Cum să transformați e-mailurile în sarcini și comentarii cu ClickUp

Te-ai săturat să ții pasul cu lista ta de făcut trecând constant între căsuța de e-mail Gmail și spațiul de lucru ClickUp? Ei bine, ClickUp are o soluție pentru a elimina această problemă.

Vă puteți transforma e-mailurile în sarcini și comentarii în ClickUp fără a fi nevoie să părăsiți Gmail. Vă vom ghida prin acest proces pentru a transforma modul în care lucrați pentru a vă crește productivitatea generală.

Dacă doriți să redirecționați un e-mail către secțiunea de comentarii a unei sarcini în Click Up, va trebui să obțineți adresa de e-mail unică a sarcinii. Da, ai auzit bine! Fiecare sarcină pe care o creați în ClickUp are o adresă unică. Pentru a obține această adresă, plasați cursorul pe sarcina către care doriți să redirecționați e-mailurile și faceți clic pe pictograma puncte suspensie.

Din lista derulantă, selectați Trimite e-mail la sarcină.

Din caseta pop-up, faceți clic Copie pentru a copia e-mailul de activitate în clipboard.

Acum deschideți Gmail și apăsați Ctrl + V în bara de adrese pentru a lipi e-mailul de activitate. Veți observa că textul se schimbă imediat în numele sarcinii ClickUp. Acest lucru este foarte util dacă doriți să trimiteți un alt e-mail la aceeași adresă - doar introduceți numele sarcinii și selectați-l din opțiunile drop-down.

Adăugați un subiect și un corp e-mailului și apăsați pe Trimite buton.

După trimiterea e-mailului, acesta apare în secțiunea de comentarii a sarcinii (așa cum se arată în imaginea de mai jos). Observați cum ClickUp identifică expeditorul și afișează subiectul și corpul e-mailului. De asemenea, include un fișier HTML cu conținutul e-mailului, pe care îl puteți descărca pe computer.

La fel ca orice comentariu adăugat la ClickUp, există o serie de modificări pe care le puteți face e-mailului redirecționat. Când treceți cu mouse-ul peste comentariu, îl puteți edita, îl puteți vizualiza în modul ecran complet sau îl puteți atribui unui membru al echipei. Membrii echipei tale pot, de asemenea, să interacționeze cu comentariul reacționând la acesta cu un emoji sau lăsând un răspuns direct.

Făcând clic pe pictograma punctelor de suspensie a comentariului, obțineți opțiuni suplimentare care vă permit:

• Copiați adresa URL a comentariului.
• Adăugați comentariul în zona de descriere a sarcinii dvs.
• Setați un memento pentru a lua măsuri în legătură cu comentariul.
• Ștergeți comentariul.

Creați sarcini noi în ClickUp prin e-mail

Similar sarcinilor din ClickUp, fiecare Listă are, de asemenea, o adresă unică. Aceasta înseamnă că puteți redirecționa e-mailurile ca sarcină către acea listă. Pentru a obține adresa oricărei liste, plasați cursorul peste numele listei în bara laterală principală de navigare și faceți clic pe pictograma puncte suspensie pentru a deschide setările Listă.

Din opțiunile drop-down, selectați E-mail către Listă.

În caseta pop-up, faceți clic Copie pentru a copia e-mailul listei în clipboard.

Lipiți e-mailul în bara de adrese din Gmail, adăugați un subiect și un corp și apăsați Trimite. De data aceasta, subiectul dvs. va fi numele sarcinii dvs. în ClickUp, iar corpul va fi adăugat în zona de descriere a sarcinii. Toate fișierele pe care le adăugați la e-mail vor intra în secțiunea Atașamente a sarcinii (în plus față de fișierul HTML care se atașează automat ClickUp).

Puteți seta proprietăți suplimentare pentru noua sarcină adăugându-le la linia de subiect:

• Cesionar: Atribuiți noua sarcină dvs. sau unui membru al echipei (de ex. John Doe) folosind sau.
• Data scadenței: Setați date limită specificând date exacte, cum ar fi sau folosind limbaj natural precum, , sau.
• Etichete: Adăugați etichete la sarcina dvs. folosind. Dacă numele etichetei pe care îl specificați nu există, acesta va fi creat automat.

După ce trimiteți e-mailul, acesta apare în lista ClickUp specificată, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

Dacă lucrați frecvent cu anumite liste în spațiul dvs. de lucru, acordați-vă timp pentru a salva adresele acestora în Gmail, astfel încât să fie mai ușor să le accesați rapid.

Cum să redirecționați automat e-mailurile către ClickUp

Dacă redirecționați în mod constant e-mailuri de la un anumit expeditor către ClickUp ca sarcină sau comentariu, atunci configurarea automatizării vă va economisi timp prețios. Nu lăsați termenul „automatizare” să vă intimideze – tot ce trebuie să faceți este să configurați un filtru de redirecționare în Gmail.

Adăugați o adresă de e-mail de redirecționare la Gmail

Înainte de a putea începe să redirecționați e-mailurile, trebuie să adăugați o adresă de e-mail de redirecționare (a sarcinii sau a listei) la care vor fi trimise e-mailurile. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma roții în colțul din dreapta sus al Gmail și selectați Vedeți toate setările.

Sub fila Redirecționare și POP/IMAP, faceți clic pe Adăugați o adresă de redirecționare buton.

Lipiți sarcina ClickUp sau adresa listei în câmpul de text. Asigurați-vă că ștergeți textul suplimentar și parantezele unghiulare adăugate la începutul și la sfârșitul adresei, apoi faceți clic Următorul. În următoarele două ferestre pop-up care apar, faceți clic Continua apoi Bine.

Când deschideți spațiul de lucru ClickUp, linkul de confirmare apare ca o sarcină nouă în lista în care veți redirecționa e-mailurile.

Când deschideți sarcina, faceți clic pe linkul de confirmare, care va fi în zona de descriere. În fereastra pop-up care apare, faceți clic A confirma pentru a adăuga în sfârșit adresa de e-mail la Gmail.

Setați filtre pentru a redirecționa e-mailurile către ClickUp

După ce ați adăugat adresa de e-mail de redirecționare, puteți acum configurați un filtru pentru a trimite e-mailuri la adresa respectivă. În imaginea de mai jos, filtrul verifică doar dacă expeditorul unui e-mail are o anumită adresă.

Când un e-mail îndeplinește criteriile stabilite, acesta va fi arhivat și redirecționat către adresa ClickUp selectată.

Ați finalizat cu succes configurarea automatizării pentru a redirecționa anumite e-mailuri către ClickUp. Dacă vrei să duci asta la următorul nivel, poți configurați filtre pentru redirecționarea e-mailurilor către Slack, si altul filtru pentru redirecționarea e-mailurilor către Outlook. Aceasta este o caracteristică foarte utilă pentru dezordinea căsuței primite și pentru a o menține organizată în timp ce rămâneți în fruntea listei dvs. de activități.

Deglomerați-vă e-mailurile și rămâneți organizat cu ClickUp

Transformarea e-mailurilor în sarcini și comentarii în ClickUp este o schimbare când vine vorba de gestionarea fluxului de lucru. În doar câteva clicuri, puteți transforma haosul din e-mailul dvs. într-o „de făcut” simplificată și organizată, care este ușor de urmărit și gestionat. Și acesta este doar începutul – există modalități mai creative prin care poți învăța să folosești ClickUp, de care s-ar putea să nu le cunoști.