Când vine vorba de estimarea timpului și managementul de proiect independent, cel mai important lucru este să vă urmăriți cu exactitate orele de lucru. Este important să vă cunoașteți bine proiectul pentru a oferi clienților cu încredere o estimare realistă a cât timp va dura o anumită sarcină.

La urma urmei, nu doriți să vă aflați că supraîncărcați sau subîncărcați clienții. Să aruncăm o privire la câteva dintre indicațiile pe care ar trebui să le țineți cont atunci când faceți acest lucru.

1. Definiți domeniul de aplicare al proiectului dvs

Primul pas este să vă asigurați că aveți o înțelegere fermă a ceea ce va presupune proiectul. Aflați exact ce sarcini, termene limită și bugete vă veți gestiona. Înțelegerea concretă a domeniului și sarcinilor implicate vă va ajuta să evitați orice cheltuieli inutile.

Atenție la scăparea lunei. Dacă nu ești atent, proiectul tău se va extinde probabil mai mult decât ai anticipat inițial. Cel mai bun mod de a evita acest lucru este să ai un Structura de defalcare a muncii

instagram viewer
(WBS) pentru a mapa toate sarcinile în detaliu și pentru a vă simplifica fluxul de lucru cu clientul în mod eficient. Puteți utiliza, de asemenea, un șablon pentru domeniul de aplicare al proiectului în acest scop.

Descarca:Smartsheet (Disponibil ca fișier Excel)

2. Utilizați o tehnică adecvată de estimare a timpului

Cu orice preț, ar trebui să încercați să evitați subestimarea și supraestimarea. Mulți freelanceri tind să-și coteze tariful orar atunci când determină valoarea muncii efectuate, dar acest lucru poate duce fie la facturi umflate. sau chiar subîncărcare pentru timpul dvs. – mai ales dacă nu ați ținut cont de neprevăzute, constrângeri de resurse și alte factori. Iată câteva metode pentru a estima cu exactitate orele de proiect:

  • Judecata expertului: Acest lucru este necesar în cazurile în care datele sunt dificil sau imposibil de măsurat sau în care specificațiile detaliate nu sunt exact disponibile. Cheia utilizării acestei tehnici este să obțineți cât mai multe informații și analize înainte de a lua o decizie. Ar trebui să utilizați această metodă pentru a identifica sub-sarcinile și durata acestora în etapa de estimare a eforturilor și de prognoză a timpului.
  • Estimare analogă: Estimarea analogă este o practică obișnuită care implică utilizarea unui proiect(e) cu caracteristici similare ca bază pentru estimarea dvs. Puteți folosi experiența anterioară, mediile din industrie sau alte resurse pentru a vă ajuta cu acest proces. În esență, estimarea analogă utilizează date istorice din proiecte similare pentru a face o estimare.
  • Estimare în trei puncte: Această metodă implică determinarea tuturor scenariilor posibile (optimiste, pesimiste și cel mai probabil), precum și a probabilităților lor de apariție și apoi elaborarea unei estimări finale. Este de obicei calculat folosind tehnica distribuției triunghiulare sau estimarea PERT beta.

Când utilizați metoda distribuției triunghiulare, puteți lua media următoarelor estimări - estimarea optimistă (O), estimarea pesimistă (P) și estimarea cea mai probabilă (M). Deci, ecuația distribuției triunghiulare va arăta astfel:

E= (O+P+M)/3

PERT înseamnă „Tehnica de evaluare și revizuire a programelor”. Este un model de luare a deciziilor care ajută grupurile să-și prioritizeze munca, determinând de cât timp au nevoie pentru a îndeplini diferite sarcini.

Metoda de distribuție beta PERT este mai mult o medie ponderată. Oferă mai multă pondere rezultatului cel mai probabil și mai puțină pondere celorlalte rezultate. Managerii de proiect folosesc de obicei această metodă pentru a estima datele de finalizare a proiectului, deoarece tinde să fie mai precisă.

Ecuația PERT Beta poate fi estimată în felul următor:

Distribuția PERT Beta = (P + O + 4ML ) / 6

Urmând exemplul nostru de mai sus, să presupunem că, în cazul unui freelancer care lucrează la Sarcina A (ceea ce se întâmplă cu fie o campanie pe rețelele sociale) cea mai optimistă estimare este de două săptămâni, iar cel mai rău scenariu este nouă săptămâni. Estimarea cea mai probabilă este de patru săptămâni.

Aplicând ecuația PERT beta, timpul estimat aproximativ s-ar dovedi a fi de 4,5 săptămâni. Folosind această metodă, putem lua în considerare și abaterea standard în acest caz pentru a oferi clienților noștri un timp de finalizare mai larg. Pentru Sarcina A, o putem exprima după cum urmează:

Abaterea standard = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Acest lucru merge la 1,75 în exemplul nostru. Prin urmare, putem da o fereastră de finalizare probabilă de 6,25 săptămâni, în loc de 4,5 săptămâni.

  • Estimare de jos în sus: Cea mai simplă (și mai precisă) metodă de calculare a orelor de lucru pentru proiecte independente este abordarea estimării de jos în sus. Această abordare sugerează să începeți chiar de la baza structurii dvs. de defalcare a muncii, numărând toate cheltuielile și apoi adăugând după cum este necesar.

Cu această abordare, puteți crea estimări precise, pornind de la partea de jos și crescând fiecare cost din domeniul de aplicare al proiectului. Vă ajută să aveți toate costurile acoperite dintr-o singură mișcare.

3. Calculați-vă raportul de fudge

Deoarece toți freelancerii nu lucrează în același mod, poate fi greu să măsurați cât timp petrec lucrând la un proiect. În astfel de cazuri, utilizarea unui calculator de proporții de fudge vă poate ajuta să calculați estimări precise. Vă ajută să vedeți proporția de timp supra/subestimată, astfel încât să vă puteți optimiza orele facturabile.

De exemplu, dacă estimați că vă va dura patru zile pentru a finaliza un proiect, dar vă ia doar două zile, atunci raportul de fudge este de 2:1. Scopul ratei fudge este de a determina cât de repede vă puteți trece prin sarcinile din proiectul dvs. și cât de mult timp aveți în program.

4. Contează pentru Timp inactiv și pauze

S-ar putea să credeți că puteți pur și simplu să adunați orele pe care le dețineți, dar nu așa funcționează. Zilele de vacanță și orele de inactivitate ar trebui luate în considerare în numărul total de ore pe care intenționați să lucrați.

Dacă nu iei pauze, vei ajunge să te epuizezi mai repede decât ai anticipat. Dacă utilizați instrumente de colaborare precum Slack sau Todoist, devine important să configurați un starea de concediu sau lipsa de la birou la luarea liberă.

Dacă vă luați o zi liberă, atunci ar trebui să o luați în considerare în timp ce calculați numărul de ore pe care intenționați să lucrați pe săptămână. Dacă ați prelungit timp inactiv sau o pauză la locul de muncă, atunci merită remarcat și acest lucru - pur și simplu adăugați o oră sau două la numărul total de ore lucrate în fiecare săptămână.

Descarca: Vârful42 (Disponibil ca fișier Excel)

5. Luați în considerare planificarea, situațiile neprevăzute și revizuirile

Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac freelancerii este că nu țin cont de timpul de planificare. În mod similar, estimările pentru situații neprevăzute sunt necesare pentru a ține cont de circumstanțe neprevăzute care pot apărea pe parcursul unui proiect, de exemplu, constrângerile de resurse.

  • Planificare: Veți avea nevoie de timp pentru a vă planifica munca și pentru a vă asigura că primiți toate informațiile de care aveți nevoie de la clienți. Acest lucru este important în special atunci când lucrați cu clienți care sunt noi în industria dvs. sau care nu au mai lucrat niciodată cu dvs.
  • Administrare: Veți avea nevoie de timp pentru sarcini administrative, cum ar fi trimiterea facturilor sau configurarea conturilor de rețele sociale. De asemenea, este posibil să aveți nevoie de timp pentru urmărirea clienților după finalizarea proiectelor.
  • Contingente/Revizuiri: Dacă un proiect durează mai mult decât se aștepta sau dacă ceva nu merge bine cu un proiect, este posibil să aveți nevoie de timp suplimentar pentru sarcini administrative sau pentru a face completări sau revizuiri.

Urmărirea timpului este o modalitate excelentă de a înțelege cât de mult timp petreci fiecărui proiect. Puteți utiliza instrumente precum șabloanele de cronologie a proiectului sau șabloane de foaie de pontaj și aplicații de urmărire a timpului pentru a vă asigura că obțineți date adecvate despre cât timp vă ia pentru a finaliza sarcinile.

Veți găsi, de asemenea, că configurarea unui sistem de urmărire a timpului, cum ar fi Tehnica Pomodoro, vă va ajuta să creșteți productivitatea, să vă urmăriți progresul și să vă asigurați că respectați termenele limită.

7. Examinați estimările dvs. finale

Ți-ai terminat estimarea și acum este timpul să faci acel număr final. Unul dintre lucrurile pe care va trebui să le faceți aici este să vă revizuiți estimarea. Verificați dacă au fost omise sarcini din estimare. Dacă da, adăugați acele ore suplimentare înapoi în estimarea finală. Folosind o varietate de modele de management de proiect poate ajuta.

Dacă aveți o estimare de la clientul dvs., examinați-o pentru a vă asigura că cifrele sunt în limite rezonabile. Dacă există o discrepanță între cele două estimări ale tale, cere-le mai multe detalii despre ceea ce doresc și cum doresc să se facă.

Evaluați și gestionați cu acuratețe orele facturabile

Tema orelor de proiect este una controversată pentru freelanceri, deoarece fiecare persoană va avea propriul tarif (pe baza experienței, expertizei în materie, cerințelor clienților etc.) și a metodologiei de rezolvare a problemelor.

Dacă intenționați să vă calculați orele facturabile pentru independenți, atunci cunoașterea acestor sfaturi și trucuri va fi neprețuită. Sperăm că vă vor economisi timp și bani pentru următorul dvs. proiect și vor face întregul proces mult mai puțin stresant.