Conducerea unei echipe distribuite poate fi o provocare. Cum asigurați colaborarea atunci când aveți membri ai echipei aflați în fusuri orare diferite? Și toți au resursele necesare pentru a lucra productiv și a-ți atinge obiectivele echipei?
Deși sunt multe de gândit atunci când gestionați o forță de muncă de la distanță, multe provocări pot fi atenuate atunci când utilizați sistemul de management al proiectelor monday.com pentru a rămâne conectat. Dar, deoarece aceasta este o platformă cu nenumărate opțiuni, vă ajută să cunoașteți câteva bune practici, astfel încât echipa dvs. de la distanță va prospera oriunde s-ar afla. Iată opt dintre cele mai bune.
1. Gestionarea programului echipei dvs
Angajații de la distanță pot fi bazați pe diferite fusuri orare, ceea ce face dificilă urmărirea cine este online și la ce oră. Chiar și pentru cei cu sediul local, frumusețea lucrului de la distanță înseamnă că membrii echipei dvs. ar putea prefera să se conecteze atunci când se simt cei mai productivi. Unele pot fi bufnițe de noapte, în timp ce altele ar putea să se ridice devreme și să înceapă să lucreze înainte de răsăritul soarelui.
În loc să te bazezi pe calculatoare de fus orar sau să încerci să ții evidența programelor tuturor în mintea ta, folosește luni pentru a mapa totul în alb și negru. Utilizați secțiunea de actualizare a programului dvs. săptămânal pentru a nota absențe sau pentru a solicita schimbări de ture.
2. Utilizați un Director de companie
În funcție de dimensiunea organizației dvs., este posibil să aveți sute sau chiar mii de angajați care lucrează în diferite locații. Creați un director al companiei pentru a menține toată lumea în legătură și colaborați pe monday.com.
Veți adăuga membri ai echipei în funcție de rolul lor, apoi veți adăuga o coloană pentru a le afișa fotografia de profil, informațiile de contact și fusul orar local. Mai bine, dați clic pe harta pentru a vedea locația lor globală.
3. Organizarea Intalnirilor
Întâlniri video la distanță poate fi esențială pentru restabilirea echipelor, dar poate fi dificilă coordonarea acestora atunci când membrii echipei se află în fusuri orare diferite. De asemenea, este important ca aceste interacțiuni față în față să nu împiedice productivitatea.
Utilizați monday.com pentru a crea un tablou de întâlnire, cu elemente rând pentru a descrie subiectul întâlnirii. Pentru ca lucrurile să funcționeze fără probleme, încărcați agenda întâlnirii din timp și atribuiți acțiuni anumitor membri ai echipei. În acest fel, toată lumea știe ce trebuie discutat și își poate pregăti propriile cuvinte și documentație în avans.
Adăugați un rezumat al punctelor importante ale întâlnirii după încheierea întâlnirii, astfel încât toată lumea să fie la curent cu ceea ce s-a discutat, inclusiv punctele de acțiune după cum este necesar. Și dacă cineva nu a reușit să o facă? Monday.com se integrează cu Zoom, astfel încât să puteți adăuga o înregistrare a întâlnirii pentru ca echipa dvs. să o țină din urmă mai târziu.
4. Configurarea unei biblioteci de resurse pentru echipă
Angajații de la distanță au nevoie de acces la resurse partajate, cum ar fi ghidurile de branding ale companiei, șabloanele și documentele de înscriere a angajaților. Dar trecerea printr-un drive partajat sau foldere pe foldere de e-mailuri pentru a găsi documentul potrivit poate fi consumatoare de timp.
În schimb, configurați o bibliotecă de resurse în Monday.com și adăugați toate fișierele și linkurile relevante într-un singur loc central. De asemenea, puteți adăuga comentarii la fiecare document, astfel încât membrii echipei să poată pune întrebări sau să ofere feedback fără a fi nevoie să căutați persoana potrivită pe care să o contactați.
5. Obiectivele echipei de urmărire
Menținerea transparenței este cheia pentru conducerea unei echipe de succes la distanță. Când toată lumea poate vedea cum se desfășoară echipa și ce mai are de realizat, pot rămâne concentrați și motivați.
Utilizați funcția de urmărire a obiectivelor de la monday.com pentru a stabili obiective și rezultate cheie (OKR) pentru echipa dvs. Folosiți widget-uri precum afișajul bateriei sau diagramele, pentru ca toată lumea să vadă cât de aproape sunteți de atingerea țintelor.
6. Utilizarea automatizării
Monday.com oferă o gamă largă de funcții pentru a automatiza sarcinile și pentru a vă menține echipa conectată, chiar și atunci când nu vă aflați la birou. Automatizările facilitează maximizarea eficienței fără a vă perturba fluxul de lucru. Ele pot fi configurate pentru a face lucruri precum trimiterea de mementouri, actualizarea stărilor și atribuirea de sarcini.
De exemplu, puteți crea o automatizare care trimite un mesaj unui membru al echipei atunci când i s-a atribuit o sarcină. Sau, puteți configura o automatizare pentru a actualiza starea unei sarcini atunci când cineva comentează despre aceasta. Profitați la maximum de capacitatea platformei de a personaliza automatizările, astfel încât să puteți finaliza acțiuni precum mutarea articolelor într-un flux de lucru separat sau declanșarea unei alerte speciale pentru echipa dvs. doar cu una clic.
Pentru a configura o automatizare monday.com, selectați un declanșator, cum ar fi o schimbare de stare sau o persoană care este atribuită unui articol. Declanșatoarele dvs. vor avea nevoie de o condiție atribuită acestuia și apoi veți selecta un punct de acțiune, cum ar fi notificarea unui canal Slack sau trimiterea unui e-mail.
7. Utilizarea șabloanelor de echipă
Simplificați modul în care lucrează membrii echipei, creând o serie de șabloane de echipă pentru sarcinile pe care le efectuează în mod regulat. De exemplu, dacă echipa dvs. organizează întâlniri săptămânale de stare, puteți crea un șablon de întâlnire cu agenda și formatul întâlnirii. În acest fel, membrii echipei pot completa doar detaliile relevante în fiecare săptămână, fără a fi nevoie să înceapă de la zero.
De asemenea, puteți crea șabloane pentru înscrierea de noi membri ai echipei, planuri de proiect și campanii de marketing.
8. Funcții de căutare rapidă
Productivitatea este totul în lucrul de la distanță. Este ușor să fii supraîncărcat de instrumentele de comunicare și colaborare care au fost menite să ne simplifice rolurile. Pentru a economisi tone de timp în fiecare zi, obișnuiește-te să folosești următoarele caracteristici:
- Cautare rapida: utilizare CTRL/CMD + K pentru a accesa Căutarea rapidă și pentru a accesa imediat panourile accesate recent.
- Selectare lot: de aici, luați mai multe articole folosind funcția de selectare a lotului de pe panoul dvs. Faceți clic pe caseta de acțiune din stânga oricărui element, apoi țineți apăsat SCHIMB pentru a face clic pe altă casetă pe un articol separat.
Profitând de funcțiile de luni, cum ar fi șabloanele, automatizarea și căutarea rapidă, puteți eficientiza fluxul de lucru al echipei și crește productivitatea.
Dacă nu sunteți vândut pentru utilizarea luni, merită să vă uitați și alte instrumente de management de proiect precum Asana și Trello. Cel mai important lucru este să găsești un instrument care să funcționeze pentru tine și echipa ta. Cu sistemul potrivit, vă puteți gestiona cu succes echipa de la distanță, indiferent unde se află în lume.