Ați primit vreodată un e-mail prost scris în căsuța dvs. de e-mail? S-ar putea să te-ai întrebat despre ce este vorba în acel e-mail și cum să răspunzi. Pentru a evita să trimiteți singur un e-mail prost, treceți peste această listă de greșeli frecvente din e-mailurile de la serviciu.
1. Linia de subiect lipsă
Una dintre greșelile frecvente în scrierea e-mailurilor de serviciu este de a nu include un subiect. O listă de linii de subiect este primul lucru pe care oamenii îl văd atunci când își deschid conturile de e-mail. Dacă cineva primește o mulțime de e-mailuri, un e-mail fără un subiect descriptiv și adecvat va fi probabil ignorat.
Cercetare pe blogul HubSpot arată că subiectele eficiente ar trebui să inspire curiozitate și să fie personalizate. Spuneți destinatarului de ce e-mailul dvs. este important prin linia de subiect. Subiectul „Buletinul informativ 1” este vag și nu atrage interesul nimănui. Dar „Buletinul informativ 1: Cei mai buni performanțe din această lună” va primi probabil mai multe vizionări.
2. Folosind tonul greșit
Tonul unui e-mail poate reflecta modul în care doriți să fiți perceput. Alegerea cuvintelor fie reflectă un ton pozitiv sau negativ. De exemplu, a comenta că ideea cuiva este „ciudată” are o conotație diferită de a spune că ideea este „unica”. Învață să faci distincția între nuanțele de sens și să alegi cuvintele potrivite.
E-mailurile de serviciu ar trebui să sune profesional. Gradul de formalitate depinde de cultura ta de lucru și de relația profesională cu destinatarul. Dacă cultura de lucru este prietenoasă sau ați fost colegi cu cineva de mult timp, puteți începe e-mailul de serviciu cu „Bună John." Dar dacă contactați o persoană pe care nu o cunoașteți dintr-o altă companie, este mai sigur să vă adresați acestuia folosind formatul „Stimate domnule. Smith.”
Când vă îndoiți de alegerea cuvintelor, consultați un tezaur sau dicționar online. Asistentul de tastare online Grammarly include și un detector de ton de scriere în trăsăturile sale. Puteți schimba tonul din setări pentru a suna încrezător și profesionist.
3. Lipsesc detalii și atașamente
Este enervant să primești un e-mail de serviciu cu detalii incomplete. Trimiterea de e-mailuri înainte și înapoi pentru a obține informații este o pierdere enormă de timp. Pentru a evita acest lucru, subliniază toate elementele de bază: cine, ce, când, unde, de ce și cum. Puteți urma următorul format:
- Primul paragraf: salut și punctul principal al e-mailului.
- Al doilea paragraf: Toate detaliile relevante pe care destinatarul trebuie să le cunoască despre subiect.
- Al treilea paragraf: Apel la acțiune (de exemplu, trebuie să răspundă, să realizeze un link etc.).
- Al patrulea paragraf: Mulțumesc.
Nu uitați să atașați orice alte fișiere de care are nevoie destinatarul dvs. O greșeală comună este să spui că ai atașat un fișier fără să faci asta! Puteți evita acest lucru citind e-mailul înainte de a-l trimite.
4. Neglijând editarea și corectarea
Un e-mail plin de erori gramaticale și de propoziție sună neprofesional. Destinatarul tău ar putea crede că nu te-ai gândit atent în comunicarea ta. Greșelile apar de obicei atunci când vă grăbiți sau gândiți mai repede decât scrieți. Dar există modalități prin care puteți evita sau reduce acest lucru.
Puteți începe cu o schiță înainte de a completa toate detaliile. După ce ați redactat e-mailul, acordați-vă timp pentru a-l examina înainte de a apăsa pe trimitere. Deoarece este mai greu să găsești erori atunci când scrii, folosește instrumente online. Dacă nu vă place să descărcați aplicații și extensii, căutați cele mai bune verificatoare ortografice și gramaticale fără descărcare.
5. Adresă de e-mail neprofesională
Imaginați-vă cum ar reacționa un client sau un coleg dacă ar primi un e-mail de la [email protected]. Adresele de e-mail neprofesionale te fac să arăți, ei bine, neprofesionist. Pentru a evita acest pas fals demn de înfiorare, folosiți e-mailul de la serviciu.
Dacă nu aveți un e-mail al companiei, citiți mai departe cum să utilizați o adresă de e-mail personalizată cu Gmail pentru e-mailuri profesionale. Să presupunem că Gmail nu este ceașca ta de ceai. Puteți explora opțiunile pentru configurarea unui e-mail personalizat cu cei mai populari furnizori de e-mail, mai buni decât Gmail și Yahoo Mail.
6. Fără bloc de semnătură
Gândește-te la blocul de semnătură ca la cartea ta de vizită. Acest element este plasat după semnătura dvs. și conține numele dvs. complet și detaliile de contact. Blocul de semnătură îl ajută pe destinatar să vă identifice compania și poziția pe care o ocupați. Permite destinatarilor să găsească rapid informațiile dvs. dacă trebuie să vă contacteze prin alte canale decât e-mailul.
Întrebați compania dumneavoastră dacă are un format necesar pentru blocul de semnătură. Dacă nu, puteți adăuga următoarele elemente:
- Numele complet
- Rol
- Echipa/Departamentul
- Numele companiei
- Numar de contact
- Site-ul companiei
- Conturi de social media ale companiei
Puteți personaliza blocarea semnăturii în setările de e-mail. Nu uitați să editați și să corectați și această porțiune. Când este salvat, blocarea semnăturii va fi inclusă în e-mailul trimis.
7. Nu se știe diferența dintre Cc și Bcc
Cc și Bcc sunt câmpurile de după La porţiune. Una dintre greșelile comune este să nu știi când să le folosești. Cc înseamnă copie carbon. Când adăugați adresa de e-mail a cuiva în Cc:
- De asemenea, vor primi o copie a e-mailului
- Adresa lor de e-mail este expusă destinatarului principal în câmpul Către.
- Aceștia sunt informați despre comunicare, dar nu sunt obligați să acționeze sau să răspundă la e-mail.
Să utilizați Cc pentru a-i anunța pe destinatarul principal că îi ții pe alții la curent. De asemenea, îl folosiți pentru a menține persoana în Cc informat. De exemplu, vrei să-i spui managerului tău cum progresează proiectul echipei tale. Deci adresele coechipierilor tăi ar trebui să fie în La, în timp ce adresa managerului dvs. ar trebui să fie în Cc.
Bcc înseamnă copie carbon oarbă. Când adăugați adresa de e-mail a cuiva în Bcc:
- Ei primesc o copie a e-mailului.
- Adresa lor de e-mail nu este expusă altor destinatari.
Să utilizați Bcc pentru a preveni debordarea căsuțelor primite ale oamenilor. Dacă cineva din La sau Cc câmpuri hit-uri Răspunde la toate, destinatarii din Bcc nu va primi un e-mail. De asemenea, puteți utiliza Bcc pentru a preveni alți destinatari să știe că altcineva este inclus în e-mail. De exemplu, dacă trimiteți același buletin informativ tuturor clienților dvs., nu ați dori să le expuneți adresele de e-mail unul altuia.
8. Trimiterea de e-mailuri dincolo de programul de lucru
Este ușor să te lași purtat de entuziasmul unui nou proiect și să trimiți un e-mail șefului sau colegilor la două dimineața. Cu toate acestea, aceasta ar putea deveni o problemă. Șeful sau colegii tăi ar putea crede că nu le respecți timpul.
Dacă e-mailul nu este o urgență, trimiteți-l în timpul orelor de lucru și acordați altora timp suficient pentru a răspunde. În plus, dacă problema dvs. este urgentă, este mai bine să trimiteți un mesaj text, să sunați sau să trimiteți un mesaj instantaneu. O soluție bună ar fi să vă programați e-mailurile. The cele mai bune instrumente de programare a e-mailului pe care ar trebui să le încercați vă va ajuta e-mailul să ajungă în căsuța de e-mail a cuiva la momentele potrivite ale zilei.
9. Răspunzând târziu
Când răspundeți cu întârziere la e-mailuri, este posibil să reflectați o lipsă de angajament față de munca dvs. O regulă simplă este să răspunzi în termen de 24 de ore sau în intervalul de timp dat al expeditorului. Comunicați prompt și clar dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru a crea un răspuns.
O bună practică ar fi să activați funcțiile de răspuns automat ale e-mailului dacă sunteți ocupat sau nu sunteți la birou. De exemplu, puteți verifica cum să configurați un răspuns automat recurent în Gmail. Platforma de e-mail are și șabloane, care vă permit să salvați răspunsurile predefinite.
Evitați greșelile comune de e-mail și lăsați o impresie bună
E-mailurile tale pot lăsa o impresie pozitivă sau negativă asupra colegilor tăi. Pentru a vă îmbunătăți eticheta de e-mail profesională, evitați aceste greșeli comune în e-mailurile de la serviciu. Și nu uitați, atunci când aveți îndoieli, nu-l trimiteți!
Dacă aveți nevoie de mai mult ajutor la crearea e-mailurilor, încercați să utilizați șabloane de e-mail. Utilizarea șabloanelor vă asigură că comunicarea dvs. sună și arată profesională. Începeți să explorați platformele care vă permit să descărcați pachete gratuite de șabloane pe care le puteți utiliza în aplicația de e-mail.
