Cum să înțelegeți formulele Excel pas cu pas

Înțelegerea formulelor poate fi o provocare uneori când fișele noastre de date devin complexe. Din fericire, Excel are mai multe funcții de auditare a formulelor care ne ajută să le înțelegem mai bine.

În acest articol, vom examina modul în care caracteristica de evaluare vă ajută să înțelegeți formulele complexe, împărțindu-le în pași și modul în care alte funcții de audit simplifică procesul.

Cum ajută funcțiile de auditare a formulelor să înțelegem mai bine formulele?

Următoarele sunt câteva beneficii ale utilizării funcțiilor de audit pentru a înțelege mai bine formulele:

1. Sunt utile atunci când se evaluează formulele utilizate în foile precalculate create de alții.
2. Ele facilitează localizarea și eliminarea erorilor, atât din formule, cât și din celulele de care depinde execuția formulei.

Cum funcționează funcția de evaluare?

Iată câteva lucruri de reținut atunci când utilizați funcția de evaluare în Excel:

1. Subliniază partea formulei care va fi evaluată în pasul următor.
2. De fiecare dată când dai clic
   instagram viewer
   A evalua, procesul de evaluare va trece la pasul următor prin calcularea rezultatelor evaluării anterioare.
3. Dacă doriți să vedeți la ce celulă (celule) se referă caracteristica în partea subliniată, faceți clic A interveni.
4. Presare Iesi afara vă va duce înapoi la procesul de evaluare.

Este posibil să opriți procesul de evaluare prin apăsare Închide, dar nu puteți sări peste niciun pas implicat în procesul de evaluare.

Pentru o înțelegere mai clară a acestui lucru, să-l aplicăm unui set de date.

Cum să utilizați funcția de evaluare a formulei pentru a înțelege formulele pas cu pas

Ca exemplu, luați în considerare următoarea situație în care eligibilitatea bonusului a fost calculată folosind formula Imbricată.

Pentru a vedea cum Excel a implementat această formulă, mergeți la celula în care a fost implementată formula, faceți clic pe Formule fila și faceți clic Evaluați formula în panglică.

Continuați să apăsați pe A evalua butonul până când evaluarea ajunge la rezultatul final.

Mai jos este o listă cu toți pașii implicați în proces.

Cu cât formula este mai complicată, veți găsi mai mulți pași în procesul de evaluare. Cu toate acestea, fiecare pas este efectuat separat, așa cum se vede aici.

Cu toate acestea, ca și în cazul oricărei formule sau caracteristici din Excel, caracteristica de evaluare are și unele limitări. Pentru a afla mai multe despre aceste limitări, vizitați secțiunea de note din Pagina de asistență Microsoft. Dacă oricare dintre aceste limitări vă împiedică să vă faceți treaba, opțiunea de a trece la Alternative Excel este întotdeauna disponibil.

Alte funcții de audit pentru a înțelege mai bine formulele

Câteva alte caracteristici de audit ajută la o mai bună înțelegere și analiză a formulei, pe lângă caracteristica de evaluare. Iată câteva dintre ele:

1. Urme precedente

Urmărire precedente este o funcție de auditare a formulei care desenează săgeți care indică toate celulele de care depinde rezultatul final al celulei selectate.

Pentru exemplul prezentat mai sus, celula D2 ieșirea finală depinde de celule B2 și C2. De îndată ce selectați celula dorită și faceți clic pe Urme precedente opțiunea, Excel va desena săgeți care se referă la celule B2 și C2.

Prin urmare, atunci când aveți de-a face cu seturi de date complexe cu multe formule, puteți verifica rapid dependențele tuturor formulelor și puteți filtra celulele pentru a face modificările de care aveți nevoie.

2. Dependenți de urmărire

Dependenții de urmărire fac opusul precedentelor de urmărire din Excel. Vă arată rapid ce formule sau celule vor fi afectate dacă modificați valorile din celulele selectate.

Prin urmare, această caracteristică este, de asemenea, utilă atunci când se modifică valorile din setul de date prin urmărirea săgeților pentru a evita întreruperea formulelor deja existente.

După cum se arată în exemplul de mai sus, modificarea valorilor din celulă C2 va schimba rezultatul formulei în celulă D2.

Prin urmare, este util să urmăriți dependenții și precedentele acestora pentru a înțelege sau evalua mai bine formulele și dependențele lor. După ce ați analizat formula, faceți clic pe Eliminați săgețile pentru a elimina urmele.

3. Arata formula

O altă caracteristică, arată formula, afișează formulele în fiecare celulă, mai degrabă decât valorile de ieșire. În acest fel, dacă există o mulțime de formule răspândite pe o foaie de calcul, puteți să vă uitați rapid la fiecare pentru o înțelegere rapidă.

4. Verificarea erorilor

Utilizând verificarea erorilor, puteți identifica rapid tipul de erori dintr-o formulă. Vă arată eroarea exactă, ce tip de eroare este și o scurtă descriere pentru a vă ajuta să o înțelegeți mai bine. Astfel, puteți identifica rapid erorile și le puteți depana cu doar câteva clicuri.

În plus, această caracteristică ajută la localizarea erorilor în formule complexe care altfel ar fi greu de găsit. În plus, ajută atunci când formulele care se execută pe unele celule nu reușesc să genereze rezultate pentru altele.

Limitările caracteristicilor de auditare a formulelor

Una dintre limitările semnificative ale tuturor celor patru funcții de auditare a formulei este că funcționează doar pe o singură foaie. În timp ce dependenții de urme și precedentele arată că formula depinde de celulele dintr-o altă foaie, nu le poate localiza așa cum poate în aceeași foaie.

Prin urmare, dacă doriți să verificați dependența celulelor dintr-o foaie sau registru de lucru cu valori în alte foi sau registre de lucru, acestea nu vor ajuta prea mult și va trebui să le localizați manual.

Fereastra de vizionare, o altă funcție de auditare în Excel, vă permite să verificați informațiile din diferite foi fără a schimba foile în mod repetat. Să vedem cum te ajută să înțelegi formulele.

Cum să utilizați funcția Fereastra de vizionare pentru a înțelege mai bine formulele

Fereastra ceasului acționează ca o mică fereastră care conține informațiile pe care le-ați adăugat și rămâne vizibilă atunci când schimbați foile din același registru de lucru. Îl puteți folosi pentru a analiza dependența formulelor dintr-o foaie Excel modificând valorile într-o altă foaie de lucru și observând efectul fără a comuta între foi.

Să-l folosim pe un set de date pentru a clarifica ideea. Mai jos, puteți vedea că formula din celula F3 depinde de o celulă din foaia 2. Deoarece arată o eroare, să analizăm mai bine formula creând o fereastră de urmărire.

1. Alege celula F3 și faceți clic pe Fereastra de ceas.
2. Mergi la Foaia 2.
3. Puteți remedia eroarea din foaia 2 utilizând Verificarea erorilor caracteristică.
4. Introduceți o nouă valoare în celulă B4 în foaia 2.
5. Lovit introduce.

Pașii de mai sus vor modifica datele din Foaia 1, care pot fi vizualizate în caseta Fereastra de urmărire fără a trece la Foaia 1.

Prin urmare, în timp ce analizați formule complexe cu dependențe multiple pe mai multe foi, puteți crea numeroase ferestre de ceas, modificați valorile pe diferite foi și vedeți impactul rezultat asupra formulelor dvs. Prin urmare, caracteristica fereastra ceasului simplifică analiza formulei pentru noi.

Funcțiile Excel ne ajută să înțelegem mai bine formulele, dar ar trebui și tu organizați-vă mai bine foile de calcul, astfel încât acestea sunt mai ușor de navigat.

Utilizați funcțiile de auditare a formulelor pentru a înțelege mai bine formulele

Funcțiile de auditare a formulelor vă vor fi utile atunci când analizați și înțelegeți formulele din foile de calcul. Utilizați-le după convenția dvs. pentru a simplifica gestionarea foilor de calcul.

Excel are multe funcții avansate care simplifică gestionarea datelor, cum ar fi funcțiile de auditare a formulelor care vă ajută să înțelegeți mai bine formulele. Acestea includ potrivirea neclară, importul de statistici de pe site-uri web, eliminarea duplicatelor etc.

6 caracteristici avansate Microsoft Excel pe care trebuie să le cunoașteți

Citiți în continuare

Despre autor