3 moduri de a vă organiza căutarea unui loc de muncă cu foi de calcul Excel

Căutarea unui loc de muncă pe piața actuală este un proces adesea complex. Fără strategiile organizaționale adecvate, căutarea unui loc de muncă poate deveni rapid o mizerie complicată. Pieptănarea a mii de rezultate pe mai multe site-uri web și trimiterea prin e-mail a sute de CV-uri poate deveni rapid confuză.

Menținerea unei căutări organizate de locuri de muncă este esențială pentru cei care caută un loc de muncă care doresc să obțină o nouă oportunitate de carieră. Organizarea potențialelor locuri de muncă în funcție de categorie, răzuirea web pentru a crea o listă de rezultate filtrabilă și automatizarea e-mailurilor pot simplifica procesul. Din fericire, Excel vine cu mai multe funcții care vă pot ajuta să vă gestionați vânătoarea și să vă mențineți aplicațiile în ordine.

1. Organizarea locurilor de muncă pe categorii în Excel

Dacă căutarea dvs. de locuri de muncă necesită să căutați prin mai mult de un tip de industrie, este imperativ să le păstrați sortate pe categorii. Trimiterea unui CV greșit la o deschidere ar putea însemna că nu obțineți un interviu.

Pentru fiecare poziție la care aplicați, adăugați-o la o listă în curs de desfășurare într-o foaie de calcul Excel. Enumerați titlul funcției, compania, categoria postului și punctul dvs. de contact în cadrul companiei, dacă aveți unul.

Cu posturile clasificate, puteți face mai multe lucruri pentru a vă asigura că nu faceți niciun pas greșit cu aplicațiile ulterioare. Când vine vorba de aplicarea la mai mult de un tip de job, trebuie să aveți un CV și o scrisoare de intenție pentru fiecare.

Puteți fie să le precreați și să aveți copii care așteptă să fie trimise, fie puteți utilizați funcția SUBSTITUTE din Excel pentru a le genera automat.

Dacă aveți mai multe copii ale CV-ului și ale scrisorii de intenție prefabricate, puteți simplifica accesarea celui potrivit la momentul potrivit. Câteva funcții IF imbricate sau o simplă funcție SWITCH vă pot asigura că nu trimiteți copii greșite.

=INTRERUPATOR(F2, "Rețele", ResumeList! A1, "Dezvoltare", ResumeList! A2, "A sustine", ResumeList! A3, "informatica generala", ResumeList! A4, ResumeList! A1)

Folosind o funcție ca cea de mai sus, puteți trage link-uri pentru CV-urile stocate pe o altă foaie. Cu toate acestea, Excel ușurează crearea unui singur șablon și apoi utilizați funcția de SUBSTITUT a Excel pentru a face sarcini grele.

Imbricarea mai multor funcții SUBSTITUTE într-o singură formulă vă permite să creați rapid și ușor comunicații prin formulare. Înlănțuirea mai multor SUBSTITUTE și condiționale IF sau SWITCH poate transforma un șablon sau o serie de șabloane în e-mailuri introductive sau ulterioare.

Excel poate lua o serie de șabloane precum cele de mai jos și le poate converti într-un e-mail complet, gata de trimis.

Folosind o funcție rapidă, puteți combina fiecare dintre aceste șabloane într-o singură scrisoare de intenție coerentă.

Fiecare celulă folosește un set de substituții simple precum cea de mai jos din G2 pentru a crea textul:

=ÎNLOCUIT(Foaie4!A1, "{ nume de contact }", C2)

Aici, numele contactului pentru poziție este stocat în C2. De asemenea, puteți folosi condiționale pentru a combina diferite șabloane în funcție de categoria fiecărei poziții sau cuvinte specifice din titlul rolului.

Formatarea produsului final poate fi realizată utilizând funcția CHAR(10) pentru a produce întreruperi de linie. Puteți împacheta toate paragrafele într-o funcție CONCAT pentru a produce un e-mail final:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Sheet4!A5, CHAR(10), Foaia4!A6)

2. Utilizarea Excel pentru a analiza datele web răzuite

Majoritatea site-urilor de locuri de muncă vă vor permite să filtrați pozițiile cu câteva opțiuni de bază, de exemplu, bazate pe titlu, locație și abilități. Aplicarea unor filtre suplimentare acelor rezultate vă poate ajuta să profitați la maximum de fiecare aplicație.

Funcțiile Excel facilitează aplicarea de filtrare avansată la o listă de rezultate potențiale ale locurilor de muncă. Puteți elimina automat orice loc de muncă cu un salariu sub un anumit prag sau puteți include numai locuri de muncă care necesită anumite competențe. Excel vă va permite să aplicați câte filtre doriți unui set de date pentru a obține cele mai relevante rezultate.

Primul lucru de care veți avea nevoie este o listă de locuri de muncă de pe diferitele site-uri pe care încercați să căutați. Cea mai rapidă modalitate de a obține acea listă este utilizarea a Extensia Google Chrome pentru web-scraping sau aplicație. Există o mulțime de opțiuni excelente disponibile online, care sunt rapid de configurat și ușor de utilizat.

Dacă sunteți în căutarea unei opțiuni gratuite, Google Sheets oferă o funcție încorporată IMPORTXML care poate fi utilizată pentru a răzui datele web.

După ce ați tras în jos un set de date, va trebui să îl importați în Excel. Excel include un importator XML încorporat care poate simplifica extragerea de seturi de date mari. Utilizați funcționalitatea de import disponibilă după ce ați făcut-o a deblocat această filă de dezvoltator ascunsă pe panglică.

Pe măsură ce importați, vi se va solicita să configurați noul set de date. Pentru cele mai bune rezultate, încercați să vă normalizați datele cât mai mult posibil în timpul importului. Asigurați-vă că aceleași date de pe fiecare site ajung în aceeași coloană, de preferință cu același format.

Odată ce datele dvs. sunt complet importate, puteți utiliza funcționalitatea de filtrare a Excel pentru a sorta rapid lista de clienți potențiali. Acest lucru vă va oferi un control fin asupra rezultatelor căutării, permițându-vă să aplicați numai la cele mai relevante poziții.

3. Trimiteți automat comunicații din Excel

Pe piața muncii de astăzi, este imposibil să obții un loc de muncă fără a putea trimite sute de e-mailuri. Este esențial să poți automatiza procesul. Generarea comunicării prin formular este un prim pas grozav. Cea mai bună opțiune, totuși, este să trimiți e-mailuri direct din Excel.

Există două moduri diferite de a realiza acest lucru în Excel. Modul mai complex este folosind VBA pentru a crea o macrocomandă care poate trimite e-mailuri din Excel. Cu toate acestea, cel mai simplu mod de a face acest lucru este utilizarea funcției HYPERLINK încorporate în Excel.

HYPERLINK permite utilizatorilor să creeze linkuri care vor deschide aplicația lor implicită de e-mail și să prepopuleze un mesaj. Funcția poate completa e-mailul de trimitere, subiectul, corpul e-mailului și, dacă este necesar, un CC pentru e-mail.

Crearea unui link automat de e-mail este ușor de realizat cu o funcție precum cea de mai jos:

=HIPERLINK("mailto:" & A2 & "?subiect=" & E2 & „&body=" & F2, "Trimite email")

Funcția va creați un link în Excel care, atunci când faceți clic, vă deschide clientul de e-mail cu întregul e-mail pe care trebuie să îl trimiteți deja populat. Tot ceea ce vă va rămâne de făcut va fi să faceți clic pe butonul de trimitere.

Folosind funcția HYPERLINK și corespondența generată automat de mai sus, puteți trimite cu ușurință e-mailuri în bloc.

Excel este modalitatea ideală de a-ți organiza vânătoarea de locuri de muncă

Instrumentele Excel vă pot menține organizată căutarea de locuri de muncă și pot crește șansele ca aplicațiile dvs. să ajungă la mâinile potrivite. De la personalizarea rapidă a comunicațiilor din formular pentru fiecare poziție până la trimiterea automată de e-mailuri, Excel vă poate ajuta cu ușurință în căutarea de locuri de muncă.

Vă poate menține cererile organizate și poate filtra posibilele locuri de muncă pentru a vă asigura că aplicați doar pentru cele mai aplicabile poziții cu cea mai țintită versiune a CV-ului dumneavoastră.