Îmbunătățiți comunicarea în cadrul echipei dvs. cu aceste sfaturi

Cel mai important mod de a găsi succesul în afacerea dvs. este comunicarea eficientă. Echipa ta ar trebui să se simtă liberă să pună întrebări, să aibă o înțelegere profundă a obiectivelor companiei și să știe că gândurile lor sunt apreciate. Obiceiurile puternice de comunicare în cadrul echipei tale nu apar peste noapte. Este nevoie de angajament pentru a implementa strategii care funcționează și, în cele din urmă, să creeze un mediu de lucru deschis.

Dacă vă hotărâți să sporiți comunicarea eficientă cu echipa dvs., citiți în continuare pentru sfaturi pe care trebuie să începeți să le implementați pentru a avea succes și a-i face pe toți fericiți.

Comunicați prin rezumare

Ascultarea activă în comunicare înseamnă căutarea de a înțelege. Este imperativ să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași pagină. Comunicarea greșită se întâmplă prea des în afaceri și poate fi ușor atenuată prin rezumarea practicii.

„Rezumarea sau parafrazarea este o abilitate de ascultare activă care implică repetarea a ceea ce o persoană a comunicat”, explică Max Ade, CEO al Pickleheads. „Deși acest tip de comunicare se poate simți repetitiv, este cel mai eficient mod de a preveni o neînțelegere. Procesul implică ascultarea activă a unei persoane care vorbește, rezumarea și repetarea a ceea ce a spus și confirmarea înțelegerii dintre grup.”

Cum arată asta în practică? Ian Heyman, fondatorul Protecție împotriva picurarii masculine împărtășește: „Poate arăta diferit pentru toată lumea, dar o modalitate de a-l aborda este să ai o bază de contact cu echipa ta în care toți exersezi parafrazarea. Repetând modul în care fiecare dintre voi înțelege un concept sau o conversație, puteți evita multe greșeli de comunicare. Acest lucru vă poate conduce echipa să fie mai productivă, deoarece toată lumea are clar la ce lucrați.”

Rezumatul ca abilitate de comunicare necesită practică. Pentru lideri, cel mai bine este să conducă prin exemplu și să lanseze această strategie. Va fi nevoie de timp pentru a-i aduce pe toți la bord și a se obișnui cu această metodă de comunicare, dar va fi incredibil de benefic în ansamblu.

Setați agende clare pentru toate întâlnirile

Una dintre cele mai mari plângeri pe care le au mulți angajați cu privire la întâlniri este că ocupă prea mult timp și sunt ineficiente. Acest lucru tinde să se întâmple atunci când întâlnirile nu sunt planificate și executate în mod corespunzător. Cea mai bună metodă de a vă asigura că întâlnirile sunt benefice pentru echipă este să aveți agende clare conturate cu mult timp înainte.

„Nu poți fi niciodată prea pregătit”, spune Max Schwartzapfel, CMO al Luptă pentru tine. „Când găzduiți o întâlnire, luați în considerare elaborarea unei agende coezive și clare la cel puțin trei zile. Procedând astfel, echipa dvs. poate avea timp să pregătească toate livrabilele, întrebările sau gândurile în prealabil. Încercarea de a comunica la fața locului poate lăsa loc pentru informații pierdute și nimeni nu își dorește asta.”

Este adesea foarte ușor ca întâlnirile să scape de sub control. „Întâlnirile programate cu agende stricte sunt o modalitate excelentă de a vă asigura că finalizați cu adevărat lucrurile”, spune Karim Hachem, VP eCommerce la Maxine de la Hollywood. „Tratați o cronologie pentru fiecare subiect și rugați pe cineva să urmărească timpul, astfel încât să respectați programul. De asemenea, puteți lăsa spațiu la sfârșitul întâlnirilor pentru întrebări; această dată este, de asemenea, o modalitate excelentă de a determina dacă un subiect necesită mai multă atenție. Programarea întâlnirilor vă ajută să vă asigurați că atingeți tot ceea ce doriți să discutați, în timp ce vă dați seama ce necesită comunicare suplimentară.”

În timpul întâlnirilor, asigurați-vă că echipa dvs. se simte liberă să discute despre ceea ce se întâmplă în afacere. Faceți spațiu pentru întrebări, invitați la discuții pline de viață și includeți pe toată lumea în conversație. Atunci când ai o politică cu ușile deschise, aceasta ar trebui să fie norma, iar echipa ta va fi dornică să-și împărtășească gândurile.

Gazdă baze de atingere periodică

Când echipa ta este ocupată cu munca, comunicarea poate cădea adesea pe margine. Dar fără această comunicare, munca va avea de suferit. Este important să lăsați timp în sarcina de lucru a echipei pentru a atinge baza. Aceasta poate fi sub formă de echipe individuale, specifice unui proiect, echipe complete sau altfel. Frecvența căreia este ceva ce o puteți determina pentru a vă satisface nevoile specifice, atâta timp cât vă asigurați că toate întâlnirile de bază sunt eficiente și nu pur și simplu consumați timp.

Christy Pyrz, director de marketing al Peptide paradigmei spune: „Luați în considerare ca liderii să se întâlnească cu echipa lor individual, în fiecare lună. Nu aveți nevoie de agende pentru acele întâlniri. În schimb, îl puteți folosi ca o perioadă de comunicare deschisă pentru a discuta despre munca angajatului, sănătatea mintală, creșterea și ideile generale pentru afacere.”

Dacă observați că moralul echipei este în scădere, luați în considerare adăugarea bazelor de contact pentru a pune echipa pe aceeași pagină. „Vezi o scădere a moralului echipei? Încercați să găzduiți o întâlnire de bază de contact”, spune Melissa Rhodes, CEO al Psihicii1on1. „Menținerea grupului de bază tactilă mic – aproximativ 5–6 persoane – face ca acest proces să fie și mai ușor. Fiecare ar trebui să poată vorbi liber despre ideile și gândurile sale.”

Creați o zonă fără judecată

Un motiv principal pentru care mulți angajați nu se simt liberi să vorbească la locul de muncă este din cauza fricii. Ei se tem că vorbele lor nu vor fi luate în serios sau vor avea repercusiuni. Dacă ești serios în ceea ce privește creșterea comunicării cu echipa ta, trebuie să creezi un mediu fără judecată pentru a face acest lucru.

„Nu vrei niciodată ca angajații să fie mustrați pentru că își folosesc vocea”, explică Mary Kay Bitton, șeful departamentului de inovare a produselor la Flo Vitamine. „Este esențial să prețuim opiniile tuturor și să ne asigurăm că fiecare persoană se simte în siguranță să își spună părerea.”

Dacă doriți să creați și să promovați o zonă fără judecată cu echipa dvs., implementați o politică cu ușile deschise pentru a invita echipa să își exprime gândurile. Oferiți-le un spațiu sigur pentru a face asta, cum ar fi într-o întâlnire sau unul la unu. Păstrați pe toată lumea pe aceeași pagină cu politica și asigurați-vă că toată lumea respectă precedentul. Vrei să te asiguri că nu se întâmplă nimic în culise care să determină echipa ta să se întrebe dacă această politică are valoare sau nu.

Deși afacerea dvs. poate avea o politică cu ușile deschise, unii oameni s-ar putea să nu se simtă în măsură să-și împărtășească gândurile în mod deschis cu o echipă mare, așa că este înțelept să oferiți o soluție alternativă. „Un factor cheie pentru a ne asigura că oamenii se simt bine când vorbesc este să le ofere oportunitatea de a vorbi într-un mod care să se simtă în siguranță pentru ei. Puteți face acest lucru încurajând oamenii să rezerve întâlniri cu cineva cu care doresc să discute subiecte private. De asemenea, puteți avea o casetă de sugestii online pentru a le permite angajaților să-și trimită preocupările în mod anonim.”

Cu orice politică nouă, implementarea necesită timp, iar construirea unei culturi va necesita consecvență și timp. Rămâneți așa și, în cele din urmă, va deveni norma. „Este important să vă continuați eforturile, chiar dacă nu observați o îmbunătățire imediată”, spune Ryan Delk, CEO al Grund. „După cum știm cei mai mulți dintre noi, lucrurile bune necesită timp, așa că continuați să mergeți mai departe, mai ales când se simte provocator.”

Informați pe toată lumea despre știrile companiei

Pentru a-i face pe toți să se simtă ca și cum ar aparține companiei, doriți ca ei să rămână informați cu privire la toate evenimentele – chiar dacă nu le afectează în mod direct poziția sau rolul. Aceasta este o strategie cheie în formarea echipei și asigură, de asemenea, că toată lumea rămâne la curent cu știrile actuale ale companiei, inclusiv obiectivele, realizările și chiar lucrurile dificile.

„O modalitate minunată de a vă asigura că toată lumea este informată, fără a ține lucrurile prea serioase este să aveți un buletin informativ al companiei”, spune Justin Soleimani, co-fondator al companiei. Rostogoli. „Ar putea începe din necesitate, dar se poate transforma rapid într-o modalitate de a ridica moralul. Desigur, doriți în continuare să împărtășiți actualizări despre afacere, dar puteți include și povești înălțătoare despre echipă, să sărbătoriți etapele de referință și zilele de naștere și multe altele.”

Un alt beneficiu al buletinelor informative interne sau turul de e-mail săptămânal este că reduc numărul de întâlniri, îmbunătățind în cele din urmă productivitatea. „Dacă simți că tu și echipa ta petreci prea mult timp în întâlniri, ia în considerare să încerci o rezumare săptămânală a e-mailurilor”, spune Brittany Dolin, co-fondator al companiei. Agenția de carte de buzunar. „O mare parte din ceea ce acoperiți în întâlniri poate foarte bine să fie comunicat printr-un e-mail. Puteți încerca să trimiteți actualizări săptămânale cu rezumate ale ceea ce se întâmplă. Este o modalitate excelentă de a împărtăși știri oferind și ceva concret de referință în viitor, dacă este necesar.”

Când aveți echipe mari, în special, și doriți să vă asigurați că toată lumea are informațiile de care au nevoie cu privire la companie, luați în considerare găsirea unei soluții pentru distribuirea informațiilor cu detalii complete care pot fi referit. Acest lucru reduce bârfele și evită comunicarea greșită.

Concluzie

Cu siguranță nu vrei să tăiați colțuri când vine vorba de comunicarea în echipă. Când comunicarea slabă devine norma, va fi nevoie de un efort suplimentar pentru a rupe obiceiul prost și a implementa o soluție de lungă durată.

Cel mai bun mod de a începe este să construiți un grup de lucru mic cu membri ai echipei dvs. de la toate nivelurile. Găsiți un plan cu privire la cum va arăta scopul final al comunicării și apoi stabiliți o strategie pentru pașii pe care îi va lua pentru a ajunge acolo. Comunicați această nouă cultură cu echipa și aduceți-i pe toți la bord. Este un câștig-câștig pentru toți.