Microsoft Forms are o interfață de utilizator lipicioasă și o experiență elegantă. Există o șansă scăzută să îl aruncați odată ce îl încercați pentru prima dată. Deși interfața sa de utilizator este cuprinzătoare, mai aveți nevoie de câteva sfaturi profesioniste pentru a utiliza Microsoft Forms mai productiv.
Iată modalități excelente de a utiliza Microsoft Forms pentru sondajul și nevoile dvs. de afaceri.
1. Distribuiți formularul dvs
Partajarea formularului este scopul final al sondajului dvs. Asta e ușor:
- Clic Colectați răspunsul în partea dreaptă sus a formularului dvs.
- Alegeți preferința pentru grupul de destinatari selectând Oricine poate răspunde, Doar oamenii din organizația mea pot răspunde, sau Oameni specifici din organizația mea pot răspunde.
- Apasă pe Scurtați adresa URL casetă de selectare pentru o adresă URL de formular mai scurtă (opțional). Apoi faceți clic pe Copiere pentru a începe să distribuiți sondajul cu participanții țintă.
Distribuiți anumitor persoane folosind invitații personalizate
În timp ce distribuiți formularul, îl puteți face o copie de rezervă cu un mesaj de invitație personalizat pentru a-l face mai profesional:
- Apasă pe Colectați răspunsul fila din dreapta sus a formularului.
- Selectați preferința de destinatar.
- Introduceți adresa de e-mail, numele sau grupul destinatarului în câmpul de contact. Puteți introduce mulți destinatari.
- Completați câmpul de text cu mesajul dvs. personalizat.
- În cele din urmă, faceți clic Trimite. Participanții tăi vor primi acum un mesaj personalizat care îi va conduce către pagina de formular.
2. Vizualizați răspunsul în Excel în timp real
Când colațiați răspunsurile Microsoft Forms, de obicei trebuie să descărcați o copie Excel a datelor dvs. Datele descărcate nu sunt actualizate cu noile trimiteri. Prin urmare, ar putea fi necesar să repetați descărcarea la intervale pentru a actualiza datele existente pe unitatea dvs. locală.
Pentru a preveni aceste descărcări cu mai multe intervale, ați putea aștepta până când respondenții dvs. completează sondajul înainte de a exporta răspunsurile lor în Excel.
Dar, uneori, doriți să vedeți cum răspund oamenii în timp real, mai ales dacă sondajul este extins. Este ușor; un cont Microsoft 365 Business vă permite vedeți răspunsurile Microsoft Forms în Excel în timp real. Puteți realiza acest lucru direct utilizând formularele încorporate pentru Excel sau prin Power Automate.
3. Preveniți răspunsurile la formulare duplicate
Microsoft Forms permite cuiva să răspundă de mai multe ori în mod implicit. Puteți seta formularul să permită un singur răspuns per persoană.
Cand tu interziceți oamenilor să trimită de mai multe ori, vor trebui să se conecteze la contul lor Microsoft pentru a răspunde la sondajul dvs. Astfel, formularul va împiedica același cont să acceseze sondajul de două ori.
4. Încorporați Microsoft Forms iFrame pe site-ul dvs. web
Dacă doriți ca oamenii să se conecteze pe site-ul dvs. web pentru a completa un sondaj, puteți introduce formularul ca cadru pe site-ul dvs. Tot ce veți face este să copiați o copie iFrame a formularului pregătit și să o inserați în codul HTML al site-ului dvs. web. Pentru a face acest lucru:
- Accesați formularul dvs. și faceți clic Colectați răspunsuri în dreapta sus.
- Faceți clic pe pictograma codului din colțul din dreapta jos al barei laterale deschise.
- Copiați codul de încorporare făcând clic Copie.
- Lipiți codul copiat în fișierul HTML al site-ului dvs. web.
5. Utilizați un cod QR pentru a partaja formulare
De asemenea, puteți descărca și trimite un cod QR al formularului dvs. respondenților dvs. Acesta este o modalitate alternativă de a partaja adresa URL a sondajului unui grup focal. Pentru a descărca codul QR al formularului Microsoft:
- Du-te la Colectați răspunsuri tabat dreapta sus.
- Faceți clic pe pictograma codului QR din partea de jos a barei laterale (în stânga pictogramei codului).
- Clic Descarca pentru a salva imaginea codului QR pe unitatea locală.
- Acum puteți partaja imaginea QR descărcată cu grupul dvs. țintă.
6. Setați durata de completare a formularului
Este posibil să nu rulați un test, dar doriți totuși ca respondenții să vă completeze formularul într-o anumită perioadă. De exemplu, doriți ca solicitanții de locuri de muncă să răspundă la un formular de cerere înainte de o anumită dată. Puteți lega răspunsul lor la un termen limită.
Puteți face acest lucru modificând setările formularului:
- Faceți clic pe cele trei puncte orizontale din meniu din dreapta sus.
- Mergi la Setări.
- Clic Data de început. Apoi apasa Date de sfârșit pentru a încheia durata sondajului dvs.
- De asemenea, puteți cronometra formularul făcând clic Setați durata de timp; aceasta pornește un temporizator odată ce cineva începe să completeze formularul.
Dacă ați cronometrat sondajul, respondenții dvs. vor primi un prompt care îi va informa că este un sondaj cronometrat înainte de a începe.
7. Creați și personalizați chestionare în Microsoft Forms
La fel ca Google Forms, puteți crea, de asemenea, chestionare în Microsoft Forms. Din fericire, chestionarele sunt la fel de ușor de făcut ca și formularele obișnuite. Pentru a crea un test în Microsoft Forms:
- Clic Test nou din tabloul de bord Microsoft Forms.
- Completați câmpul de titlu cu numele testului dvs. Apoi introduceți descrierea opțională sub acest câmp, dacă aveți una.
- Clic Adăuga nou.
- Veți vedea opțiunile de chestionare disponibile în bara afișată. De exemplu, puteți selecta Alegere pentru întrebări cu mai multe opțiuni.
- Clic Adăuga nou pentru a adăuga o nouă întrebare.
Setați vizibilitatea rezultatelor testului
De asemenea, poate doriți să împiedicați participanții să vadă rezultatele testului după trimitere:
- Faceți clic pe cele trei bare de meniu orizontale din dreapta sus.
- Mergi la Setări.
- Dezactivați Afișează automat rezultatele.
8. Încărcați și personalizați tema formularului
Pe lângă interfața de utilizare, cu Microsoft Forms, puteți determina interfața de utilizare pe care o văd respondenții dvs. când deschid sondajul. Aceasta este o modalitate excelentă de a-ți demonstra profesionalismul. În timp ce Microsoft Forms oferă teme încorporate, puteți, de asemenea, să proiectați și să încărcați o temă personalizată.
- Din formularul dvs., faceți clic Temă în dreapta sus.
- Alegeți dintre temele enumerate.
- Pentru a încărca o temă personalizată, dați clic pe semnul încrucișat (+) în colțul din dreapta jos al barei de teme.
- Faceți clic pe pictograma imagine din următorul meniu.
- Apoi, încărcați o temă din Bing sau OneDrive. Sau poți face clic Încărcați pentru a selecta o temă de pe unitatea locală.
9. Permiteți altora să utilizeze șablonul dvs. de formular
Dacă ați creat o temă minunată cu întrebări inclusive și relevante pentru sondaj, puteți permite altora să o folosească. Când permiteți altora să vă folosească șablonul, veți distribui duplicatul acestuia. Prin urmare, respondenții dvs. îl pot folosi ca șablon pentru sondajul lor.
Accesați formularul dvs. și urmați acești pași:
- Faceți clic pe cele trei puncte orizontale din meniu din dreapta sus.
- Clic Colaborați sau duplicați.
- Sub secțiunea Partajați ca șablon, faceți clic Obțineți un link de duplicat.
- Copiați linkul generat și partajați-l participanților dvs. Deși vor putea în continuare să completeze și să trimită formularul, ei îl pot, de asemenea, să-l dubleze și să îl folosească ca șablon pentru sondaje, dacă au un cont Microsoft 365.
10. Personalizați un mesaj de adio
De asemenea, puteți aprecia participanții pentru că și-au acordat timpul pentru a răspunde la sondaj. Acest mesaj apare după ce vă trimit formularul.
Un astfel de mesaj poate contribui foarte mult în construirea unei relații cu participanții. De exemplu, puteți folosi această oportunitate pentru a reaminti respondenților dvs. că veți răspunde la intrările lor la un anumit moment. Pentru a personaliza un mesaj de adio:
- Faceți clic pe cele trei puncte orizontale din meniu din partea dreaptă sus a formularului.
- Mergi la Setări.
- Apasă pe Personalizați mesajul de mulțumire Caseta de bifat.
- Apoi completați câmpul cu mesajul dvs.
Oamenii vor primi acum mesajul dvs. după ce au trimis formularul.
11. Primiți o notificare prin e-mail pentru fiecare răspuns
Puteți primi o notificare prin e-mail de fiecare dată când cineva răspunde la sondajul dvs. Deși aceasta ar putea să nu fie o practică dorită în sondajele extinse, vă ajută să urmăriți răspunsurile, mai ales dacă aveți mai puțini participanți. Pentru a face acest lucru:
- Faceți clic pe cele trei bare de meniu orizontale din partea de sus. Apoi du-te la Setări.
- Apasă pe Primiți o notificare prin e-mail pentru fiecare răspuns Caseta de bifat.
12. Faceți o copie a formularelor anterioare
În timp ce editați un formular anterior și îl utilizați pentru un alt sondaj vă face munca mai rapidă, ajungeți să suprascrieți conținutul acestuia. Duplicați formularul pe care doriți să îl construiți și editați-l pe cel de-al doilea:
- Accesați tabloul de bord Microsoft Forms.
- După ce localizați formularul anterior pe care doriți să îl construiți, faceți clic pe cele trei puncte orizontale din partea dreaptă jos a bannerului său.
- Selectați Copie pentru a-l duplica. Acum puteți edita extra-ul.
Distribuiți-vă sondajele profesional
Instrumentele de sondaj online precum Microsoft și Google Forms ușurează viața. Cu toate acestea, deși puteți profita de simplitatea lor pentru sondaje localizate și extinse, cunoașterea modului în care vă aflați în cazurile lor de utilizare profesională le simplifică și mai mult.
Deși ați învățat despre sfaturi și trucuri pentru utilizarea Microsoft Forms în acest articol, este posibil să doriți să vedeți și o utilizare profesională a Google Forms.