ClickUp este un instrument puternic pentru gestionarea sarcinilor, proiectelor și multe altele. Dar știați că îl puteți face și mai puternic cu automatizarea? Iată cum.

ClickUp este un instrument robust de gestionare a sarcinilor și a proiectelor și îl puteți face și mai puternic cu automatizările fluxului de lucru. Cu această caracteristică, nu trebuie să îndurați sarcini plictisitoare și repetitive - ClickUp va face munca grea pentru dvs.

Tot ce trebuie să faceți este să configurați instrucțiuni automate pentru a realiza ceea ce trebuie să faceți. Acest lucru va elimina erorile, va accelera fluxul de lucru și va economisi timp pentru a vă concentra asupra lucrurilor care contează cu adevărat. Și știi care este cea mai bună parte? Nu este necesară experiența de codare!

Deci, haideți să ne aprofundăm în ClickUp Automations și să vedem cum vă poate crește productivitatea jocului.

Ce este ClickUp Automations?

The Click Up Instrumentul de automatizări este un set puternic de funcții care vă permit să automatizați sarcinile repetitive și să vă simplificați fluxul de lucru. Fiecare automatizare creată în ClickUp cuprinde trei componente: un declanșator, o condiție și o acțiune.

instagram viewer

1. Trigger

Evenimentul care activează automatizarea. Un declanșator poate fi orice, de la crearea unei noi sarcini până la sosirea la o dată scadentă.

2. Stare (Opțional)

Comenzi suplimentare pot fi adăugate la declanșator – și trebuie îndeplinite – pentru a activa automatizarea. De exemplu, este posibil să doriți să automatizați o sarcină numai dacă este atribuită unui anumit membru al echipei sau are o anumită dată limită.

3. Acțiune

Acesta este ceea ce se va întâmpla atunci când declanșatorul și condițiile sunt îndeplinite. Aceasta poate fi orice, de la trimiterea unei notificări prin e-mail până la actualizarea stării unei sarcini. Aveți voie să configurați câte acțiuni doriți.

Cum să activați automatizările ClickUp

Înainte de a putea configura orice automatizare în spațiul de lucru ClickUp, trebuie să activați Automatizari în Faceți clic pe Aplicații. Puteți accesa ClickApps din bara laterală principală de navigare sau din partea de sus a spațiului de lucru.

1. Faceți clic pe dvs pictograma profilului pe panoul de navigare lateral.

2. Selectați Faceți clic pe Aplicații din meniul pop-up.

Accesați ClickApps din zona dvs. de lucru

1. Faceți clic pe săgeata derulantă a Personalizați butonul din colțul din dreapta sus al spațiului de lucru.

2. Selectați Faceți clic pe Aplicații din lista derulantă.

Când se deschide pagina ClickApps, asigurați-vă Automatizare este activat. Apoi faceți clic pe ÎNAPOI butonul pentru a reveni la pagina anterioară.

Cum să configurați o automatizare ClickUp de bază

Înainte de a configura o automatizare ClickUp, asigurați-vă că vă aflați în spațiul, folderul sau lista specific în care doriți să se aplice automatizarea.

Dacă sunteți nou la ClickUp și doriți să înțelegeți diferența dintre spațiile de lucru, spații, foldere și liste, acest ghid pentru începători pentru terminologia ClickUp vă va ajuta să eliminați orice îndoială și confuzie.

Acum că ați activat Automatizarea, Personalizați butonul din zona de lucru se schimbă în Automatizați, pe care puteți face clic pentru a deschide pagina de automatizări.

Din opțiunile drop-down, faceți clic Adăugați automatizare.

Utilizați șabloane de automatizare pentru a crea o automatizare

Exact cum poți adăugați șabloanele de proiect ClickUp în spațiul dvs. de lucru pentru a începe rapid planurile de proiect, puteți alege dintr-o bibliotecă de șabloane de automatizare pentru a configura prima automatizare. Aceste șabloane au fost grupate sub Categorii și Integrari în panoul din stânga al paginii Automatizări.

În timp ce automatizările enumerate în Categorii sunt de bază și afectează doar modificările intern, cele din Integrări vă permit să faceți modificări directe legate de aplicațiile externe. În prezent, ClickUp acceptă numai automatizări directe cu următoarele aplicații:

  • Bugsnag
  • Calendly
  • E-mail
  • GitHub
  • Hubspot
  • Twilio

Deci, puteți selecta oricare dintre grupurile de automatizare din panoul din stânga, apoi alegeți o automatizare specifică legată de grupul din dreapta, personalizați-o pentru a se potrivi nevoilor dvs. și salvați-o.

Creați automatizări de la zero

De asemenea, puteți alege să creați automatizări personalizate de la zero. Pentru a începe, faceți clic pe + Animație personalizată butonul din colțul din dreapta sus al paginii de automatizare.

Sub Când secțiunea, trebuie să configurați un eveniment de declanșare (marcat ca „1” în imaginea de mai jos). Unele dintre opțiunile de declanșare disponibile includ:

  • Sarcina creată,
  • Modificări ale cesionarului,
  • Modificări de stare,
  • Schimbări prioritare,
  • Modificări ale datei scadente,
  • Modificări ale datei de începere etc.

Puteți alege să specificați orice condiții (marcate ca „2” în imaginea de mai sus) care trebuie îndeplinite – în acest caz, niciuna – pentru a începe acțiunea (acțiunile).

Și sub Apoi secțiunea, adăugați acțiunile (marcate ca „3”) care ar trebui să apară odată ce evenimentul și condițiile de declanșare sunt îndeplinite. Unele dintre acțiunile din care puteți alege includ:

  • Creați o sarcină,
  • Creați o subsarcină,
  • Schimbați prioritatea,
  • Schimbați mandatarii,
  • Adauga un comentariu,
  • Ștergeți sarcina etc.

Când ați terminat, faceți clic pe Crea butonul pentru a salva și a activa automatizarea.

Trebuie să rețineți că planurile gratuite și nelimitate ale ClickUp nu vă permit să adăugați condiții și mai multe acțiuni la configurarea automatizării. Va trebui să achiziționați planul Business, Business Plus sau Enterprise pentru a elimina această restricție.

Cum să vă gestionați automatizările ClickUp

În timp ce se instalează noi automatizări au loc sub Naviga fila, gestionarea automatizărilor dvs. se face sub Administra fila.

Când sunteți aici, puteți adăuga o descriere automatizării dvs. (marcată ca „1”) pentru a explica funcția acesteia sau pentru a oferi context oricărei alte persoane care ar putea vizualiza spațiul dvs. de lucru. De asemenea, puteți dezactiva automatizarea (marcată ca „2”) pentru a o întrerupe fără ștergere.

Când treceți cu mouse-ul peste automatizare, o puteți duplica, edita sau șterge.

Dacă lucrați cu liste lungi de automatizări, ClickUp facilitează localizarea oricăreia dintre ele, oferind mai multe opțiuni de filtrare.

În primul rând, puteți filtra după Activ și Inactiv automatizari. Când dezactivați orice automatizare activă, aceasta trece în secțiunea inactivă.

De asemenea, puteți filtra automatizările după spațiile, folderele sau listele în care au fost create.

În cele din urmă, puteți filtra după declanșatorul, starea sau acțiunea automatizărilor și, de asemenea, după persoana care a actualizat ultima dată sau a făcut modificări.

Cum să urmăriți utilizarea automatizării

Deși puteți crea automatizări nelimitate în ClickUp, numărul de ori se vor rula este limitat. Deci, ori de câte ori o acțiune automată este efectuată în fundal, aceasta contează pentru utilizarea dvs., care poate fi urmărită în Utilizare fila.

Planul gratuit este limitat la executarea a 100 de acțiuni automate în fiecare lună. Nu puteți achiziționa automatizări suplimentare în timp ce aveți un plan gratuit, așa că trebuie să cumpărați mai întâi un plan plătit. Iată numărul maxim de acțiuni automate permise pentru fiecare plan plătit.

  • Nelimitat: 1.000/luna
  • Afaceri: 10.000/luna
  • Business Plus: 25.000/luna
  • Afacere: 250.000/luna

Pentru a vă ajuta să rămâneți la curent cu utilizarea, ClickUp trimite alerte de utilizare proprietarilor și administratorilor de spațiu de lucru prin e-mail atunci când utilizarea spațiului de lucru atinge 90% și 100%. Dacă atingeți limita de utilizare și doriți să achiziționați automatizări suplimentare, costă 19,99 USD pentru 1000 de acțiuni suplimentare pe lună, 99,99 USD pentru 10.000 de acțiuni suplimentare și 299,99 USD pentru 100.000 de acțiuni suplimentare.

Lucrați mai inteligent, nu mai greu, cu automatizările ClickUp

ClickUp Automations este o caracteristică simplă, dar puternică, care va ajuta la eliminarea sarcinilor repetitive și la creșterea productivității generale. Urmând pașii menționați în acest ghid pentru începători, veți fi pe drumul cel bun pentru a stăpâni automatizările ClickUp și a vă transforma munca. Și dacă doriți să duceți acest lucru la nivelul următor, șabloanele ClickUp sunt o modalitate excelentă de a face acest lucru.