Pe măsură ce tot mai multe organizații adoptă munca de la distanță, au nevoie de toate resursele pe care le pot aduna pentru a avea întâlniri virtuale productive. În ciuda numeroaselor software de întâlnire virtuală de pe piață, unele echipe de afaceri încă nu le-au găsit pe cele potrivite.
Microsoft Teams creează condiții de concurență echitabile pentru ca echipele de lucru să se implice și să colaboreze virtual, fără a pierde banii. Citiți în continuare în timp ce discutăm despre cum vă puteți crește productivitatea cu ajutorul sistemului.
1. Programați cu precizie întâlnirea
Programarea este primul pas pentru a avea o întâlnire pe Microsoft Teams. Deși puteți începe o întâlnire oricând, dacă doriți să vi se alăture alte persoane, trebuie să le informați în prealabil.
Când configurați o întâlnire pe Microsoft Teams, ar trebui să luați în considerare fusurile orare ale participanților. Dacă sunteți gazda, puteți programa o întâlnire cu fusul dvs. orar și va reflecta automat fusurile orare ale participanților pe tablourile de bord ale acestora.
Pentru a crește participarea la întâlnire, programați-o la o oră care se potrivește majorității participanților, dacă nu tuturor. Programarea unei întâlniri la ore ciudate ar putea împiedica membrii echipei dvs. să apară. Chiar dacă apar, s-ar putea să nu participe optim dacă timpul este oprit.
2. Alegeți un moderator
Faptul că găzduiești o întâlnire pe Microsoft Teams nu înseamnă că trebuie să fii moderatorul întâlnirii. Unul dintre modalități de a organiza cu succes o întâlnire de echipă la distanță este să numiți un moderator, mai ales dacă aveți deja prea mult de lucru.
Încredințați moderatorului dvs. responsabilitatea de a conduce agenda întâlnirii și de a implica participanții în mod eficient. Moderatorul ar trebui să urmărească îndeaproape comportamentele participanților și să se asigure că nimeni nu constituie o pacoste în timpul întâlnirii. Acordați moderatorului acces și control adecvat la setările întâlnirii, astfel încât să poată iniția comenzi atunci când este necesar.
3. Optimizați experiența online
Întâlnirile online sunt cele mai productive în setările potrivite. Înainte de a lansa o întâlnire, găsiți un loc și o poziție potrivite. Asigurați-vă că camera dispozitivului dvs. computer este în stare bună pentru o calitate excelentă a imaginii. Același lucru este valabil și pentru audio. Asigurați-vă un microfon cu o calitate audio bună. Testează-ți camera și microfonul înainte de începerea întâlnirii pentru a evita surprizele neplăcute.
În timp ce majoritatea gazdelor preferă să stea confortabil și să-și transmită mesajul cu o imagine elegantă, alții preferă să se conecteze cu participanții pe un stand. Microsoft Teams oferă mai multe fundaluri personalizate pentru a vă înfrumuseța spațiul online.
4. Ia notite
Luarea notițelor este una dintre modalitățile de a desfășura o întâlnire virtuală productivă. Când procesați o mulțime de informații, există tendința de a pierde unele detalii esențiale. Deoarece există doar atât de mult pe care creierul tău poate reține, poți pierde informații vitale dacă nu iei notițe. De aceea, luarea de note este esențială în timpul întâlnirilor.
Nu aveți nevoie de pix și hârtie pentru a lua notițe atunci când aveți o întâlnire în Microsoft Teams. Instrumentul oferă un bloc de note unde puteți scrie și salva informații de la o întâlnire. Puteți reveni oricând la notele dvs. pentru a prelua agenda cheie a întâlnirii dvs.
5. Dezactivează participanții care nu vorbesc
Zgomotul împiedică productivitatea la locul de muncă. Dacă nu îl ciupiți din răsputeri, ți-ar putea împiedica și întâlnirea virtuală. Chiar și atunci când depuneți eforturi pentru a fi într-un loc liniștit pentru întâlnirea dvs., alți participanți ar putea să nu facă același lucru. Microsoft Teams vă ajută să scăpați de zgomot cu funcția de dezactivare a sunetului.
În calitate de gazdă a unei întâlniri, puteți dezactiva sunetul nu doar pe dvs., ci și pe alți participanți la întâlnire pe Microsoft Teams. Regula este să dezactivați în orice moment participanții care nu vorbesc. Făcând acest lucru creează ordine și decor. Ceilalți participanți vor înțelege mesajul pe care îl transmite un participant vorbitor.
6. Utilizați fereastra de chat pentru a accentua
Întâlnirile virtuale trebuie să fie captivante pentru a menține participanții interesați. Oamenii se plictisesc cu ușurință de discuții lungi, așa că trebuie să folosiți și fereastra de chat din Microsoft Teams pentru a le menține atenția.
În calitate de gazdă, puteți crea o fereastră de chat în care dvs. și ceilalți participanți puteți lăsa comentarii relevante despre întâlnire. Este un loc bun pentru a scrie informații cheie de care participanții ar trebui să fie conștienți. Moderatorul poate cere participanților să renunțe la orice întrebări pe care le pot avea în fereastra de chat, astfel încât toată lumea să poată înțelege întrebările clar.
7. Înregistrați întâlnirea
O greșeală pe care o fac gazdele întâlnirilor virtuale este că nu reușesc să țină evidența tuturor activităților. Când trebuie să se refere la un subiect, nu pot. Microsoft Teams a simplificat procesul de înregistrare prin introducerea unei funcții de înregistrare pentru a înțelege rapid fiecare detaliu mic.
Realizarea de referințe face parte dintr-un proces de învățare și păstrarea unei evidențe a fiecărei întâlniri online este extrem de benefică. Când înregistrați întâlnirea pe Microsoft Teams, aveți dovezi concrete ale detaliilor întâlnirii.
8. Estompați fundalul
Așa cum un mediu zgomotos ar putea face pe altcineva să rateze mesajul pe care un vorbitor îl transmite într-o întâlnire online, un fundal zgomotos poate provoca, de asemenea, distrageri. De exemplu, un tablou frumos la un participant vă poate distrage atenția de la ceea ce spune. S-ar putea chiar să-ți uiți linia de gândire.
Microsoft Teams permite participanților să-și estompeze fundalul, astfel încât aceștia să se poată concentra pe ei înșiși și pe ceea ce discută. Cu această funcție, nu trebuie să vă faceți griji că aveți fundalul perfect pentru întâlnirea dvs.
9. Utilizați funcția Whiteboard
Mulți utilizatori nu folosesc la maximum funcția de tablă albă din Microsoft Teams. Este o pânză online pentru a vă surprinde mesajele și ideile în acțiune.
Tabla albă Microsoft Teams este utilă atunci când trebuie să explicați idei complexe membrilor echipei în timpul unei întâlniri. Oferă diverse elemente de schiță pentru a vă ajuta să vă exprimați gândurile în mod clar.
10. Activați partajarea ecranului
Uneori, explicarea ideilor și conceptelor echipelor într-o întâlnire virtuală nu este suficientă. Trebuie să le arătați informațiile așa cum sunt pe computerul dvs. Microsoft Teams face acest lucru posibil cu funcția sa de partajare a ecranului.
Aveți posibilitatea de a îmbunătăți nivelul de implicare al participanților în întâlnirea dvs. online cu Microsoft Teams atunci când activați partajarea ecranului. Vă permite să le arătați altor persoane despre ce vorbiți și exact cum se află în sistemul dvs.
Faceți ca întâlnirile dvs. virtuale să merite cu Microsoft Teams
Întâlnirile virtuale au venit pentru a rămâne. Echipele de lucru fac progrese mari în interacțiunea între ele din locațiile lor îndepărtate. Dar pentru ca acest lucru să se întâmple, trebuie să fii intenționat să profiti la maximum de întâlnirile tale prin valorificarea numeroaselor funcții din Microsoft Teams.
Dacă aveți de gând să găzduiți oameni la o întâlnire, faceți-o să merite optimizând experiența. Creați spațiu pentru ca toată lumea să contribuie și să împărtășească idei. Când membrii echipei tale văd valoarea întâlnirilor tale, vor fi nerăbdători să se alăture ori de câte ori programați o întâlnire.
