Cum să utilizați mai eficient aplicațiile de mesagerie la locul de muncă

Aplicațiile de mesagerie au schimbat, fără îndoială, modul în care comunicăm la locul de muncă, în special în timpul tranziția noastră la munca de la distanță și departe de e-mail, care a fost instrumentul de comunicare de facto pentru acest lucru lung.

În ciuda numeroaselor funcții de creștere a productivității pe care multe dintre aceste aplicații le oferă, putem susține, de asemenea, că acestea tind să facă opusul.

Aplicațiile de mesagerie vă distrug productivitatea? Sau, poate, așa le folosești? Să ne scufundăm mai adânc.

5 moduri diferite în care aplicațiile de mesagerie la locul de muncă vă pot limita productivitatea

1. Supraîncărcare informațională

De parca supraîncărcare e-mail nu a fost o problemă suficient de mare, acum trebuie să te confrunți cu fluxul constant de mesaje din aplicațiile tale de chat, care au devenit, în cea mai mare parte, noile căsuțe de e-mail. La fel ca toate e-mailurile nedorite din căsuța dvs. de e-mail, nu fiecare mesaj din aplicațiile dvs. de chat merită atenția dvs.

Probabil te-ai găsit într-un canal Slack în care nu trebuia să fii sau unul aglomerat cu prea multe participanți sau aveți colegi care discută despre cele mai recente bârfe ale celebrităților pe un canal destinat muncii probleme.

Rezultatul este supraîncărcarea de informații, care poate fi la fel de debilitantă ca o căsuță de e-mail plină de e-mail, ceea ce duce la oboseală decizională, stres și, în cele din urmă, la o productivitate redusă.

2. Informațiile vitale se pierd

Unul dintre efectele secundare ale supraîncărcării de informații este că unele informații vitale se pierd în amestecare. Dacă nu reușiți să adoptați procesele potrivite, informațiile legate de muncă pot fi rapid îngropate sub o grămadă de discuții cu apă rece sau discuții în afara subiectului.

Ajungi prin a-ți petrece cea mai mare parte a zilei de lucru cernind o mare de mesaje de la un canal sau aplicație de comunicare la alta, în speranța de a găsi informația esențială de care ai nevoie. Acesta poate fi un exercițiu în inutilitate și un imens la locul de muncă pierdere de timp.

3. Prea multe aplicații de comunicare

Ce instrument de comunicare internă folosești pentru a comunica cu colegii tăi la distanță? Microsoft Teams? Leneş? E-mail? WhatsApp?

Poate o combinație a tuturor celor de mai sus?

În căutarea celei mai noi și mai pline aplicații de mesagerie la locul de muncă, este posibil să fi instalat prea multe dintre ele, ceea ce se poate transforma rapid într-un coșmar de productivitate.

Dacă săriți constant de la o aplicație la alta pe parcursul zilei, pierdeți timpul și vă fragmentați atenția, ceea ce face dificilă concentrarea asupra oricărei sarcini.

Acestea fiind spuse, s-ar putea să doriți să găsiți modalități de a evitați utilizarea excesivă a aplicațiilor de comunicare și colaborare la locul tau de munca.

4. Ești „Întotdeauna activ”

Conectivitatea constantă și așteptările de a fi disponibile în orice moment pentru a răspunde la mesaje au devenit norma la locul de muncă de astăzi. Cu toate acestea, această cultură de a fi mereu „activ” și de a lucra în afara limitelor orelor de lucru tradiționale poate duce la mai multe consecințe nedorite.

În primul rând, munca mai lungă nu înseamnă neapărat să fii mai productiv. De fapt, are adesea efectul opus. Dacă vă treziți să lucrați până noaptea sau în weekend, este posibil să vă epuizați rapid, ceea ce va duce la o calitate și performanță reduse a muncii.

Dar, nu este vorba doar despre viața ta profesională, deoarece și viața ta personală poate începe rapid să sufere. Există puțin timp pentru relaxare și întinerire atunci când ești mereu „pornit”, ceea ce duce la probleme de sănătate mintală și fizică.

5. Notificări fără sfârșit

În încercarea ta de a fi mai conectat, în speranța de a-ți crește productivitatea, este posibil să te fi înscris din greșeală pentru un flux nesfârșit de notificări din aplicațiile tale de chat. La prima vedere, acele mici ferestre de tip pop-up și zbârcituri roșii pot părea inofensive, dar pot deveni rapid o mare distragere a atenției, conducând în mod neintenționat la schimbarea contextului și la reducerea productivității.

Uneori, doar vedea acele ferestre pop-up roșii (chiar dacă nu citiți mesajele) poate fi suficient pentru a vă face să vă pierdeți concentrarea și să vă perturbați fluxul.

Deci, ce puteți face pentru a evita aceste capcane de productivitate?

Strategii de top pentru realizarea unei comunicări productive la locul de muncă

1. Îmbrățișați comunicarea asincronă

A pune prea mult accent pe răspunsurile imediate și pe comunicarea în timp real, mai ales atunci când membrii echipei lucrează în fusuri orare diferite, poate ajunge să facă mai mult rău decât bine.

În loc să te aștepți (sau, mai rău, să ceri) răspunsuri instantanee, îmbrățișează-te comunicare asincronă. Acest stil de comunicare vă permite să răspundeți la mesaje în timpul liber, reducând întreruperile și dându-vă puterea să vă concentrați pe sarcini mai importante.

Nu este întotdeauna necesar să adăugați o altă aplicație de comunicare la arsenalul dvs. atunci când găsiți una nouă. Este nevoie de timp pentru ca toți membrii echipei dvs. să se obișnuiască cu un nou instrument, așa că de multe ori este mai bine să rămâneți doar cu ceea ce aveți, mai ales când oferă deja funcțiile de care aveți nevoie.

În loc să vă înscrieți pentru o altă aplicație, acordați-vă timp pentru a vă evalua instrumentele existente pentru a vedea dacă le puteți integra cu celelalte aplicații pe care le utilizați pentru a vă simplifica fluxul de lucru. În acest fel, nu va trebui să comutați aplicațiile la fel de des și puteți evita pierderea de productivitate asociată.

3. Creați un Wiki intern

Un wiki intern este un depozit central pentru cunoștințele și informațiile echipei dvs. Este o modalitate excelentă de a vă păstra toate informațiile vitale organizate și accesibile într-un singur loc.

Un wiki poate ajuta la reducerea nevoii de comunicare constantă, făcându-le mai ușor pentru membrii echipei să găsească răspunsuri la întrebările lor. De asemenea, puteți utiliza wiki-ul intern pentru a crea un manual de comunicare cu echipa dvs. pentru a documenta cele mai bune practici și îndrumările la nivel de companie.

Aceasta poate include orice, de la cum și când să utilizați instrumente specifice, până la definirea a ceea ce considerați comunicarea „urgentă” și timpul ideal de răspuns.

Modul în care vă folosiți instrumentele de comunicare și colaborare vă poate afecta semnificativ productivitatea. Dacă sunteți întrerupt în mod constant de notificări, încercați să vă personalizați setările pentru a minimiza distragerile.

De exemplu, puteți dezactiva notificările pentru anumite canale sau conversații, puteți configura orele Nu deranjați sau chiar puteți amâna complet notificările în timpul programului dvs. de focalizare. Personalizându-vă instrumentele pentru a se potrivi mai bine nevoilor dvs., vă puteți recupera controlul asupra productivității.

În plus, dacă utilizați Slack, puteți adăuga Extensia @Must-Read în spațiul dvs. de lucru pentru a vă asigura că mesajele urgente sunt întotdeauna văzute. Această aplicație Slack vă permite să marcați anumite mesaje drept citiri obligatorii, iar membrii echipei vor avea toate mesajele lor critice într-un singur lot, pentru a evita pierderea timpului derulând prin istoricul chat-urilor.

Utilizați aplicațiile dvs. de mesagerie în modul corect pentru a maximiza productivitatea

În timp ce aplicațiile de chat pot fi o modalitate excelentă de a crește productivitatea, ele pot fi, de asemenea, o distragere semnificativă dacă nu sunt utilizate corespunzător. Putem concluziona că depinde în primul rând de modul în care utilizați aceste instrumente.

Urmând strategiile de mai sus, puteți relua controlul asupra productivității și puteți evita acele capcane de productivitate.

Cum să depășești suprasolicitarea de colaborare la locul tău de muncă

Citiți în continuare

Despre autor