Poate că vă aflați într-o poziție în care trebuie să le cereți ajutor colegilor sau să le trimiteți sarcini, dar te simți puțin ciudat în privința asta – sau pur și simplu nu-ți pasă de toate apelurile și e-mailurile înapoi și mai departe. De ce să nu creezi un panou de solicitare a proiectelor?
Deși ai putea să te înscrii pentru un instrument de management al proiectelor, cum ar fi ClickUp sau Asana, și să-ți convingi colegii să ți se alăture, este posibil să ai deja acces la o soluție simplă, fără costuri, Google Sheets. Urmați acest articol pentru a afla cum puteți crea un panou de solicitare a proiectelor folosind acest instrument comun pentru foi de calcul.
Crearea unui aspect pentru panoul de solicitare de proiect în Foi de calcul Google
Scopul creării unui panou de solicitare a proiectelor este dublu. Servește ca o modalitate de a depăși frecarea cauzată de delegarea sarcinilor. În plus, reduce comunicarea dus-întors, economisind timp.
În esență, cu fiecare sarcină pe care o adăugați la tablă, veți reprezenta tot ce trebuie să știe colegul dvs. de lucru pentru a o finaliza. Deci, veți dori să fiți consecvenți și să creați un aspect care vă va solicita să adăugați detalii vitale de fiecare dată. Detalii precum:
- Date scadente.
- Prioritate.
- Descrieri.
- Cine este responsabil.
- Cine o atribuie.
Deoarece fiecare loc de muncă este diferit, pot exista câteva detalii suplimentare pe care le puteți include pentru a-l adapta nevoilor echipei dvs. Așa că, înainte de a începe, acordați-vă un moment pentru a gândi asta. Dacă nu vă puteți gândi la niciuna acum, le puteți adăuga mai târziu, dar amintiți-vă, mai puțin înseamnă mai mult. Nu ați dori să adăugați pași inutile.
Pentru a începe cu panoul de solicitare a proiectelor, deschideți un document gol în Foi de calcul Google. Scrieți următoarele titluri și orice suplimente pe care le găsiți, în partea de sus a foii de calcul:
- Sarcină— aici, vei da misiunii un titlu unic.
- Descriere— sub acest titlu, veți scrie un scurt rezumat a ceea ce trebuie să facă. Pentru a păstra lucrurile ordonate, folosiți Clamă în dumneavoastră Împachetarea textului setări pentru a plasa text sub celula următoare.
- Cesionar— aici veți eticheta colegul căruia îi predați sarcina.
- Prioritate— aici, puteți afișa urgența.
- Datorită- aceasta va comunica termenul limită al sarcinii.
- stare— echipa ta folosește această coloană pentru a împărtăși progresul.
- Creat de—delegatorul își va pune numele aici, astfel încât cesionații să știe de la cine provin sarcina și informațiile.
Ajutați-vă titlurile să iasă în evidență, îndrăznându-le și adăugând o culoare de fundal la rând. Poti de asemenea înghețați rândul de sus al foii Google prin evidenţierea lui şi mergând la Vedere în meniul de sus, Îngheţa, și apoi 1 rând.
Adăugarea butoanelor de stare în Foi de calcul Google
Adăugarea unui buton de stare la panoul de solicitare a proiectului vă oferă ție și colegilor tăi o modalitate rapidă de a împărtăși progresul. Este, de asemenea, o modalitate excelentă de a obține o imagine de ansamblu rapidă a volumului de muncă al fiecăruia și de a identifica dacă cineva ar putea folosi o mână suplimentară. Câteva exemple de statut pe care le puteți folosi sunt:
- A face.
- Face.
- Terminat.
- Blocat.
- În așteptare.
- Pentru revizuire.
Puteți crea un buton de stare de lucru, la fel ca cele pe care le găsiți în software-ul de management al proiectelor, cum ar fi ClickUp și Asana, adăugând un meniu drop-down la foaia dvs. Pentru a face acest lucru:
- Evidențiați coloana de stare. Ține CTRL sau CMD și faceți clic pe celula de titlu pentru a o deselecta.
- Mergi la Date în meniul de sus.
- Clic Data validarii, iar o bară laterală se va deschide.
- Sub Criterii, asigura-te ca ai Scapă jos selectat.
- Completați opțiunile dvs. în câmpurile de text de mai jos, folosind Adăugați un alt articol butonul pentru a crea puncte suplimentare.
- Atribuiți fiecăruia culoarea dorită.
- Lovit Terminat.
Acum veți avea un meniu pe care echipa dvs. îl poate folosi pentru a afișa starea unei sarcini. Există un buton de editare în partea de jos a listei, dar acesta funcționează numai pentru celula selectată. Pentru a schimba toate butoanele de stare, reveniți la meniul de validare a datelor și alegeți regula pe care doriți să o editați din bara laterală.
Repetați acești pași pentru a adăuga opțiuni rapide la dvs Prioritate, Cesionar, și Creat de coloane dacă vrei.
Dacă pur și simplu etichetați sau menționați pe cineva în foaie, Google nu va trimite o notificare. Când atribuiți pe cineva unui proiect, îi puteți avertiza urmând acești pași:
- Selectați numele sarcinii pe care doriți să le predați.
- Faceți clic dreapta și alegeți cometariu sau accesați pictograma balon de vorbire din bara de instrumente.
- Tastați @ și apoi numele sau adresa lor de e-mail; dacă doriți, puteți include și un mesaj aici.
- Click pe Atribui.
Acum, dacă colegul tău are întrebări, le poate adăuga ca comentariu în același fir. Păstrând toate comunicările despre sarcină în același loc pe care l-ați atribuit, amândoi veți ști exact unde să găsiți conversația din nou mai târziu, dacă cineva are nevoie de o actualizare.
Utilizarea istoricului versiunilor în Foi de calcul Google
Deoarece vor fi mai multe persoane care vor folosi foaia, este bine să aveți o copie de rezervă, doar în cazul în care cineva șterge sau scrie din greșeală informații importante. În partea de sus a foii, veți observa un hyperlink care afirmă că a avut loc cea mai recentă modificare. Faceți clic pe acesta și veți vedea copii de rezervă de la sesiunile de lucru anterioare și modificările care au avut loc.
Utilizarea istoricului versiunilor în Foi de calcul Google este la îndemână deoarece puteți vedea proiectele și notele anterioare dacă aveți nevoie de o înregistrare a acestora. Dar puteți reveni și la o versiune anterioară dacă foaia dvs. se încurcă cumva - se întâmplă.
Notă: Dacă doriți o înregistrare mai directă a sarcinilor finalizate, adăugați o altă foaie la document utilizând simbolul plus în partea din stânga jos a ecranului și tăiați și lipiți rândurile acolo odată ce starea se schimbă la Terminat.
Colaborați cu Foi de calcul Google
Crearea unui panou de solicitare a proiectelor în Foi de calcul Google este o modalitate excelentă de a economisi timp atunci când delegați și colaborați la sarcini. Nu numai că va fi mai puțin înainte și înapoi, dar toată lumea va ști unde să găsească informațiile pentru sarcini, având totul într-un singur loc.
De asemenea, vă ajută să evitați o parte din stânjenirea pe care le puteți simți atunci când cereți ajutor sau împărțiți sarcini. Te vei simți mai confortabil cu asta pe măsură ce mergi.