A începe din nou cu un nou software de management de proiect este un proiect în sine. Fiecare este diferit de celălalt, așa că, pe lângă încercarea de a vă mapa toate proiectele, este posibil să aveți de-a face cu o curbă de învățare. Poate fi copleșitor.

Cu toate acestea, un lucru pe care toți îl au în comun este că planificarea în avans poate ajuta la o tranziție lină. În plus, vă veți configura pentru a păstra un spațiu de lucru curat și consistent. Citiți mai departe pentru a afla ce pași puteți face atunci când începeți cu un nou software de management de proiect.

Decizi cum vrei să folosești software-ul de management de proiect

Înainte de a configura software-ul, aveți nevoie de un plan pentru modul în care doriți să îl utilizați. Știind cine va folosi contul și tipurile de panouri de proiect din cadrul vă va ajuta să începeți.

Cu cine vei lucra?

Va mai fi cineva pe cont? Cine sunt ei și care sunt rolurile lor? Nivelul de confidențialitate și permisiunile pe care le puteți seta pentru echipa dvs. vor varia în funcție de cea pe care o utilizați și de nivelul la care vă abonați. Deci, este bine să planificați din timp, chiar înainte de a selecta unul, cine folosește contul și la ce doriți să le oferiți acces.

instagram viewer

De exemplu, versiunile personale ale Notion sunt foarte diferite de Echipă cont, dar puteți colabora folosind oricare. Cele personale oferă pagini care încep private și vă permit să invitați oaspeți, în timp ce Echipa contul deblochează spații de lucru colaborative care vă permit să partajați cu întreaga organizație departe.

În cadrul organizației dvs., veți dori, de asemenea, să luați în considerare cui doriți să acordați permisiuni de administrator. În plus, dacă software-ul dvs. permite oaspeților, puteți determina dacă partajarea unui panou de proiect cu clienții, contractorii sau alții din afara locului dvs. de muncă este necesară sau nu.

Ce fel de panouri de proiect veți folosi?

Puteți face mai mult decât să creați schițe simple de proiect în software-ul dvs. de management de proiect. Poti de asemenea:

  • Creați panouri de solicitare a proiectelor în care dvs. și colegii dvs. puteți delega sarcini diverse sau puteți cere ajutor. ClickUp este un software excelent pentru a crea unul, dar le puteți construi în orice software de management de proiect.
  • Conturați un flux de lucru în curs de la început până la sfârșit pentru a obține o imagine de ansamblu rapidă a proiectelor în care se află etapele.
  • Creați o tablă deschisă de atribuire în care dvs. și colegii dvs. vă puteți atribui sarcinilor disponibile.

Decizi cum să organizezi software-ul de management de proiect

Acum că știți cu cine lucrați și tipurile de panouri de proiect pe care le veți folosi, trebuie să determinați cum doriți să organizați contul.

Cum faci asta este într-adevăr o chestiune de preferință, dar numărul de oameni cu care lucrezi te va ajuta și să te decizi. Există multe moduri în care vă puteți organiza panourile de proiect, cum ar fi:

  • Client
  • Proiect
  • Departament
  • Echipă

Puteți folosi chiar și o combinație a celor de mai sus. Dar, dacă lucrezi cu o companie mare, organizarea pe departamente sau echipe va simplifica găsirea proiectelor și sarcinilor pentru toată lumea.

Pe măsură ce organizați articolele, doriți să evitați complicarea excesivă a numelor sarcinilor, proiectelor, panourilor și folderelor. Tu și colegii tăi veți găsi rapid ceea ce aveți nevoie dacă mențineți lucrurile cât mai simple posibil.

Acest lucru este valabil mai ales în cazul subdosarelor. Dacă instrumentul pe care îl utilizați oferă subdosare, întrebați-vă înainte de a crea unul dacă este cu adevărat necesar și, dacă da, determinați numele optim atunci când alții îl caută. Includerea unei serii de dosare mici, goale sau etichetate greșit va crea doar confuzie.

Gândiți-vă la asta aproape ca la folderele de fișiere de pe computer. Vrei să poți găsi ceea ce cauți în cât mai puține clicuri posibil.

Adăugarea de sarcini la software-ul de management de proiect

Odată ce ați stabilit cum doriți să vă organizați sarcinile și proiectele, puteți începe să le mapați. În primul rând, este util să faci o listă cu proiectele în derulare și să le descompuneți în elemente de acțiune. Puteți face acest lucru pe hârtie sau în software-ul de procesare a textului - oricare metodă funcționează cel mai bine pentru dvs.

Respectarea proiectelor curente va ajuta la simplificarea procesului. Creați panouri și sarcini numai pentru proiectele la care lucrați în prezent sau pe care le urmează, în loc să includeți informații învechite sau substituenți.

Asigurați-vă că numiți panourile de proiect în consecință și includeți numai sarcinile conexe. Această ierarhie vă va ajuta să găsiți detalii mai rapid și vă va oferi dvs. și colegilor dvs. o privire de ansamblu rapidă asupra stării unui proiect.

De exemplu, dacă dezvoltați un nou site web pentru un produs, ați crea un panou de proiect și ați numi-o ceva de genul Site-ul web al produsului. Apoi, veți enumera toate elementele de acțiune care alcătuiesc un site web ca sarcini în interior. Deci, lucruri precum alegerea unui nume de domeniu, configurarea găzduirii, proiectarea wireframe-urilor și așa mai departe.

Dacă vă mențineți sistemul pentru adăugarea proiectelor și sarcinilor consecvent, este mai puțin probabil să aveți nevoie de timp pentru dezordinea sau reorganizarea.

Ce să evitați când configurați software-ul de management de proiect

Câteva lucruri pe care doriți să le evitați atunci când configurați un nou software de management de proiect sunt:

  • Făcând totul deodată— începeți cu o listă de proiecte curente, pentru a evita să fiți copleșiți sau să vă aglomerați spațiul de lucru.
  • Folosind fiecare caracteristică— mai ales dacă este un cont plătit, s-ar putea să credeți că doriți să obțineți valoarea banilor dvs. Cu toate acestea, există o mulțime de clopote și fluiere care vin cu software-ul de gestionare a proiectelor, care ar putea doar să stea în cale. Cercetarea produsului în prealabil este una dintre cele moduri în care puteți evita oboseala caracteristicilor.
  • Proiecte prea complicate— luați o abordare cu cât mai puțin este mai mult atunci când vă planificați proiectele. De exemplu, o mulțime de software de management de proiect oferă subsarcini mai puțin vizibile pe care le puteți încadra în altele mai mari. Cu toate acestea, ar putea fi plictisitor pentru dvs. să enumerați pașii dintr-o sarcină și pentru colegul dvs. de serviciu să-i bifați.

Începeți cu software-ul dvs. de management de proiect

Începeți cu un nou software de management de proiect este mai puțin copleșitor dacă planificați puțin înainte și începeți cu puțin. În loc să o construiți cu proiecte învechite sau cu informații de substituent, creați articole pe măsură ce mergeți și păstrați un sistem de denumire consecvent pentru sarcini, proiecte și foldere.

Amintiți-vă să păstrați totul simplu. Cu cât aveți nevoie de mai puține clicuri pentru a găsi ceea ce aveți nevoie, cu atât mai bine.