Colaborarea cu colegii tăi ar trebui să fie ușor, cu atât de multe modalități de a ajunge la ei. Dar, uneori, folosirea mai multor instrumente de comunicare poate deveni copleșitoare, iar utilizarea pe cea greșită poate sta în calea unei conversații.
Deci, când este cel mai eficient să scrieți un e-mail, să trimiteți un mesaj sau să utilizați un software de management de proiect? Citiți mai departe pentru a afla care instrument de comunicare este ideal pentru discuția dvs.
Când să trimiteți un e-mail
Dacă aveți multe informații de rezumat și detalii de inclus în mesajul dvs., trimiterea unui e-mail este opțiunea ideală. Este, de asemenea, cea mai bună cale pentru solicitări.
Deoarece o conversație prin e-mail este de obicei mai lentă decât una ținută printr-o aplicație de mesagerie, îi oferă destinatarului mai mult timp să ia în considerare informațiile. Ei pot sta cu el dacă au nevoie și pot oferi un răspuns bine gândit când sunt gata.
Deși este obișnuit să crezi că colegii tăi nu vor aprecia e-mailurile lungi, există
multe moduri în care puteți formata e-mailuri lungi astfel încât informațiile importante să iasă în evidență. În niciun caz nu vrei să scrii un roman, dar emailul îți permite să prezinți toate informațiile deodată, într-un mediu care se simte mai puțin urgent.Gândește-te doar la propriile preferințe. Ați prefera să primiți un e-mail lung, dar precis, pe care simțiți că aveți timp să îl luați în considerare, sau să primiți un mesaj lung Slack în timp ce încercați să vă concentrați pe alte proiecte?
Pe lângă faptul că vă simțiți mai puțin grăbiți, e-mailurile sunt mai rapid de găsit și de referit mai târziu, ușor de redirecționat către altcineva și este ușor să includeți pe alții din afara locului dvs. de muncă. De asemenea, oferă mesajului tău mai multă formalitate față de Slack sau o aplicație similară. Unele situații în care e-mailul este probabil ideal sunt:
- Rezumarea unui eveniment, raport, proiect sau feedback.
- Făcând o cerere.
- Trimit orice formal.
- Inclusiv pe cineva din afara locului de munca.
- Orice lucru lung sau important, mai ales dacă destinatarul va trebui să se refere la el mai târziu.
Când să trimiteți un mesaj
Instrumentele de mesagerie precum Slack vă vor oferi probabil un răspuns mai rapid decât e-mailul. Este un loc excelent pentru a pune întrebări simple, a intra rapid cu colegii tăi și a împărtăși idei.
Deși răspunsurile rapide sunt uneori ceea ce aveți nevoie, este important să rețineți că va trebui să vă păstrați întrebările simple pentru ca acest lucru să se întâmple. Datorită răspunsurilor rapide tipice aplicației, este ușor pentru destinatari să treacă cu vederea detaliile sau mesajele întregi, în special într-un canal sau spațiu de lucru zgomotos.
Acest lucru ar putea duce la conversații mai lungi decât este necesar sau la actualizări importante neobservate, mai ales dacă canalul este atât de ocupat încât colegii tăi l-au dezactivat.
Folosind mențiuni în Slack vă poate ajuta să direcționați puțin conversațiile în grupuri sau canale, dar cel mai bine este să vă păstrați mesajele scurte și la obiect. Dacă nu poți și Slack este locul preferat al echipei tale, încearcă să folosești punctele marcante pentru a rezuma. De asemenea, doriți să luați în considerare dacă aveți timp pentru o conversație atunci când trimiteți un mesaj. Colegul tău poate fi rapid să urmărească, să caute clarificări sau să pună întrebări proprii.
Dacă vreodată o conversație în Slack durează, deoarece lucrurile nu sunt clare, poate fi mai rapid să-ți suni colegul la telefon sau să folosești Instrumentul Slack de adunare numai pentru voce pentru a clarifica. Slack cu siguranță nu este singurul instrument de mesagerie disponibil, dar dacă doriți să mențineți lucrurile raționalizate, cel mai bine este să alegeți o aplicație pe care toată lumea din organizația dvs. o va folosi.
În plus, dacă doriți să păstrați lucrurile profesionale, veți dori să evitați să utilizați aplicații personale precum Facebook Messenger sau mesaje text. Unele situații în care o aplicație de mesagerie este ideală sunt:
- Pune întrebări rapide.
- Împărtășirea ideilor și colaborarea.
- Se trimit actualizări rapide.
- Efectuarea de anunțuri – pe canalul potrivit.
Când să utilizați software-ul de management de proiect
Uneori este ideal să folosiți instrumente de comunicare în cadrul unui software de management de proiect, cum ar fi ClickUp. Cel mai important beneficiu de a face acest lucru este că dvs. și dvs colegii vor petrece mai puțin timp comunicând, precum și căutând fragmente de informații în căsuțele dvs. de e-mail, mesaje și oriunde în care discutați muncă.
Folosind ClickUp, puteți păstra orice activitate sau proiect într-un singur loc.
Secțiunea de comentarii din cadrul unui card de activitate din ClickUp vă permite să trimiteți întrebări sau clarificări colegilor dvs. Aici puteți eticheta pe alții, aloca comentarii și atașați documente justificative.
De asemenea, puteți partaja o sarcină sau un proiect completând informațiile adecvate și desemnând pe altcineva proiectul în sine sau ca observator. Asigurați-vă că utilizați secțiunea de descriere pentru a adăuga mai multe detalii, la fel ca un e-mail.
În plus, poți creați un panou de solicitare a proiectelor în ClickUp ca o modalitate pentru tine și echipa ta de a-ți atribui rapid sarcini reciproc și de a cere ajutor. Câteva situații în care comunicarea cu software-ul de management de proiect este ideală:
- Pentru a pune o întrebare specifică proiectului.
- Pentru a partaja un comentariu, idee sau sugestie specific unui proiect.
- Ai o misiune de delegat altcuiva.
- Aveți documente justificative care vă vor ajuta la realizarea unui proiect.
Alte sfaturi pentru o comunicare eficientă
Indiferent de mediul pe care îl alegeți, iată o listă cu mai multe sfaturi care vă vor ajuta să comunicați eficient:
- Trimite totul deodată—dacă aveți știri, feedback, o actualizare sau ceva de spus, trimiteți-le pe toate odată, mai degrabă decât fragmente odată. Menținerea totul laolaltă ajută la limitarea notificărilor și a distragerii sau anticipării care apare după ce cineva trimite mesajul „hei”.
- Utilizați liniile de subiect și canalele— nu numai că menținerea subiectelor și canalelor relevante vă va ajuta să obțineți răspunsurile pe care le căutați, dar și dvs. și colegii dvs. veți putea găsi informațiile mai târziu.
- Respectați o singură metodă—dacă primiți un e-mail, răspundeți prin e-mail. Dacă este un mesaj, răspundeți în aceeași aplicație. Dacă rămâneți consecvenți, conversațiile dvs. sunt accesibile și organizate.
Eficientizați comunicarea și creșteți-vă productivitatea
În timp ce ai atât de multe instrumente de comunicare la îndemână face ca discuția cu colegii tăi să fie convenabilă, uneori utilizarea pe cea greșită poate deveni un obstacol. Dacă aveți multe de spus, e-mailul este cel mai bun pariu. Dacă vrei să fii rapid și la obiect, mergi cu un messenger precum Slack.
În cele din urmă, dacă gândul sau ideea ta se referă la o sarcină, fă-ți o favoare ție și colegilor tăi, împărtășindu-l în software-ul tău de management de proiect în cadrul sarcinii respective. În timp ce susține conversația, ar trebui să te gândești și la modul în care tu și colegii tăi o veți găsi mai târziu, dacă este necesar.
