Matricea Eisenhower vs. Lista de sarcini: care este mai bine pentru gestionarea timpului?

Între gestionarea e-mailurilor de serviciu, jonglarea cu treburile casnice și alocarea timpului pentru angajamentele familiei, poate fi o provocare să ținem pasul cu cerințele vieții noastre personale și profesionale. O strategie de gestionare a timpului vă poate ajuta să recuperați mai multe ore pe zi.

Continuați să citiți pentru a afla cum diferă Matricea Eisenhower de metoda listei de sarcini, punctele forte și punctele slabe ale fiecărei abordări și care metodă se potrivește cel mai bine nevoilor și obiectivelor dvs.

Elementele de bază ale matricei Eisenhower și ale listelor de activități

O abordare populară a gestionării timpului este lista tradițională de activități. Aceasta implică întocmirea unei liste de sarcini în ordinea priorității lor și rezolvarea lor una câte una. Deși această abordare poate fi utilă, nu ia întotdeauna în considerare factorul de urgență.

Pe de altă parte, Eisenhower Matrix ajută la prioritizarea sarcinilor în funcție de urgența și importanța lor. Această metodă vă poate ajuta să creșteți productivitatea și eficiența concentrându-vă pe cele mai importante sarcini, ajutându-vă în același timp să identificați sarcinile mai puțin critice pe care le puteți delega sau amâna.

Iată patru factori de care trebuie să luați în considerare atunci când alegeți dintre cei doi.

1. Prioritizare

Stabilirea priorităților în timpul realizării unei liste de activități implică, de obicei, notarea tuturor sarcinilor în ordinea importanței și rezolvarea lor în această ordine. Această metodă poate fi eficientă pentru sarcini simple sau proiecte cu un interval de timp scurt. Cu toate acestea, pentru proiecte mai complexe sau pe termen lung, este posibil să nu fie cea mai eficientă abordare.

Matricea Eisenhower adoptă o abordare diferită a prioritizării. Aceasta implică clasificarea sarcinilor în patru cadrane diferite în funcție de urgența și importanța lor:

1. Sarcini care sunt ambele urgent și important, cum ar fi un proiect cu un termen limită strâns.
2. Sarcini care sunt important dar nu urgent, cum ar fi planificarea pe termen lung sau dezvoltarea abilităților.
3. Sarcini care sunt urgent dar nu important, cum ar fi sarcini sau întâlniri care pot fi delegate sau amânate.
4. Sarcini care sunt nici urgent, nici important, cum ar fi sarcinile cu prioritate redusă.

Prin clasificarea sarcinilor în acest fel, Eisenhower Matrix vă poate ajuta să vă sporiți concentrarea și atenția asupra sarcinilor cele mai importante mai întâi și să evitați să fiți încetinit de sarcinile mai puțin critice.

2. Urgență vs. Importanţă

Înainte de a vă clasifica sarcinile, trebuie să le înțelegeți și să le separați în funcție de urgența și importanța lor. Analizați fiecare sarcină pe care trebuie să o faceți după cine trebuie să o facă și când trebuie făcută. Întrebarea „cine” te-ar ajuta să înțelegi cât de importantă este. Dacă necesită atenția ta personală, consideră-l de mare importanță.

Întrebarea „când” vă va ajuta să determinați cât de urgentă este sarcina, astfel încât să puteți decide cât timp aveți înainte de termenul limită. A învăța să diferențiem și să segregați sarcinile urgente și importante este o alta modalitate de a crește productivitatea făcând mai mult în mai puțin timp.

În timp ce o listă de sarcini servește în primul rând ca un memento pentru sarcini, Eisenhower Matrix oferă un cadru pentru prioritizarea sarcinilor în funcție de urgența și importanța lor. Amintiți-vă că nu include în mod inerent parametri pentru a decide „cine” și „când” sarcinilor din cadrul matricei în sine. Cu toate acestea, poate fi folosit eficient pentru a lua astfel de decizii.

De exemplu, evaluând urgența unei sarcini, puteți determina dacă aceasta necesită atenție imediată sau poate fi programată pentru o perioadă ulterioară. În mod similar, luând în considerare importanța unei sarcini, puteți decide dacă aceasta ar trebui gestionată personal sau delegată altcuiva.

Deși Eisenhower Matrix nu cuprinde în mod explicit aceste aspecte, oferă o metodologie practică pentru încorporarea lor în managementul sarcinilor. Prin urmare, cazul de utilizare al matricei Eisenhower poate fi extins dincolo de simpla prioritizare și de ajutor ulterioară luarea deciziilor cu privire la delegarea sarcinilor și programarea, domenii în care listele tradiționale de sarcini de făcut pot cădea mic de statura.

3. Flexibilitate

Când utilizați o listă de activități, aveți în mod constant presiunea de a face toate sarcinile iminente într-o anumită ordine. Organizarea unei liste de activități folosind elemente de acțiune înseamnă, de asemenea, actualizarea constantă a acestuia și rearanjarea sarcinilor în funcție de schimbarea urgenței sau importanței.

Mai mult, atunci când ai un termen limită strâns, nu ai timp să-ți analizezi sarcinile în acest fel și s-ar putea să ajungi să le lucrezi pe toate odată, ignorând beneficiile unei liste de activități.

Atunci când prioritizați sarcinile pentru productivitate cu Eisenhower Matrix, vă oferă flexibilitatea de a alege în funcție de importanța și urgența acestora. Când aveți libertatea de a alege lucrurile care trebuie făcute urgent, aveți flexibilitatea de a face alte sarcini neurgente în propriile condiții.

Prin clasificarea sarcinilor în diferite patrulaturi de urgență și importanță, vă puteți planifica toate sarcinile în avans. De asemenea, vă ajută să alocați timp pentru toate sarcinile dvs., asigurându-vă că nimic important nu trece prin fisuri.

4. Un angajament de timp

Cu o listă de lucruri de făcut, bifați sarcinile din lista dvs. pe măsură ce le finalizați. Deși este posibil să aveți încă în minte și alte sarcini mai importante (care pot contribui la o lipsă de concentrare), sarcina la care lucrați în prezent va necesita toată atenția dvs.

Sistemul Eisenhower Matrix vă poate ajuta să vă concentrați timpul și atenția asupra sarcinilor care se încadrează sub primul patrulater. Acest lucru vă ajută să reduceți sarcinile critice și cu valoare adăugată din fluxul dvs. de lucru și să le finalizați la timp, ajutându-vă să evitați greșelile de gestionare a timpului de asemenea.

Alegerea corectă a metodei de gestionare a timpului

Să luăm exemplul finalizării unui proiect cu un termen limită strâns. Într-o listă de activități, sarcinile tale vor fi aranjate într-o ordine cronologică simplă. Cu toate acestea, cu Matricea Eisenhower, sarcinile cele mai urgente și importante ar intra în primul cadran, indicând urgența și importanța lor ridicată.

Apoi, aveți al doilea cadran, unde este posibil să aveți planificare pe termen lung sau dezvoltarea abilităților. Aceste sarcini pot fi făcute treptat, deoarece necesită mai mult timp. Deși este posibil ca aceste sarcini să nu aibă un termen limită imediat, ele sunt esențiale și esențiale pentru a reuși pe termen lung.

Sarcinile care se încadrează în al treilea cadran pot fi delegate subordonaților dvs. pentru a vă asigura că sunt finalizate în termenul limită. De exemplu, este posibil să doriți ca unele documente să fie livrate clientului dumneavoastră înainte de sfârșitul zilei. Puteți delega sarcina unui curier, asigurându-vă că sarcina este realizată la timp, fără implicarea dvs. activă.

Sarcinile care se încadrează în al patrulea cadran pot fi atât delegate, cât și amânate, deoarece nu este nici prioritară, nici importantă. De exemplu, cumpărarea de articole de birou noi. În timp ce lista tradițională de activități vă amintește doar de toate sarcinile dvs., sistemul Eisenhower Matrix vă ajută să vă concentrați mai întâi asupra sarcinilor importante și urgente.

Încheie-ți sarcinile urgente cu matricea Eisenhower

O listă de activități vă poate ajuta să economisiți timp pentru sarcini pe termen scurt care nu se repetă, cum ar fi o listă de verificare sau o listă de cumpărături. Cu toate acestea, sistemul Eisenhower Matrix vă va ajuta cu sarcinile care se repetă sau continuă într-o perioadă graduală.

Puteți alege și decide ce, când și cum să faceți sarcinile și să vă asigurați că sarcinile sunt efectuate la timp fără întârziere.