8 sfaturi pentru a profita la maximum de aplicația de luare a notelor

Luarea de note este o abilitate esențială care vă ajută să vă organizați gândurile și sarcinile și să progresați eficient în muncă. Și având în vedere că smartphone-ul sau laptopul tău este prietenul tău zilnic, să iei notițe din mers este mai ușor ca niciodată.

Deși există mai multe aplicații de luare de note disponibile, fiecare oferind funcții unice, majoritatea acestor instrumente au, de asemenea, caracteristici similare. Indiferent de aplicația de luare de note pe care o utilizați, iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să profitați la maximum de ea.

Întotdeauna vor exista momente când va trebui să notați rapid o idee sau o informație importantă. Cu toate acestea, aplicația dvs. de luare de note poate deveni rapid dezordonată dacă nu aveți o modalitate de a vă organiza notele și la ce ar fi de folos dacă nu ați putea găsi informațiile ori de câte ori aveți nevoie? Majoritatea aplicațiilor de luare de note oferă mai multe moduri de a vă organiza notele, inclusiv dosare și etichete.

Folderele sunt excelente pentru a grupa note sau subiecte conexe și pentru a le păstra separate de alte note. De exemplu, puteți crea dosare pentru serviciu, școală, lectură sau filme și puteți stoca toate notele aferente în fiecare dosar. Dacă folosiți anumite foldere mai mult decât altele, le puteți acorda un loc în primul rând marcându-le ca favorite sau adăugându-le în bara laterală a aplicației.

Etichetele sunt un alt mod util de a vă organiza notele, deoarece vă permit să adăugați cuvinte cheie la fiecare notă pe care le puteți utiliza ulterior pentru a căuta și sorta notele. De exemplu, dacă etichetați mai multe note cu o anumită dată, puteți extrage rapid toate notele legate de data respectivă, indiferent de folderele lor.

2. Utilizați o convenție de denumire consecventă

Este bine să vă sortați notele folosind foldere și etichete, dar dacă nu aveți o convenție de denumire consecventă pentru notele dvs., va fi greu să le deosebiți.

Cât de des ați căutat o notă pe baza a ceea ce credeai că o numești, doar pentru a găsi mai multe documente cu titluri similare sau nimic? Cel mai bun mod de a evita acest lucru este utilizarea unui sistem de denumire simplu și consistent.

Unele dintre cele mai bune practici pentru denumirea notelor includ:

1. Utilizați un format simplu și consecvent (de exemplu, YYYYMMDD_Title).
2. Includeți cuvinte cheie scurte și semnificative în titlu, astfel încât să fie ușor de căutat mai târziu.
3. Evita caracterele speciale precum !, ?, sau * deoarece pot fi greu de căutat.
4. Utilizați o versiune obișnuită, prescurtată a subiectului/subiectului dacă este lung (de exemplu, „Fin_Strat” pentru „Strategii financiare”).

Urmând aceste bune practici sau creându-ți propriile practici, poți dezvolta un sistem de denumire previzibil, care face mult mai ușor să găsești notele de care ai nevoie atunci când le cauți. Cel mai important lucru este să fii consecvent și să folosești un sistem care funcționează pentru tine.

3. Profitați de înregistrarea vocală

Unele cele mai bune aplicații pentru a lua note oferă funcții de înregistrare vocală care vă permit să înregistrați note audio, permițându-vă să captați idei chiar și atunci când nu aveți timp să le scrieți. Această funcție ar putea fi utilă în timpul întâlnirilor sau prelegerilor în care doriți să capturați toate detaliile, dar nu puteți scrie la fel de repede pe cât vorbește vorbitorul.

În mod similar, dacă, dintr-un motiv oarecare, nu îți poți scrie notele, poate pentru că mâinile tale sunt ocupate cu altceva, apoi puteți profita de funcția de vorbire în text a telefonului pentru a dicta rapid idei în luarea de note aplicația. Ambele funcții vă pot economisi timp și vă pot surprinde mai ușor gândurile din mers.

4. Protejați-vă notele cu un cod de acces

Aplicația de note conține probabil informații personale și profesionale sensibile, cum ar fi parole, detalii de contact sau înregistrări financiare. Pentru a vă asigura că aceste date rămân în siguranță și pentru a profita la maximum de aplicația dvs. de luare de note, este important să vă protejați notele cu o parolă puternică.

În acest fel, chiar dacă altcineva vă poate accesa smartphone-ul, nu va putea accesa aceste informații. Ar trebui să găsiți această funcție în setările majorității aplicațiilor de luare de note.

5. Sincronizați-vă notele pe dispozitive

Una dintre cele mai importante caracteristici pe care le puteți folosi în aplicația dvs. de luare de note este abilitatea de a vă sincroniza notele pe mai multe dispozitive și platforme. De exemplu, ori de câte ori aveți o idee, o puteți nota rapid în aplicația de luare a notițelor de pe smartphone-ul dvs. și apoi să accesați sau să faceți revizuiri la notă de pe laptop sau tabletă.

În acest fel, puteți urmări cu ușurință toate ideile și activitățile dvs. de făcut, fără să pierdeți o bătaie. În timp ce majoritatea aplicațiilor de luare de note salvează și sincronizează automat datele, uneori poate doriți să faceți acest lucru manual dacă nu erați conectat la internet când ați creat o notă.

În plus, pentru precauție suplimentară, poate doriți să exportați notele și să păstrați o copie pe computer sau pe soluția de stocare în cloud. În acest fel, dacă există o problemă cu dispozitivul sau aplicația dvs., puteți oricând să vă restaurați notele și să vă asigurați că notele cele mai importante rămân în siguranță.

Conectarea aplicației de luare a notelor cu alte instrumente din trusa de instrumente este o modalitate excelentă de a economisi timp și de a maximiza eficiența. De exemplu, una dintre cele mai bune trucuri pentru a profita la maximum de Evernote este să-l conectați la contul dvs. Google Calendar. Acest lucru vă oferă o vedere de sus a notelor și evenimentelor din calendar, permițându-vă să vă planificați ziua mai eficient.

Acesta este doar vârful aisbergului, deoarece este posibil să vă puteți conecta aplicația de luare de note la Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook și Gmail, pentru a numi câteva. Acesta este unul dintre elementele esențiale de luat în considerare înainte de a alege următoarea aplicație de luare a notelor.

7. Utilizați șabloane

Șabloanele sunt o caracteristică la îndemână pe care o oferă multe aplicații de luare de note, deoarece vă ajută să economisiți timp. Sunt utile în special pentru sarcini recurente care necesită același tip de contribuție, cum ar fi planificarea unei agende a unei întâlniri, scrierea în jurnal sau luarea de note în timpul unei sesiuni de brainstorming. Aceste șabloane sunt de obicei personalizabile, permițându-vă să le adaptați nevoilor dvs.

8. Adăugați mementouri la notele dvs

Una dintre cele mai bune modalități de a profita la maximum de aplicația de luare a notelor este să adăugați mementouri la notele dvs., deoarece elimină nevoia de a vă aminti fiecare element din lista de sarcini. Acest lucru este util în special dacă aplicația dvs. de luare de note funcționează ca manager de activități sau aplicație pentru listă de activități. Așadar, dacă doriți să vă asigurați că rămâneți la curent cu sarcinile dvs. sau nu uitați să revizuiți o idee pe care ați notat-o, adăugarea de mementouri este o modalitate excelentă de a face acest lucru.

Creșteți-vă productivitatea cu aceste sfaturi pentru luarea notițelor

Aplicația dvs. de luare a notițelor este o piesă importantă a puzzle-ului dvs. de productivitate, asemănătoare cu un „al doilea creier”. Implementarea sfaturilor pe care le-am menționat vă va ajuta să profitați la maximum de aplicațiile de luare de note, precum și de conținutul pe care îl salvați în ele. Combinația corectă de instrumente și strategii este cheia pentru a vă construi al doilea creier și pentru a vă organiza digitalul.