităților superioare.

1. Coperta

Primul lucru de care aveți nevoie este o copertă pentru a scrie titlul proiectului. Este urmat de cuprinsul de pe pagina următoare pentru a facilita scanarea documentului.

2. Rezumat

Al doilea lucru din propunerea dvs. de proiect ar trebui să fie rezumatul executiv. Ar trebui să includeți cele mai importante puncte pe care managementul ar dori să le cunoască despre proiectul dvs. De exemplu:

• Problema pe care o vei rezolva.
• Soluția propusă de dvs. pentru această problemă.
• Schița planului tău.
• Rezultatul acestui proiect.

Apoi, încheiați totul într-o concluzie la sfârșitul rezumatului dvs.

3. descrierea proiectului

Aceasta va fi cea mai mare secțiune a propunerii dvs. de proiect, unde veți discuta totul.

Fundal: În această secțiune, vorbiți despre proiectele pe care le-ați realizat în trecut, rezultatele pe care le-ați obținut și de ce sunteți persoana sau echipa potrivită pentru a lucra la acest proiect. Pentru a vă sublinia punctul, puteți adăuga cum puteți face proiectul un succes pe baza lecțiilor pe care le-ați învățat din sarcinile anterioare la care ați lucrat.

Planul de lucru al proiectului: Aici, puteți descrie procesul pas cu pas al modului în care intenționați să rezolvați problema particulară pe care o abordați.

Legate de: Cele mai bune sfaturi pentru ca rapoartele de proiect să iasă în evidență

Cerințe ale proiectului: În această secțiune, descrieți bugetul, resursele sau instrumentele de care veți avea nevoie pentru a finaliza proiectul. Dacă este posibil, puteți descrie și unde vor merge banii sau de ce resurse sau instrumente veți avea nevoie pentru ce sarcină.

Autorizare/Monitorizare Proiect: Acesta este locul în care descrii cine vor fi factorii de decizie pentru proiect și modul în care organizația sau echipa ta va monitoriza totul.

4. Atasamente

În cele din urmă, acesta este locul pentru a include materialul suplimentar care nu este inclus în propunere. Acestea pot fi date importante sau alte detalii pe care managementul le poate folosi pentru a afla mai multe despre proiectul dvs. și cerințele acestuia.

Cum să scrieți o propunere de proiect bună

Pe cât de important este să știi să faci o propunere în formatul potrivit cu informații corecte, trebuie să fie și convingătoare pentru a fi aprobată. Deci, iată câteva puncte pe care ar trebui să le luați în considerare pentru a începe cu propunerea dvs. de proiect.

• Înainte de a scrie ceva, asigurați-vă că vă cunoașteți publicul. Aflați cu ce termeni rezonează, ce tip de ton ar fi mai bun pentru ei, apoi scrieți lucrurile în consecință.
• Concentrați-vă pe livrare. Asigurați-vă că transmiteți totul în mod persuasiv, cu claritate și simplitate.
• Pentru a preveni orice confuzie, evitați să vă folosiți creativitatea în format. În schimb, urmați metoda convențională. Deși, dacă conducerea dvs. v-a dat deja un format, asigurați-vă că îl urmați cu strictețe.
• In cele din urma, editați și corectați propunerea dvs. de proiect pentru a descuraja orice greșeală de tastare sau gramaticală.

Care sunt cele șapte părți dintr-o propunere de proiect?

Acum că am discutat ce format ar trebui să urmezi atunci când îți scrii propunerea de proiect și diverse modalități de a o face convingătoare. Să înțelegem ce părți trebuie să includeți în propunerea dvs. de proiect.

1. Problemă

În această secțiune, descrieți problema pe care o abordați sau scopul propunerii dvs. de proiect.

Deși, atunci când îl scrieți, țineți cont de faptul că persoanele cărora vă adresați sunt ocupate. Așadar, asigurați-vă că prezentați totul clar, concis și bazat pe fapte solide. Dacă este posibil, evitați să adăugați opiniile dvs. și să măriți lungimea secțiunii.

2. Soluţie

În secțiunea dvs. de soluții, în loc să spuneți ceea ce este evident, puneți-o în evidență spunând exact cum veți aborda această problemă și de ce veți reuși.

Pentru a-l face mai de impact, concentrează-te pe punctul de vedere al factorilor de decizie (sau al cititorilor tăi). Gândește-te la ce trebuie să se gândească în timp ce o citesc, la ce ar putea dori să știe în continuare sau la ce întrebare pot ridica după ce citesc acest detaliu sau acel punct. Apoi îl puteți scrie mai departe, în funcție de ceea ce învățați.

În plus, susține totul cu fapte și cercetări.

3. Obiective

Când abordați o problemă sau așteptați cu nerăbdare să obțineți anumite rezultate, asigurați succesul prin stabilirea obiectivelor. Și asta este ceea ce veți face în această secțiune: setați obiective SMART (specifice, măsurabile, realizabile, realiste și oportune).

Nu uitați, obiectivele dvs. trebuie să sublinieze calitatea propunerii dvs. La urma urmei, acestea sunt o modalitate de a vă convinge conducerea că acest lucru este realizabil și poate rezolva problema pe care o abordați.

4. Produse livrate

Rezultatele sunt criterii de succes, care descriu managementului ceea ce va fi realizat prin acest proiect și cum va avea succes. Asigurați-vă că le faceți și în timp util, la fel ca obiectivele dvs. De exemplu, vânzări cu X% mai multe în acest sezon de sărbători.

5. Plan și strategii

Apoi, descrieți ce abordare veți adopta pentru a îndeplini obiectivele și a realiza aceste livrabile. Includeți un proces pas cu pas și discutați în detaliu strategiile pe care le veți aplica aici.

În plus, demonstrează de ce această abordare va fi relevantă și eficientă.

6. Bugetul proiectului

Descrieți costul întregului proiect. De câtă finanțare veți avea nevoie, de ce resurse și instrumente veți avea nevoie? Asigurați-vă că discutați toate detaliile.

7. Concluzie

În cele din urmă, finalizați totul - problema, soluția, ideile dvs., beneficiile proiectului și orice altceva în această secțiune. Asigurați-vă că subliniați faptele pentru a obține aprobarea propunerii dvs. de proiect.

Care sunt diferitele tipuri de propuneri de proiecte?

Solicitat formal

Când clientul dvs. face o cerere scrisă sau formală pentru un proiect, trimiteți o propunere solicitată oficial. Această propunere este cel mai ușor de scris, deoarece știi exact ce caută prospectul în proiect, ce să includă și ce format să urmezi.

Solicitat informal

Această propunere de proiect este comparativ dificilă, întrucât spre deosebire de precedenta, cererea făcută aici este verbală sau neapărat informală. Nu aveți nicio specificație cu privire la ce să livrați, așa că poate fi necesar să faceți câteva cercetări.

Nesolicitat

Aceste propuneri de proiecte sunt cel mai greu de scris. Sunt ca pitchingul rece. Le trimiteți când găsiți un client care poate avea nevoie de rezolvarea unei probleme.

Dacă lucrați la acest tip de propunere de proiect, aveți o mulțime de cercetare și de convingător de făcut.

Continuare

Propunerile de continuare a proiectelor sunt scrise ca o actualizare a proiectului deja aprobat. Aici menționați pașii, bugetul și fiecare cerință și le solicitați să aprobe continuarea planului.

Dacă clientul dvs. are nevoie de schimbări majore în proiect, acesta este momentul în care va face acea solicitare.

Suplimentar

Dacă lucrați la un proiect și aflați că este posibil să aveți nevoie de mai multe resurse decât ați estimat, scrieți și trimiteți o propunere de proiect suplimentară. Include cererea de resurse adăugate, explicând exact de ce aveți nevoie de ele și cât timp va dura finalizarea proiectului.

Reînnoire

Dacă ați finalizat cu succes unele proiecte pentru un client, iar acum doriți mai mult sprijin pentru a le continua, scrieți o propunere de proiect de reînnoire.

Propunerea de proiect este mai ușoară

Scrierea unei propuneri de proiect poate părea o sarcină intimidantă, dar dacă aveți informațiile potrivite, devine mai ușor să începeți.

Și acum că știi cum să scrii o propunere cu formatul, incluziunile și calitatea potrivite pentru a obține aprobarea, ești gata! Continuați și scrieți prima propunere de proiect.

Cele mai bune 8 tipuri de rapoarte de management de proiect pe care ar trebui să le cunoașteți

Indiferent dacă ești manager de proiect sau faci parte dintr-o echipă de management de proiect, trebuie să știi despre cele mai comune tipuri de rapoarte. Aici sunt câțiva dintre ei!

Citiți în continuare

Despre autor