Cum să desfășurați o ședință de lansare a proiectului de succes

Întâlnirile de lansare a proiectului sunt oportunitatea perfectă de a-i aduce pe toți membrii echipei pe aceeași pagină și de a lucra spre un obiectiv comun. Acesta este motivul pentru care ar trebui să fie bine pregătiți și deliberați, deoarece vă vor ajuta să profitați la maximum de discuția cu clientul dumneavoastră.

În acest articol, vă vom împărtăși câteva sfaturi și instrumente care vă vor ajuta să aveți o întâlnire de lansare de succes cu echipa dvs.

Ce este o întâlnire de lansare a proiectului?

O întâlnire de lansare a proiectului este locul în care managerul de proiect se întâlnește cu echipa și, uneori, cu clientul, pentru a prezenta obiectivele proiectului, a explica cum vor fi atinse și a revizui rolurile fiecăruia. De obicei, se desfășoară chiar la începutul unui nou proiect, deși poate fi adecvat să aveți unul mai târziu în proces, dacă apar noi blocaje sau întrebări.

Acest tip de întâlnire vă ajută să vă începeți noul proiect pe o bază solidă, comunicând în mod clar ceea ce este de așteptat, cum va fi măsurat progresul și ce capcane ar putea avea în față. Una peste alta, stabilește cursul pentru o colaborare fără probleme a proiectului cu toate părțile interesate.

Beneficiile organizării unei întâlniri de lansare a proiectului

După cum am menționat mai sus, întâlnirile de lansare a proiectului sunt o oportunitate de a-i face pe toți să se alinieze la viziunea proiectului dumneavoastră și a rolurilor lor în cadrul acestuia. Următoarele sunt alte câteva beneficii notabile ale unei întâlniri de lansare reușite:

• Proiectele rulează mai eficient atunci când toți membrii echipei își înțeleg responsabilitățile.
• Întâlnirile de lansare vă arată cât de departe este echipa dvs. în înțelegerea a ceea ce va presupune proiectul. Acest lucru vă poate ajuta să identificați eventualele probleme care pot apărea pe parcurs.
• Întâlnirile de lansare ajută la construirea unei relații între dvs. și client, punând pe toți pe picior de egalitate la începutul procesului.
• A avea totul planificat din timp reduce probabilitatea unor schimbări care pot cauza potențiale întârzieri mai târziu în timpul proiectului.
• Clientul dumneavoastră va avea ocazia să ofere feedback și idei valoroase înainte de a merge prea departe în ciclul de viață al proiectului.
• O întâlnire reușită de lansare a proiectului crește probabilitatea de a respecta bugetul și programul.

5 sfaturi pentru desfășurarea unei ședințe de lansare a proiectului de succes

Următorii sunt câțiva pași esențiali pe care trebuie să îi luați atunci când vă pregătiți pentru o întâlnire de lansare a proiectului:

1. Creați-vă agenda

Agenda dvs. oferă întâlnirii o direcție clară de urmat și, de aceea, este esențial să creați una și să o distribuiți înainte de întâlnirea de lansare. Planificarea unei agende în avans vă va ajuta să rămâneți concentrat și pe sarcină.

Puteți folosi o aplicație de luare a notițelor, cum ar fi Evernote pentru a crea un plan de întâlnire pe care să îl poată accesa toți membrii. Puteți începe de la zero sau puteți economisi timp utilizând unul dintre acestea șabloane de întâlniri.

Adăugați toate detaliile pertinente despre proiect după ce ați gestionat elementele fundamentale, inclusiv durata întâlnirii și președintele (managerul de proiect). Deși acestea vor depinde de proiectul specific la care lucrați, iată câteva idei generale de luat în considerare:

• Salutări și introducere
• O explicație clară a ceea ce intenționați să realizați în timpul întâlnirii de lansare
• Scopul proiectului
• Domeniul proiectului
• Constrângeri legate de timp și buget
• Riscuri actuale cunoscute
• O listă de livrabile
• Discuție deschisă și întrebări.

2. Invitați oamenii potriviți

În această etapă, doriți să vă concentrați pe invitarea tuturor părților interesate cheie. Cu toate acestea, în nerăbdarea ta de a pune mingea în mișcare, s-ar putea să fii tentat să-i inviti pe toți cei care au ceva legat chiar și de la distanță de proiect. Acest lucru poate afecta întâlnirea dvs., deoarece gestionarea unei mulțimi mari va fi mai dificilă. Ar trebui să includeți doar membri ai echipei care au un rol de jucat în proiect (și pot oferi o contribuție valoroasă).

Puteți invita participanții la întâlnire prin e-mail sau, mai bine, printr-un instrument de comunicare internă ca Slack. Puteți folosi acest instrument pentru a crea un canal (grup) pe care îl veți folosi pentru a partaja agenda întâlnirii și alte documente relevante, astfel încât toată lumea să le poată parcurge înainte de întâlnire.

3. Faceți întâlnirea interactivă

Păstrați-vă întâlnirea de început interactivă, oferind o platformă deschisă pentru a exprima idei sau sugestii. Scopul aici este să ne asigurăm că toată lumea participă activ la întâlnire. Iată câteva idei despre ce ai putea face:

• Brainstorm de grup: Acest lucru funcționează cel mai bine dacă mai mulți membri ai echipei au un domeniu similar de expertiză. De brainstorming idei împreună, vă puteți baza rapid pe cunoștințele celuilalt și puteți dezvolta soluții creative care să deschidă calea spre succes.
• Predați pe rând ședința: Deși este ideal ca managerul de proiect să faciliteze întâlnirea de lansare, puteți schimba președinții pentru a evita pierderea atenției oamenilor. Permite tuturor să ia o tură la conducerea unor aspecte specifice ale agendei întâlnirii sau să facă prezentări, ceea ce poate ajuta, de asemenea, echipa să se simtă mai implicată în proiect.
• Solicitați feedback: Ori de câte ori prezentați ceva nou, întrebați participanții dacă au întrebări despre asta, astfel încât toată lumea să își spună cuvântul în întâlnire. De asemenea, puteți profita de această oportunitate pentru a descoperi alte gânduri sau preocupări pe care le-ar putea avea că incertitudinile nu se acumulează în timp — o cauză principală de frustrare în rândul persoanelor implicate în a proiect.

Aceste tehnici interactive se vor asigura că toate părțile interesate sunt implicate activ în întâlnirea de lansare.

4. Clarificați rolurile și responsabilitățile

Presupunând că toată lumea înțelege întregul proiect și cum se încadrează, următorul pas ar fi să-și definească rolurile și responsabilitățile. Folosiți această ocazie pentru a reitera discuțiile anterioare despre ceea ce fiecare așteaptă unul de la celălalt. Puteți folosi un instrument online precum Asana pentru a crea liste de verificare, astfel încât fiecare să poată vedea de ce sarcini este responsabil.

Puteți începe prin a atribui elemente de acțiune care trebuie finalizate cu un termen convenit, apoi le distribuiți între membrii echipei. Aranjați aceste activități în ordinea priorităților, cu cele mai importante sarcini enumerate mai întâi. În acest fel, vă puteți asigura că termenele limită sunt respectate fără a fi nevoie să întindeți prea mult oamenii.

5. Adăugați rezumatul întâlnirii la Wiki-ul dvs. intern

Odată ce întâlnirea este încheiată, transformă-ți notele într-un document bine organizat pentru a face referirile viitoare mai ușoare. Îți poți folosi wiki intern ca un depozit online pe care toți cei din proiect îl pot accesa cu ușurință.

În acest fel, puteți face întotdeauna referire la notele întâlnirii ori de câte ori există întrebări despre ceva abordat în timpul sesiunii de lansare. De asemenea, puteți utiliza wiki-ul pentru a adăuga actualizări pe măsură ce progresați de-a lungul ciclului de viață al proiectului.

Setați tonul potrivit pentru întregul proiect cu o întâlnire de lansare

Întâlnirea de lansare este un pas vital în orice proiect, deoarece dă tonul pentru întregul ciclu de viață al proiectului și îi ghidează pe toți cei implicați în aceeași direcție.

Puteți profita de sfaturile și instrumentele de mai sus pentru a aduce toate părțile interesate pe aceeași pagină și pentru a deschide calea pentru un flux de lucru productiv.

6 moduri simple de a vă face întâlnirile mai productive

Dacă doriți să știți cum să desfășurați o întâlnire de echipă de succes, consultați aceste 6 sfaturi esențiale pe care ar trebui să le urmați.

Citiți în continuare

Despre autor