În timpul gestionării unui proiect, este important să vă asigurați că echipa dvs. este pe aceeași pagină și lucrează eficient. Cu toate acestea, este mai ușor de spus decât de făcut. Încurajarea productivității în cadrul echipei poate fi puțin descurajantă. Din fericire, aplicații precum Microsoft Lists pot face această sarcină mai ușor de gestionat.
Microsoft Lists face parte din ecosistemul Microsoft 365. În timp ce la suprafață, sună ca o aplicație simplă pentru lista de activități, vă permite să faceți mult mai mult decât atât datorită șabloanelor sale flexibile. Vom arunca o privire la ceea ce este posibil cu această aplicație și cum o puteți folosi pentru a vă crește productivitatea.
1. Programarea Conținutului
Microsoft Lists vă permite să gestionați rapid și ușor publicarea de conținut pe mai multe platforme. Programatorul de conținut este unul dintre numeroasele șabloane disponibile în aplicație. Puteți programa postări pentru rețelele sociale, bloguri sau site-uri web și chiar puteți urmări performanța acestor postări.
Este similar cu crearea unui programator de conținut în Google Calendar, dar obțineți un șablon gata făcut aici, care este ușor de modificat. Acest șablon vă permite să vă concentrați pe crearea de conținut de înaltă calitate și să simplificați procesul de creare/distribuire prin partajarea calendarului cu echipa dvs. Lista vă permite, de asemenea, să atribuiți proiecte diferiților membri ai echipei și vă permite să urmăriți cu ușurință termenele limită.
2. Urmărirea progresului muncii
The Monitorul progresului muncii șablonul vă va ajuta să vă organizați și să vă gestionați munca și proiectele. Vă permite să vedeți toate sarcinile și proiectele dvs. într-un singur loc, permițându-vă să stabiliți priorități și să rămâneți la curent cu ceea ce trebuie făcut.
Puteți atribui sarcini membrilor echipei dvs. și puteți verifica progresul acestora în timp real. Acest lucru este, de asemenea, util pentru a judeca cât timp durează de obicei o anumită sarcină, astfel încât să puteți lua în considerare acest lucru pentru planificarea viitoare. Aplicația facilitează, de asemenea, clasificarea sarcinilor, stabilirea unei priorități și stabilirea unei date de începere/limită.
Unele dintre aceste caracteristici sunt similare cu cele mai bune aplicații de gestionare a sarcinilorși aceasta este o mare laudă pentru ceea ce este, în esență, o simplă aplicație asemănătoare unei foi de calcul la suprafață.
3. Probleme de urmărire
Indiferent dacă lucrați singur sau cu o echipă, problemele și problemele vor apărea în cadrul proiectelor. Aceasta ar putea include erori de software, probleme tehnice, revizuiri de proiectare etc. Din fericire, puteți folosi Detector de probleme șablon din Listele Microsoft pentru a gestiona orice probleme care apar în timpul unui proiect.
Șablonul include detalii despre fiecare problemă, cum ar fi prioritatea, starea și cine este responsabil pentru rezolvarea acesteia. Puteți folosi aceste informații pentru a vă asigura că problemele importante sunt rezolvate cu promptitudine, ajutând echipele să rămână organizate și să fie la curent cu munca lor. Îți spune chiar și când a fost raportată o problemă, astfel încât să poți reveni la ea pentru referințe viitoare.
4. Urmărirea noilor recruți
Dacă partea ta a jobului implică angajarea, interviul și includerea de noi recruți, ești conștient de cât de obositoare poate fi întreaga încercare. The Tracker de recrutare șablonul din Listele Microsoft facilitează gestionarea procesului de angajare a noilor recruți.
Puteți urmări particularitățile fiecărui candidat, cum ar fi titlul postului, timpul interviului, recrutorul și multe altele. Acest șablon vă permite chiar să vizualizați profilul LinkedIn al fiecărui candidat și să reluați un CV direct din aplicație. De asemenea, facilitează monitorizarea progresului fiecărui solicitant pe parcursul întregului proces de angajare
5. Îmbunătățirea proceselor de lucru
Microsoft Lists ajută, de asemenea, la construirea unui proces de lucru eficient pentru fluxuri de lucru productive. Acest lucru ușurează gestionarea muncii. Acest instrument vă ajută să identificați blocajele și ineficiența procesului curent și să găsiți modalități de a le remedia.
Deși nu există un șablon stabilit pentru acest lucru în mod specific, combinația dintre progresul lucrării, programatorul de conținut și șabloanele de itinerar al evenimentului sunt utile. Vă puteți da seama cu ușurință care sarcini durează mai mult, astfel încât să puteți găsi modalități de a simplifica procesul în timpul fazei de planificare.
Fiecare listă vă permite, de asemenea, să vedeți ce membri ai echipei au nevoie de mai mult timp pentru a finaliza o anumită sarcină, permițându-vă să abordați rapid problemele de productivitate/eficiență cu echipa.
6. Urmărirea cheltuielilor
Gestionarea fluxului de numerar este crucială pentru succesul financiar, iar evidența cheltuielilor este importantă pentru orice afacere. Din fericire, există un șablon pentru asta numit Tracker cheltuieli în Listele Microsoft. Vă permite să urmăriți și să controlați fiecare cheltuială pe care o face afacerea dvs.
Puteți introduce cheltuieli individuale introducând suma, data și categoria achiziției sau cheltuielilor. Categorizarea simplifică destul de mult acest șablon, permițându-vă să sortați și să gestionați rapid diferite categorii.
Vă permite chiar să adăugați chitanțe pentru a calcula fluxul de numerar lunar sau anual. Acest lucru funcționează similar cu Instrumentul de urmărire a bugetului Notion și ajută la gestionarea bugetelor proiectelor.
7. Gestionarea activelor
The Manager de active șablonul din aplicație vă permite să urmăriți toate dispozitivele din organizația dvs. Folosind acest șablon, vă puteți da seama cu ușurință când dispozitivele sunt verificate și returnate. Puteți atribui o etichetă de material fiecărui produs și puteți vedea cu ușurință starea, modelul, numărul de serie și proprietarul actual al fiecărui dispozitiv.
În plus, puteți adăuga rapid o fotografie, data achiziției, prețul de achiziție și numărul de comandă pentru fiecare dispozitiv care este fie verificat, fie verificat în sistem. Puteți chiar să adăugați note care vă spun despre starea dispozitivului pentru fiecare activ.
Liste Microsoft: un software foarte subestimat pentru gestionarea muncii dvs
S-ar putea să fiți surprins de ceea ce este oferit cu Microsoft Lists. Dacă sunteți deja abonat la Microsoft 365, atunci folosirea listelor ar trebui să fie o idee simplă pentru dvs. De asemenea, se compară bine cu alte aplicații de productivitate, având în vedere că șabloanele sunt la egalitate cu unele dintre cele mai bune șabloane Notion.
Singurul lucru care lipsește cu Microsoft Lists este luarea de note. Deși puteți crea note în aplicație, un șablon adecvat pentru a face acest lucru va transforma aceasta într-una dintre cele mai bune aplicații de productivitate de acolo. Chiar și atunci, cantitatea de lucruri pe care le poți face cu această aplicație este incredibilă.