5 sfaturi pentru a scrie e-mailuri lungi pe care destinatarii le pot citi

Trimiterea de e-mailuri lungi către clienții și colegii dvs. este de obicei respinsă. Cu toate acestea, există momente când trebuie doar să trimiteți o actualizare lungă sau o prezentare generală.

În acest caz, veți dori să vă faceți o favoare dvs. și destinatarului, ajungând direct la obiect și asigurându-vă că nu trebuie să sape prin paragrafe lungi pentru informații.

În acest articol, vă vom prezenta uneori, pe care le puteți folosi pentru a vă ajuta să vă faceți mai lizibile și mai ușor de răspuns e-mailurile mai lungi.

1. Utilizați punctele marcante pentru a rezuma

Unul dintre cele mai importante lucruri de reținut atunci când scrieți un e-mail lung este că cel mai probabil destinatarul îl va răsfoi. Procedând astfel, ei pot pierde informații sau întrebări importante, deoarece pur și simplu erau prea multe de citit.

Când scrieți un e-mail lung, doriți să vă asigurați că îi este ușor pentru destinatar să arunce o privire peste, dar totuși să găsească elementele cheie - cu alte cuvinte,

vrei să fii precis în e-mailurile tale. În acest fel, ei obțin informațiile de care au nevoie și este posibil să obțineți un răspuns mai atent.

Fiecare dintre sfaturile din acest articol vă va ajuta să obțineți un e-mail mai simplu, mai precis, mai ales folosind punctele marcatoare.

Scrierea informațiilor sub formă de puncte nu înseamnă că nu puteți conversa. Puteți fi în alte părți ale e-mailului dvs., cum ar fi salutul și semnarea. Cu toate acestea, rezumarea informațiilor în puncte va transmite mesajul rapid și eficient.

În loc să includeți fiecare detaliu, identificați informațiile cheie din mesajul dvs. și evitați să vorbiți. Destinatarul nu are nevoie de un play-by-play a fiecărui subiect, are nevoie doar de punctele principale.

2. Folosiți bold pentru puncte importante

Folosirea tuturor majusculelor într-un e-mail nu este profesională. Cu toate acestea, puteți da cititorului dvs. un semn din cap în direcția corectă, cu o îndrăzneală subtilă. Desigur, nu doriți să faceți acest lucru pentru orice, dar dacă există o anumită informație pe care doriți să vă asigurați că văd ca o dată, un memento sau o acțiune, aldine.

Exemplul folosește doar caractere aldine pentru titluri și două fraze, ambele pe care expeditorul le dorește cititorului a lua măsuri în privința—căutând informații suplimentare în procesul-verbal de întâlnire și fără a uita a întâlnire. Dacă parcurge e-mailul, este mai probabil ca acestea să-i atragă atenția și poate citi restul pentru context.

Deoarece este doar o modificare subtilă a textului, este mai puțin probabil ca destinatarul să aibă impresia că strigi, așa cum poate cu majuscule.

3. Împărțiți e-mailul în subiecte cu titluri

Adăugarea de titluri la e-mailurile tale poate suna un pic ca trimiterea unui roman destinatarului tău, dar asta nu înseamnă că trebuie să existe o mulțime de informații sub fiecare. Făcând acest lucru, pur și simplu îi ajută să treacă prin e-mail mai repede dacă există anumite informații pe care le caută sau la care trebuie să se refere mai târziu.

Punând titlul cu caractere aldine și folosind întreruperi de linie între fiecare secțiune, puteți pune spațiu între fiecare secțiune, ușurând citirea, la fel ca orice alt document.

Utilizarea titlurilor este utilă dacă aveți mai multe subiecte pe care doriți să le tratați și care nu necesită e-mailuri separate, de exemplu, o prezentare zilnică sau o actualizare a progresului.

4. Utilizați formatare diferită pentru citate

Dacă trebuie să transmiteți informații exact așa cum le-a scris altcineva, faceți modificări subtile formatării pentru a le separa de propria narațiune. În acest fel, nu există nicio confuzie în ceea ce privește unde se termină mesajul tău și unde începe celălalt.

Ghilimelele ar putea ajuta, desigur, dar dacă aveți deja mult text înainte și după, ar putea creați un paragraf lung care este mai puțin de dorit de citit și mai dificil de a extrage informații dintr-o privire.

Un alt lucru de reținut atunci când vine vorba de formatarea textului în e-mailuri, poate doriți să evitați utilizarea mai multor fonturi și culori, deoarece acest lucru poate face ca un e-mail să pară neprofesional.

5. Salvează întrebările până la sfârșit

Ați pus vreodată mai multe întrebări într-un e-mail și ați primit răspunsuri la jumătate? Acest lucru se poate întâmpla chiar și în cele mai scurte e-mailuri sau mesaje.

Încercați să vă salvați întrebările până la sfârșit și să le păstrați scurte și la obiect. Acest lucru nu numai că îl va ajuta pe cititor să le vadă, dar nu va uita ce ați întrebat pe parcurs, deoarece nu mai prezentați mai multe informații după aceea.

În plus, ei vă pot trimite un răspuns care să răspundă clar la întrebări, în ordinea în care le-ați adresat.

Poate părea prostesc, dar gândiți-vă la toate e-mailurile, textele, mesajele și mediile digitale care vă sunt prezentate zilnic. Este ușor să fii distras cu supraîncărcarea e-mailurilor sau ca o informație să iasă în evidență față de cealaltă.

Sfat suplimentar—Fii specific în linia ta de subiect

Acest sfat suplimentar funcționează pentru toate e-mailurile în general. Prin a fi specific în linia de subiect, îl ajuți pe destinatar în multe feluri — vor ști exact despre ce este vorba, îl pot prioritiza și îl pot găsi din nou mai târziu dacă trebuie să se refere la el.

De exemplu, puteți folosi cuvinte precum urmare, întrebare, aducere aminte, Actualizați, sau raport pentru a le anunța tipul de e-mail. Dacă este vorba despre o anumită întâlnire sau proiect, indicați numele. Dacă este un e-mail recurent, includeți data.

Trimiterea unui e-mail cu subiectul urmare singur nu face ca acesta să sune foarte accesibil sau important, mai ales atunci când destinatarul poate avea alte câteva e-mailuri cu același titlu în căsuța de e-mail.

Puteți chiar să anunțați oamenii în linia de subiect dacă mesajul dvs. este urgent, dar asigurați-vă că îl rezervați pentru problemele care sunt de fapt.

Comunicarea este cheia

În timp ce unii vă pot sfătui să nu trimiteți e-mailuri lungi, uneori trebuie doar să faceți acest lucru. Cel mai bun lucru pe care îl poți face pentru destinatarul tău este să rămâi la obiect și să te asiguri că poate trece peste. Nu numai că îi va ajuta să găsească informațiile de care au nevoie inițial, dar îi va ajuta și să se refere la ele mai târziu.

Data viitoare când trebuie să trimiteți un e-mail lung, de ce nu încercați unul sau mai multe dintre aceste sfaturi și vedeți cum merge.

5 sfaturi și instrumente de autoeditare pentru a vă îmbunătăți scrisul

Mulți scriitori se luptă cu procesul de editare. Dar, dacă doriți să creați conținut de calitate, este logic să vă îmbunătățiți abilitățile de editare. Iată cum.

Citiți în continuare

Despre autor