A fi asistent virtual poate fi copleșitor, mai ales atunci când aveți un set diferit sau similar de sarcini pentru mai mulți clienți. Și din moment ce operezi de la distanță, este necesar să automatizezi majoritatea activităților tale folosind instrumente software pentru o productivitate crescută.
Acest articol evidențiază 10 instrumente și aplicații de bază pe care fiecare asistent virtual ar trebui să le aibă în arsenalul său. Aceste instrumente vă vor simplifica fluxul de lucru și vă vor îmbogăți experiența ca asistent virtual în devenire sau avansat. Dar înainte de a le dezvălui, să trecem pe scurt peste conceptul de asistență virtuală.
1. Slack
Menținerea unei comunicări eficiente cu clienții este esențială ca asistent virtual, iar Slack face o treabă bună cu asta. Este unul dintre cele mai bune platforme de mesagerie instantanee pentru echipe la distanță care vă permite să comunicați în timp real cu clienții și membrii echipei atunci când lucrați la un proiect.
Puteți distinge între proiecte care folosesc „canale” și le puteți face accesibile numai persoanelor autorizate. În plus, Slack are o funcție de apel în aplicație și emoji-uri personalizate distractive pentru conversații mai relaxate. De asemenea, puteți partaja diferite fișiere cu una sau mai multe persoane, inclusiv înregistrări audio și imagini.
Descarca: Slack pentru Windows | | Mac | iOS | Android (Achiziții gratuite în aplicație disponibile)
2. Google Workspace
Google Workspace, cunoscut și sub numele de G-Suite, este o colecție de diverse instrumente software cu diferite caracteristici și moduri de operare. Cu toate acestea, aveți nevoie doar de aproximativ opt dintre aceste instrumente ca asistent virtual. Ei includ:
- documente Google: Puteți utiliza aceasta pentru a crea, edita și formata documente text.
- Mail Google: Acest instrument este excelent pentru mesagerie și marketing prin e-mail.
- Prezentări Google: Acest instrument gratuit răspunde tuturor nevoilor dvs. de prezentare.
- Foi: Puteți utiliza acest instrument pentru introducerea datelor și bugetarea.
- Google Meet: Excelent pentru conferințe video și pentru a rămâne conectat cu clientela dvs.
- Formulare Google: Puteți folosi acest lucru pentru a efectua sondaje și pentru a obține răspunsuri în timp real.
- Google Drive: Acesta este unul dintre cei mai ieftini furnizori de stocare în cloud pentru dosarele personale și cele legate de muncă.
- Google Calendar: Vă ajută să vă programați și să rămâneți pe drumul cel bun cu proiectele.
3. Calendly
Calendly este un instrument de programare pentru gestionarea evenimentelor. Cu toate acestea, nu este suficient ca calendar independent. Trebuie să integrați o aplicație de calendar precum Google Calendar sau calendar iCloud în aplicație pentru a automatiza și eficientiza întâlnirile. De asemenea, are diferite intervale de timp gata de utilizare: 15, 30 și 60 de minute.
Puteți programa o întâlnire cu date și ore diferite, iar invitații dvs. își pot indica disponibilitatea în calendar. Cu toate acestea, oaspeții pot alege în continuare o oră disponibilă precisă, indiferent de intervalele orare, dar în intervalul de date pe care îl furnizați.
Descarca: Calendly pentru iOS | Android (Achiziții gratuite în aplicație disponibile)
4. Canva
În cele mai multe cazuri, o parte din responsabilitățile dumneavoastră administrative ca asistent virtual ar include proiectarea grafică. Prin urmare, cel mai bine ar fi să aveți un instrument de proiectare. Canva este aplicația ta ideală pentru orice design și infografică. Îl puteți folosi pentru a crea bannere, fluturași, postări în carusel, carduri, etc.
Cel mai important, vă puteți juca cu fonturi Canva gratuite, șabloane, imagini și elemente pentru a crea modele uimitoare.
Descarca: Canva pentru Windows | Mac | iOS | Android (Achiziții gratuite în aplicație disponibile)
5. Hootsuite
Hootsuite este o aplicație comunitară de gestionare a rețelelor sociale care vă permite să monitorizați și să navigați pe diferite platforme de rețele sociale dintr-un singur loc, în loc să deschideți mai multe file. Este compatibil cu Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn și așa mai departe.
Puteți crea, edita, formata și programa conținut pentru fiecare platformă, puteți verifica informații și gestiona eficient publicul clienților dvs. Deși versiunea gratuită este grozavă, versiunea pro vă oferă acces la funcții mai cuprinzătoare, mai ales dacă aveți o bază de clienți pretențioasă.
6. Asana
Asana vă permite să colaborați și să gestionați proiecte fără probleme. Dacă lucrați cu o echipă, puteți adăuga membri la locul de muncă pe Asana, unde le puteți monitoriza fluxul de lucru. De asemenea, puteți integra Google Calendar și Google Drive în acest instrument pentru a vă permite să setați mementouri pentru sarcini și evenimente.
În plus, Asana vă permite să distingeți între proiecte sau informații specifice folosind coduri de culoare și să adăugați atașamente acolo unde este necesar. De exemplu, puteți folosi roșu pentru a indica proiecte cu prioritate ridicată, galben pentru proiectele în derulare, albastru pentru cele în curs de revizuire și verde pentru proiectele finalizate.
Descarca: Asana pentru iOS | Android | Mac (Achiziții gratuite în aplicație disponibile)
7. TimeDoctor
Gestionarea timpului este o abilitate de top pe care ar trebui să o posede orice asistent virtual. Cu toate acestea, aveți nevoie de un instrument care să vă ajute să rămâneți concentrat, mai ales dacă plata dvs. este pe oră. TimeDoctor vă permite să urmăriți munca și timpul liber și să vă vedeți realizările zilnice. Acesta creează rapoarte ale timpului petrecut pentru fiecare proiect și sarcină.
TimeDoctor vă ajută, de asemenea, să gestionați distragerile. Vă monitorizează durata utilizării web și a aplicației atunci când lucrați. Iar cand depasesti timpul prevazut te anunta cu pop. De asemenea, vă avertizează când computerul rămâne inactiv mai mult decât orele de lucru obișnuite. Cu toate acestea, puteți edita manual ora când este necesar.
Descarca: TimeDoctor pentru Google Play | Mac | Windows | Linux (Achiziții gratuite în aplicație disponibile)
8. MailChimp
MailChimp vă permite să gestionați și să comunicați cu publicul și clienții dvs. Când clienții dvs. lansează un nou produs sau serviciu, puteți utiliza MailChimp pentru a prezenta aceste produse clientelei sau publicului țintă, folosind buletine informative sau campanii publicitare.
Instrumentul vă permite să vă segmentați buletinele informative, să trimiteți e-mailuri în bloc și să analizați performanța fiecărei campanii publicitare. De asemenea, puteți integra alte instrumente, cum ar fi Shopify și Stripe, în platformă.
Descarca: MailChimp pentru iOS | Android (Achiziții gratuite în aplicație disponibile)
9. Ontraport
Ontraport este o altă platformă de marketing și CRM care te ajută să coordonezi activitățile de afaceri ale clienților tăi dintr-un singur sistem. Cu alte cuvinte, puteți folosi Ontraport pentru a prezenta produse publicului țintă al unui client și pentru a gestiona interacțiunile cu clienții simultan.
Puteți importa și exporta contacte, puteți crea canale de vânzări și puteți automatiza campanii de marketing pentru optimizarea afacerii. În plus, interfața nu este intuitivă pentru începători. Cu toate acestea, puteți ocoli cu puțină practică. Este disponibil și ca platformă web și aplicație mobilă.
10. Gramatical
În calitate de asistent virtual, trebuie să fii mereu în fruntea jocului tău de conținut, iar utilizarea acestui instrument te va ajuta să obții asta. Grammarly este o platformă web de editare largă, care analizează conținutul textului pentru erori gramaticale, verbozitate, ortografie, punctuații, plagiat și livrare de calitate.
Platforma folosește inteligența artificială pentru a se asigura că conținutul tău este aproape impecabil și ușor de înțeles. Puteți verifica dacă conținutul dvs. este captivant și categoria de persoane care se potrivește cel mai bine. Cu toate acestea, versiunea gratuită este limitată și va trebui să vă înscrieți pentru versiunea plătită pentru a beneficia de toate funcțiile interesante.
De asemenea, puteți să salvați documentele și să reveniți la ele atunci când este necesar.
Descarca: Gramatical pentru iOS | Mac | Windows (Achiziții gratuite în aplicație disponibile)
Ieși în evidență în cariera ta ca asistent virtual
Asistența virtuală este o industrie în creștere rapidă; prin urmare, ne putem aștepta la un nivel bun de saturație în viitorul apropiat. Dobândirea abilităților de bază de asistent virtual este imperativă pentru a rămâne relevantă în industrie. Cu toate acestea, combinarea acestor instrumente pe care le-am enumerat cu setul dvs. de abilități vă va ajuta să vă evidențiați în carieră.
În cele din urmă, dacă ești nou în industrie, trebuie să înveți mai întâi cum să devii asistent virtual înainte de a începe să cauți instrumente. Consumul de informații de bază despre calea de carieră vă ajută să nu folosiți greșit aceste instrumente pe termen lung.
