Partajarea fișierelor este o practică obișnuită în munca în echipă. Dar este contraproductiv când fișierele pe care le partajați sunt dezorganizate și vă împrăștie sistemul. Există doar atât de multă muncă pe care o poți face în mijlocul aglomerației.
Organizarea fișierelor partajate este cheia pentru eficientizarea fluxului de lucru. Dacă nu reușiți să faceți acest lucru, puteți pierde fișiere importante sau le puteți amesteca în timpul lucrului. Consultați modalități eficiente de a vă organiza fișierele partajate pentru o productivitate sporită.
1. Examinați fișierele existente
Revizuirea periodică a fișierelor existente este necesară pentru a vă menține sistemul bine organizat. Există o șansă mare să aveți unele fișiere pe sistem pe care nu le mai folosiți sau de care nu mai aveți nevoie. Aceste fișiere pot rămâne acolo și pot ocupa spațiu fără știrea dvs.
Acordați-vă întotdeauna timp pentru a vă revizui fișierele, astfel încât să le puteți șterge pe cele de care nu mai aveți nevoie și să le actualizați pe cele învechite pentru a obține cea mai bună valoare de pe urma lor. Examinarea fișierelor dvs. singură ar putea fi dificil de a ține pasul. Educați și învățați-i pe membrii echipei sau pe angajați despre importanța revizuirii fișierelor existente. Această sarcină simplă creează un spațiu de lucru curat pentru o eficiență mai mare.
2. Creați și denumiți folderele dvs. în detaliu
Nimic nu este mai dezorientator decât să-ți petreci majoritatea orelor de lucru căutând fișiere în sistemul tău. Salvați-vă problemele creând diferite foldere pentru fișierele dvs. în funcție de categoriile acestora.
Stăpânirea cum să vă organizați folderele în detaliu economisește timp și crește productivitatea. Puteți naviga rapid în fișierele sau folderele fără a le deschide pentru a le identifica sau a le accesa. În mod similar, crearea și denumirea folderelor îi ajută pe membrii echipei să identifice ce fișiere le aparțin pentru acces și cele care conțin informații sensibile.
Când vă denumiți folderul, încercați pe cât posibil să evitați să folosiți nume lungi și complicate, deoarece sunt greu de reținut. De asemenea, evitați să folosiți caractere și simboluri speciale pentru că nu numai că nu sunt vizibile, dar sunt și lipsite de sens. În cele din urmă, dacă trebuie să folosiți spații pentru a separa cuvintele, folosiți în schimb litere de subliniere sau liniuțe.
3. Limitați-vă folderele
Deși crearea și denumirea folderelor este o practică bună pentru organizarea fișierelor partajate, nu exagerați. Având un singur folder pentru fiecare fișier pe care îl aveți, va crea dezordine. Veți avea prea multe fișiere pe sistemele dvs. și acest lucru poate fi copleșitor.
Deci, în loc să creați un folder pentru fiecare fișier, îmbinați fișierul într-un folder cu conținut similar. Știi exact unde să cauți atunci când cauți fișiere din aceeași categorie.
4. Renunțați la stocarea locală
Stocarea locală era elementul de bază, dar odată cu digitizarea, există opțiuni mai viabile. Deci, dacă încă folosiți stocarea locală pentru a vă salva fișierele, sunteți blocat în trecut. Pe lângă faptul că este costisitoare de întreținut datorită achiziționării de lățime de bandă mai mare pentru a stoca mai multe fișiere, stocarea locală prezintă un risc de securitate. Dacă cineva modifică dispozitivul dvs. de stocare, puteți pierde toate informațiile pe care le aveți pe acesta.
Deci, în loc de stocare locală, alegeți stocarea în cloud. Cu stocarea în cloud, puteți să vă accesați fișierele de la distanță, să aveți mai mult spațiu de stocare și să implementați o securitate mai puternică. Verificați cei mai ieftini furnizori de stocare în cloud pentru a economisi costuri.
5. Adopți software cu control al versiunilor
Există șanse mari să fie nevoie să vă modificați fișierele după ce le creați. Controlul versiunilor vă ajută să urmăriți modificările aduse unui fișier sau colecție de fișiere. Urmărirea manuală a modificărilor este descurajantă și vă poate deruta.
Așa cum poți folosi aplicații de control al versiunilor pentru a vă crește productivitatea, puteți utiliza un software de organizare a fișierelor cu control al versiunii pentru a urmări modificările pe care le faceți unui fișier, astfel încât să nu le amestecați.
Menținerea tuturor membrilor echipei pe aceeași pagină este rolul sistemului de control al versiunilor. Cel mai important, se asigură că toată lumea din echipă colaborează și lucrează la același proiect, asigurându-se în același timp că toți folosesc cea mai recentă versiune a fișierului.
6. Creați comenzi rapide și favorite
Dacă aveți un buget limitat sau aveți nevoie de o acțiune rapidă, cel mai bine este să creați comenzi rapide și favorite. O comandă rapidă este o referință la un fișier de pe hard disk. Un program, un fișier sau un folder poate fi determinat de indicatorul acestuia.
Deoarece conține informații despre locația fișierului original, comanda rapidă este un fișier minuscul care utilizează foarte puțin spațiu de stocare. Duplicatul nu se potrivește exact cu fișierul original. Astfel, fișierul original este încă intact atunci când eliminați comanda rapidă.
Puteți plasa cele mai frecvent utilizate programe și comenzi rapide pentru foldere în locuri ușor accesibile, cum ar fi tabloul de bord de lucru sau bara de lansare rapidă cu ajutorul comenzilor rapide.
7. Pre-creați șabloane de foldere
O altă modalitate de a vă organiza fișierele partajate este să precreați un șablon temporar. Puteți pre-crea șabloane de folder dacă nu sunteți sigur ce șablon să utilizați în acest moment.
Crearea prealabilă a unui șablon de folder vă ajută să păstrați unele fișiere într-un folder, în loc să le lăsați oriunde în sistem. De asemenea, previne apariția ciupercilor în spațiu. Dacă în sfârșit vă determinați standul pe acele foldere pre-create, le puteți muta sau nu în spațiul de stocare permanent.
8. Utilizați software-ul de organizare automată
Una dintre cele mai eficiente moduri de a vă organiza fișierele partajate este să încorporați software-ul de organizare automată în sistemul dumneavoastră. Organizarea manuală a fișierelor nu este doar obositoare, ci și consumatoare de timp. Mutarea diferitelor fișiere în locații specifice necesită atenție la detalii.
Chiar și așa, există tendința ca lucrurile să alunece printre crăpături. Dar este un alt joc cu mingea atunci când automatizezi procesul cu un software de organizare. Un software eficient de organizare va plasa fișierele dvs. partajate în locațiile potrivite, cu puțină supraveghere sau deloc. Tu și echipa ta veți avea mai mult timp pe mâini pentru a vă concentra pe sarcini mai importante pentru a vă crește productivitatea.
9. Ștergeți fișierele învechite
Fișierele învechite nu vă sunt de nici un folos. Cu excepția cazului în care intenționați să le actualizați, nu au nicio afacere în sistemul dvs. Dacă faceți un bilanț al fișierelor dvs., puteți descoperi că fișierele pe care nu le mai utilizați ocupă spațiu de stocare semnificativ. Ștergerea acestora vă va oferi mai mult spațiu pentru a crea și stoca fișiere relevante.
De asemenea, lăsarea fișierelor învechite în fișierele de sistem poate fi îmbinată accidental cu fișiere mai noi sau actuale, provocând confuzie. Acest scenariu poate apărea atunci când aceste fișiere sunt în mâinile unor angajați noi sau fără experiență. Pentru a automatiza acest proces, puteți opta pentru un software de ștergere a fișierelor, cum ar fi PrivaZer, Tocător de documente, și Glary Utilities, printre alții.
Organizarea fișierelor partajate pentru o productivitate sporită
Un spațiu de lucru curat crește productivitatea. Puteți accesa cu ușurință orice document de care aveți nevoie și puteți muta lucrurile fără obstacole. Organizarea fișierelor partajate nu numai că vă va spori productivitatea, dar vă va face și mai eficient, deoarece veți fi mai concentrat pe sarcinile la îndemână.
Interesant este că nu trebuie să faci totul singur. Puteți utiliza instrumente automate pentru a face ridicarea și plasarea, astfel încât să vă puteți implica în alte sarcini care necesită atenția dvs.
