De ce aveți nevoie de un plan de productivitate și cum să creați unul

Cultura Hustle ne face pe toți să ne gândim că trebuie să punem fiecare secundă în muncă dacă vrem să ne atingem obiectivele financiare (sau de auto-îmbunătățire). Nu numai că este dăunătoare sănătății noastre mentale și fizice, dar este și contraproductivă.

Când singurul lucru pe care îl aveți în vedere este să „făcuți mai mult”, adesea vă lipsește eficiența și acuratețea. Chiar dacă dedică mai multe ore, nu obții atât de multă muncă. Asta pentru că nu plănuiești.

Cu toții suntem conștienți de importanța planificării pentru succesul oricărui proiect, dar când vine vorba de productivitate, ne aruncăm direct în ea fără să ne gândim prea mult. Tocmai de aceea eșuăm adesea în atingerea obiectivelor noastre de productivitate.

Ce este un plan de productivitate și de ce este important să ai unul?

În timp ce termenul „plan de productivitate” se explică de la sine, este vital să îi oferim o definiție clară și concisă pentru a ști exact ce presupune termenul:

Un plan de productivitate conturează obiectivele tale (atât pe termen scurt, cât și pe termen lung) și le programează strategic pe parcursul zilelor, săptămânilor sau lunilor dvs. pentru a vă crește productivitatea, abordând în același timp impedimentele cheie productivitate.

V-ați întrebat vreodată de ce vizionarea videoclipurilor YouTube despre hack-uri de productivitate noaptea târziu sau citirea articolelor despre îmbunătățirea productivității nu au fost fructuoase? Nu pentru că toate acele articole și videoclipuri oferă sfaturi și strategii greșite.

Cu toții avem mentalități, obiective și probleme diferite; fiecare dintre noi are un stil de lucru diferit și provine din medii diferite. Aceste articole și videoclipuri de pe internet sunt generalizate și nu abordează setul nostru unic de probleme și impedimente în calea productivității.

Având la dispoziție un plan de productivitate adecvat, nu va trebui să sari orbește de la o sarcină la alta. Veți avea o foaie de parcurs adecvată a zilei (săptămâna sau lună), făcându-vă mai concentrat pe obiectivele dvs. și mai puțin probabil să vă distras atenția. Planificarea productivității vă oferă un sentiment de control, făcându-vă mai puțin probabil să vă simțiți copleșiți sau stresați.

Cum se creează un plan de productivitate

Planificarea productivității nu este știință rachetă. Tot ce ai nevoie este să iei atitudinea potrivită, să-ți amintești obiectivele și să pornești cu o minte deschisă. Trebuie să arunci pe fereastră toate dogmele de productivitate de „trezire la 4 dimineața” sau „dușuri reci” și să vezi ce funcționează pentru tine.

Întrucât un plan de productivitate este unic pentru obiectivele, temperamentul și mentalitatea dvs., nu există linii directoare stricte cu privire la cum să faceți unul. Cu toate acestea, următorii pași oferă o foaie de parcurs flexibilă a procesului pe care o puteți utiliza:

1. Stabiliți obiective SMART

Mersul fără scop nu te va duce nicăieri. Având o evidență a obiectivelor și sarcinilor dvs., treceți de la o sarcină la alta mai ușor. De aceea, este important să stabiliți obiective SMART, deoarece acestea vă ajută să urmăriți progresul, să îmbunătățiți motivația și să creșteți productivitatea.

Odată ce ai obiectivele pe hârtie, gândește-te la tot ce trebuie să faci pentru a le atinge. Acestea pot include sarcini legate de jobul dvs. sau obiectivele de afaceri, obiceiuri de auto-îmbunătățire, proiecte personale sau responsabilități zilnice. Începeți cu orice vă vine în minte, oricât de banal pare, și grupați-le în scopuri relevante.

2. Ține evidența timpului

Urmăriți modul în care vă petreceți timpul pe parcursul zilei pentru a vă face o idee despre ziua obișnuită. Câte ore productive gestionați pe zi? Ce activități îți consumă cea mai mare parte a timpului? Faceți acest lucru timp de câteva zile și veți fi uimit de cât de mult timp vă distrag atenția sau activități banale, cum ar fi verificarea e-mailurilor sau fluxurilor de rețele sociale.

Puteți utiliza TimeCamp pentru a urmări automat timpul computerului. Tot ce aveți nevoie este să vă înregistrați pe site-ul lor și să descărcați aplicația pentru computer, iar aceasta va începe să vă urmărească timpul.

3. Analizează-ți foaia de pontaj și notează provocările cu care te confrunți în prezent

După ce vă urmăriți timpul pentru câteva zile, veți avea suficiente date pentru a obține informații valoroase. Dacă ați folosit TimeCamp, accesați jurnalul de timp și veți avea un cont detaliat al zilelor dvs.

În timp ce analizați jurnalul de timp, puneți-vă următoarele întrebări:

• Câte ore pe zi lucrezi?
• Cât timp trece în rețelele sociale?
• Ce activități vă ocupă cea mai mare parte a timpului?
• Cât timp v-a luat pentru a finaliza o anumită sarcină?

Răspunsul la aceste întrebări te va ajuta să observi obstacolele care te împiedică să devii mai productiv. Odată ce cunoașteți problemele, puteți începe să vă gândiți la soluțiile lor.

În afară de distragerile obișnuite, cum ar fi rețelele sociale, ar trebui să notați și alte lucruri, aparent irelevante, care v-ar putea împiedica să deveniți mai productiv. Intreaba-te pe tine insuti:

• Îți este greu să lucrezi după-amiaza târziu?
• Te simți letargic de cele mai multe ori?
• Nu dormi bine?

În timp ce notezi provocările, ar trebui să fii fidel cu tine însuți. Încercați să nu vă spuneți scuze pentru comportamentele tale neproductive.

4. Creați și urmați un program

Folosind informațiile din analiza dvs., creați un program, luând în considerare obiectivele dvs. Deși Google Calendar este excelent pentru programare, dacă nu funcționează, luați în considerare utilizarea alternative gratuite la Google Calendar pentru a vă programa ziua.

În funcție de obiectivele dvs. și de orele de vârf de productivitate, atribuiți ore zilnice sau săptămânale adecvate pentru muncă, fitness, petrecere a timpului liber, familie sau proiecte personale. Nu există bine sau greșit; totul depinde de obiectivele și preferințele tale personale.

De exemplu, dacă doriți să începeți o nouă afacere, ar trebui să alocați câteva ore pe săptămână pentru a lucra la afacerea dvs. Dar dacă scopul tău este să obții un corp de vară grozav, reduce timpul petrecut pe telefon și programează mai multe sesiuni săptămânale de gimnastică.

Indiferent de obiectivele tale, este important să ții un program realist. Nu doriți să programați fiecare ultima secundă a zilei. Programul tău ar trebui să fie suficient de flexibil pentru a se potrivi planurilor bruște. Și nu uitați să includeți pauze bine câștigate. Scopul nu este de a rămâne ocupat, ci de a crește productivitatea.

5. Găsiți-vă strategia de productivitate ideală și respectați-o

Productivitatea nu vine în mod natural pentru majoritatea dintre noi. Cu toate acestea, utilizarea metodelor încercate și testate poate ajuta la ușurarea procesului. Iată câteva strategii de productivitate pe care le poți folosi în programul tău:

Metoda Ivy Lee

Metoda Ivy Lee este o strategie simplă, dar eficientă, de încorporat în programul tău. Faceți o listă cu 6 sarcini pe care trebuie să le îndepliniți în fiecare zi. Clasează-le în ordinea importanței și începe cu cea mai importantă sarcină. Scopul este de a termina o sarcină la un moment dat.

Odată ce ați terminat cu prima sarcină, treceți la următoarea, apoi la următoarea, până când ați terminat cu lista. Dacă nu reușiți să finalizați toate cele șase sarcini, mutați-le în ziua următoare.

Dacă doriți să aflați mai multe, iată un ghid detaliat despre cum să utilizați metoda Ivy Lee pentru o productivitate fără stres.

Principiul Pareto

Principiul Pareto, cunoscut și sub numele de regula 80/20, este o strategie de productivitate faimoasă care pune accentul pe concentrarea pe cele mai importante sarcini. Conform principiului Pareto, 20% dintre sarcinile (cele mai importante) produc 80% din rezultate.

Utilizați regula 80/20 pentru a vă prioritiza sarcinile în timp ce vă concentrați pe rezultatele dorite. Identificați sarcinile cheie care vor produce cele mai multe dintre aceste rezultate și concentrați-vă mai întâi pe finalizarea acestor sarcini.

Tehnica Pomodoro

Crește-ți productivitatea cu metoda Pomodoro concentrându-se pe o singură sarcină timp de 25 de minute și apoi luând o scurtă pauză. Metoda Pomodoro este perfectă pentru îndeplinirea sarcinilor mari și descurajante. Devine mult mai ușor de angajat și de finalizat atunci când descompuneți sarcina în mai multe sarcini mai mici (pe care le puteți finaliza în 25 de minute).

6. Reanalizați-vă performanța și experimentul

Planificarea productivității nu este un lucru unic. Este posibil ca primul dvs. plan de productivitate să nu fie atât de detaliat sau de eficient pe cât sperați. De aceea, este important să vă revizuiți progresul săptămânal și lunar.

Vedeți cât de bine funcționează planul dvs. de productivitate. Identificați obstacolele pe care le-ați fi ratat și ajustați-vă planul pentru a le rezolva. Dacă o anumită strategie nu dă rezultate, încercați una diferită și notați rezultatele.

Creșteți-vă productivitatea cu un plan de productivitate

Dacă sfaturile de productivitate pe internet nu funcționează, este timpul să creați un plan de productivitate personalizat. Planul tău ar trebui să abordeze toate obstacolele care te-au împiedicat să-ți atingi potențialul maxim. Când creați planul, asigurați-vă că vă programați sarcinile cu prioritate înaltă pentru a profita de orele de vârf de performanță.

Deși un plan de productivitate vă va ajuta cu siguranță, este important să îl urmați până la capăt. Asta înseamnă crearea unui mediu de lucru fără distrageri, inclusiv telefonul tău. Dar dacă este important să ai smartphone-ul aproape, ar trebui să urmezi obiceiurile bune pentru smartphone-uri.