Cum să utilizați comunicarea doar text pentru a îmbunătăți eficiența muncii virtuale

Echipele virtuale nu au libertatea de a avea interacțiuni față în față, precum omologii lor din birou. Ei se bazează pe diverse instrumente pentru a comunica între ei din locațiile lor îndepărtate.

Datorită diferențelor de locații și fusuri orare, apelurile telefonice nu sunt întotdeauna cele mai bune. Trimiterea mesajelor este o alternativă mai bună, deoarece membrii echipei pot trimite mesaje în orice moment, fără a se deranja unul pe celălalt. Dar nici comunicarea prin text nu este perfectă. Nu se ia în considerare dacă anumiți factori nu sunt luați în considerare.

În acest articol, discutăm despre modul în care echipele virtuale pot folosi mai eficient comunicarea doar text.

Cum trimiterea de mesaje text îmbunătățește abilitățile de comunicare

Trimiterea textului aduce o senzație diferită mesei de comunicare. Există două moduri majore prin care comunicarea bazată pe text îmbunătățește comunicarea. Să aruncăm o privire la ele.

Există două moduri majore prin care comunicarea bazată pe text îmbunătățește comunicarea.

1. Îmbunătățiți abilitățile de citire și scriere

Folosirea stenografiei și emoji-urilor este tendința de a trimite mesaje text, în special pentru conversațiile informale. Această metodă de a trimite mesaje vă îndepărtează de utilizarea englezei corecte.

Când comunicați cu șeful, colegul de serviciu sau asociatul de afaceri, nu comunicați cu ei așa cum ați face cu prietenii sau cu o persoană semnificativă. Trebuie să scrieți în limba engleză adecvată, ceea ce necesită o recitire completă și o restructurare. Acest lucru ajută, de asemenea, la păstrarea unui ton mai formal în comunicare.

2. Încurajează comunicarea clară

Comunicarea doar text creează, de asemenea, abilități clare de comunicare. Când comunicați prin text, sunteți forțat să rămâneți la punct cu comunicările dvs. Deoarece intenția ta este în scopuri de afaceri, nu este loc pentru cuvinte sau propoziții exorbitante.

Cele 7 sfaturi pentru utilizarea comunicării numai text pentru munca virtuală

Întrucât trimiterea textului este o parte vitală a muncii de la distanță, este important să înțelegeți cum să le faceți și mai eficiente. Dacă este făcut în mod greșit, echipa dvs. suferă defecțiuni de comunicare care vă perturbă fluxul de lucru. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să vă faceți mesajele simple și cuprinzătoare.

1. Evitați utilizarea stenografiei

Indiferent cât de aproape ești de asociații sau colegii tăi de afaceri, comunicarea cu aceștia nu ar trebui să fie informală. Folosirea abrevierilor inutile sau a stenografiei în mesajele dvs. prezintă o perspectivă neprofesională.

Nu trebuie să fii extrem de rigid cu mesajele tale, dar folosirea abrevierilor precum „U” în loc de „Tu” într-o conversație legată de muncă nu este etică. Aceasta ar putea fi o înfrângere majoră pentru majoritatea oamenilor care se așteaptă la mesaje text unificate și structurate.

2. Folosiți capacele în mod corespunzător

Literele majuscule sunt potrivite pentru anumite scopuri în scris. Folosirea majusculelor pe parcursul unei propoziții este una dintre cele capcanele pe care ar trebui să le evitați când trimiteți mesaje. Deoarece suntem obișnuiți să citim textul cu majuscule, nu este ușor să citim textul cu majuscule.

Un text cu majuscule oferă, de asemenea, un subton feroce mesajului tău. Se pare că ești supărat sau strigi la receptor. Dacă urmează să postezi pe rețelele de socializare, scrierea textului cu majuscule te face să pari un căutător de atenție.

3. Faceți o sincronizare bună

Comunicarea doar text vă oferă privilegiul de a răspunde la un mesaj la momentul potrivit. Cu toate acestea, nu ar trebui să fie în detrimentul receptorului dvs.

De exemplu, este nepotrivit să trimiteți un mesaj text în miezul nopții sau la prima oră a dimineții, cu excepția cazului în care vă spun în mod expres că nu este o problemă. Nu ar trebui să vă așteptați la un răspuns rapid la un astfel de mesaj. Cel mai bine este să trimiteți toate mesajele legate de muncă în timpul programului de lucru.

4. Evitați propozițiile lungi

Cea mai bine scrisă gramatică devine plictisitoare dacă este prea lungă fără a rupe paragrafe. Capacitatea de atenție a oamenilor poate fi mai mică decât a unui pește de aur. Un mesaj text voluminos îi poate face să parcurgă conținutul în loc să-l citească.

Skiming-ul îi poate determina să rateze detalii importante din mesaj, modificându-vă intenția ca expeditor.

5. Utilizați emoji numai când este necesar

Emoji-urile nu sunt rele. De fapt, au a influențat pozitiv modul în care comunicăm. Emojiurile te ajută să exprimi anumite emoții în mod adecvat.

Când trimiteți un text legat de muncă, nu trebuie să eliminați complet utilizarea emoji-urilor în textul dvs. În schimb, ar trebui să știi când este potrivit să le folosești, pentru a nu crea o impresie greșită. Dacă nu sunteți sigur când să le utilizați, omiteți-le.

6. Nu faceți presupuneri

În mesajele text, există tendința de a presupune când și cum va răspunde receptorul la mesajul dvs. Acest lucru vă poate afecta negativ starea de spirit, deoarece răspunsul lor ar putea fi complet diferit.

Indiferent cât de târziu întârzie receptorul să răspundă, nu presupuneți niciodată ce gândește. Așteptați până veți auzi de la ei. Puteți trimite un memento dacă este urgent.

7. Verificați-vă mesajul

Nu vă grăbiți să apăsați „trimite” fără a vă corecta mesajul. Este foarte ușor să nu observi mici erori în scrisul tău, așa că fă-ți timp pentru a prinde și a corecta greșelile de ortografie și gramaticale.

Este nevoie de mai mult timp pentru a rezolva problemele cauzate de un SMS, chat sau e-mail prost scris decât pentru a le face corect de prima dată. V-ați săturat să vă corectați mesajele manual? Gramatical este de mare ajutor în acest sens.

Cele mai bune 3 instrumente de comunicare numai text pe care le puteți folosi

Popularitatea tot mai mare a muncii de la distanță a condus la introducerea mai multor instrumente de flux de lucru în ultimii ani. Unele dintre aceste instrumente fac o treabă grozavă de a oferi echipelor virtuale oportunitatea de a prospera în munca lor prin comunicare doar text. Să aruncăm o privire la câteva dintre ele.

În primul rând o aplicație de mesagerie pentru companii, Slack permite membrilor echipei să converge sub un singur acoperiș în scopuri de lucru. Oferă posibilitatea unei comunicări unu-la-unu între doi membri, precum și comunicarea de grup cu trei sau mai mulți membri.

Dacă lucrați la proiecte cu câțiva selectați, puteți limita comunicarea în cadrul acelor persoane într-un spațiu dedicat numit canale. Membrii din sală pot comunica liber, fără să-și facă griji că alți membri ai echipei le accesează mesajele.

Microsoft Teams este un instrument de flux de lucru bazat pe chat pentru comunicațiile de afaceri. Potrivit pentru echipe virtuale, permite membrilor echipei să colaboreze la sarcini cu posibilitatea de a partaja fișiere și documente de lucru.

Pentru a satisface diferitele nevoi de comunicare ale echipelor virtuale, membrii echipei pot discuta între ei individual și, de asemenea, pot discuta în grup atunci când colaborează la proiecte. Membrilor echipei pot fi acordate diferite niveluri de acces în funcție de implicarea lor în proiecte.

Basecamp este un instrument de comunicare și flux de lucru online. O alegere bună pentru echipele virtuale, permite colaborarea în echipă folosind comunicarea doar text.

Puteți delega sarcini anumitor lucrători și puteți comunica cu aceștia individual. În același sens, membrii echipei pot colabora la sarcini și pot comunica deschis cu toți cei aflați în bucla a ceea ce se întâmplă. Oferă, de asemenea, mementouri de sarcini care îi propulsează pe colegii de echipă să respecte termenele limită.

Concentrați-vă pe informații importante cu comunicarea doar text

Răspunsul la numeroase apeluri telefonice legate de muncă vă consumă timpul mai mult decât credeți. Ajungi prin a vorbi despre lucruri neproductive mult timp după ce mesajul a fost transmis.

Cu comunicarea doar text, scrieți doar detaliile importante care sunt necesare. Toată lumea primește informațiile de care are nevoie pentru a fi eficient la locul de muncă. Există puțin sau deloc loc pentru comunicarea greșită, deoarece cuvintele sunt scrise clar pentru ca toți să le vadă.

Avantajele și dezavantajele utilizării comunicării numai text la locul de muncă virtual

Sunt instrumentele de comunicare doar text soluția potrivită pentru locul de muncă? Iată câteva argumente pro și contra de luat în considerare.

Citiți în continuare

Despre autor