Vrei să faci mai mult cu proiectele tale? Aflați cum să utilizați Airtable pentru un management eficient al proiectelor.
Aveți instrumentul potrivit pentru managementul proiectelor? Gestionarea proiectelor mari necesită mult efort pentru a vă asigura că informațiile sunt mereu actualizate și că toată lumea este pe aceeași pagină. Dacă doriți să gestionați și să vă supravegheați proiectul în mod eficient, Airtable este o platformă excelentă de luat în considerare.
Airtable este o platformă extrem de bogată în funcții și ușor de utilizat, care combină complexitatea instrumentelor de management de proiect cu simplitatea foilor de calcul. Iată cum puteți începe să utilizați Airtable pentru un management eficient al proiectelor.
Pasul 1: Configurați baza
În Airtable, puteți avea spații de lucru separate pentru proiecte diferite și mai multe baze de date în fiecare spațiu de lucru. Bazele de date din Airtable se numesc Baze. Bazele dintr-un spațiu de lucru pot fi, de asemenea, legate între ele, pentru a vă simplifica datele din fiecare bază.
Iată cum să vă configurați baza Airtable:
- Odata ce tu conectați-vă la contul dvs. Airtable, puteți fie să începeți în spațiul dvs. de lucru prestabilit, fie să creați un spațiu de lucru nou care poate fi partajat cu colegii dvs. Pentru a crea un nou spațiu de lucru, faceți clic pe Creați un spațiu de lucru și denumește spațiul tău de lucru.
- Accesați spațiul de lucru dorit și faceți clic Creați o bază pentru a vă configura noua bază de date.
- Faceți clic pe titlul bazei (care este implicit „Bază fără titlu”) pentru a o redenumi. De asemenea, puteți personaliza aspectul paginii aici.
- Acum puteți fie să importați datele existente în tabel, să utilizați un șablon Airtable, fie să vă creați tabelul de la zero.
- În mod implicit, Airtable adaugă deja câteva câmpuri pentru a începe. Pentru a edita aceste câmpuri, faceți dublu clic pe numele câmpului. Acest lucru vă permite să schimbați numele câmpului și tipul câmpului.
- Pentru a adăuga mai multe câmpuri, faceți clic pe + în antetul tabelului. Selectați tipul de câmp dorit, introduceți numele câmpului, configurați configurația și faceți clic pe Creați câmp.
- După ce ați adăugat toate câmpurile necesare, baza dvs. de date este gata! De asemenea, puteți trage și plasa coloanele în funcție de modul în care doriți să le aranjați.
Dacă este prima dată când utilizați Airtable, instrumentul vă oferă o prezentare excelentă pentru a vă ajuta să vă configurați prima bază.
Pasul 2: Crearea și personalizarea vizualizărilor
Airtable a revoluționat cu adevărat ușurința de vizualizare a datelor. Vizualizați configurații precum Grid, Calendar, Gallery, Form, Kanban etc., oferă mijloace unice de interacțiune cu datele. Airtable vă permite să creați până la 1000 de vizualizări pe tabel.
Iată cum să configurați vizualizarea Airtable:
- În mod implicit, Airtable creează o vizualizare Grid pentru tabelul dvs. De asemenea, puteți crea vizualizări de grilă suplimentare sau alte vizualizări, cu configurații diferite.
- Sub Crea... meniu, faceți clic pe tipul de vizualizare dorit pentru a crea o nouă vizualizare.
- În vizualizarea nou creată, puteți personaliza câmpurile pe care doriți să le vizualizați, să filtrați înregistrările pe baza unor criterii și, de asemenea, să sortați înregistrările în funcție de nevoile dvs.
Pasul 3: Adăugarea și gestionarea colaboratorilor
Pe Airtable, puteți adăuga membri ai echipei/colaboratori în întregul spațiu de lucru, precum și în bazele individuale. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că toți cei care lucrează la un proiect sunt pe aceeași pagină, cu o imagine de ansamblu clară a informațiilor partajate, sarcinilor, calendarelor etc.
Iată cum puteți adăuga colaboratori în spațiul dvs. de lucru Airtable:
- Accesați pagina de pornire Airtable și selectați spațiul de lucru.
- Click pe Acțiune și adăugați-vă colaboratorii prin e-mail.
- Colaboratorii tăi vor primi o invitație prin e-mail pentru a se alătura spațiului tău de lucru. Odată ce acceptă invitația, vor putea accesa toate bazele din spațiul de lucru partajat.
Iată cum puteți adăuga colaboratori la baza dvs. Airtable:
- Mergeți la baza dvs. Airtable.
- Click pe Acțiune și adăugați-vă colaboratorii prin e-mail.
- Colaboratorii tăi primesc o invitație prin e-mail pentru a se alătura bazei tale. Odată ce acceptă invitația, vor putea accesa doar datele din baza partajată.
După ce colaboratorii dvs. s-au alăturat, puteți da clic pe Acțiune din nou pentru a vizualiza lista de colaboratori, precum și pentru a edita permisiunile de acces.
Într-o bază, puteți utiliza câmpul de tip „Utilizator” pentru a adăuga colaboratorii dvs. la înregistrările individuale. Aceasta are, de asemenea, o funcție de notificare care anunță colaboratorul printr-un e-mail ori de câte ori este atribuit unei înregistrări.
Alte caracteristici utile ale Airtable
Pașii menționați mai sus ar trebui să fie suficienți pentru a vă ajuta să începeți gestionarea proiectelor și colaborarea folosind Airtable. Dacă doriți să vă îmbunătățiți jocul Airtable, puteți consulta și următoarele caracteristici care vă vor îmbunătăți cu siguranță experiența de gestionare a proiectelor:
1. Interfețe
Cu Interface Designer de la Airtable, puteți crea o experiență personalizată pentru dvs. și membrii echipei dvs. Instrumentul permite flexibilitatea vizualizării și editarii înregistrărilor în moduri personalizate, fără a compromite integritatea vizualizărilor de bază.
Îl poți folosi pentru a crea tablouri de bord unice ale proiectelor care îți arată exact ceea ce vrei să vezi, în felul în care vrei să-l vezi.
2. Automatizări
Automatizările Airtable ajută la automatizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi trimiterea de e-mailuri, actualizarea înregistrărilor etc. Cu această funcționalitate, vă puteți integra baza cu aplicații externe, cum ar fi Outlook și Google Sheets, pentru a efectua automat anumite sarcini.
Airtable are, de asemenea, caracteristica de a crea baze legate, adică baze care funcționează împreună prin legarea câmpurilor similare peste tabele. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că datele dvs. sunt întotdeauna actualizate în toate tabelele, sporind astfel claritatea și transparența.
4. Partajare numai pentru citire
Capacitatea de partajare numai în citire a Airtable vă permite să partajați date din vizualizările selectate cu utilizatori externi. Acești utilizatori nu trebuie adăugați ca colaboratori la baza dvs. și vor putea vedea înregistrările numai pe baza modului în care ați configurat vizualizarea partajată.
5. Funcția de formulă
Similar cu software-ul pentru foi de calcul precum Microsoft Excel și Google Sheets, Airtable are și capacitatea de a genera date calculate. Puteți crea un câmp cu tipul „Formulă” și configurați formula dorită și reguli de formatare pentru a efectua orice, de la aritmetică simplă la analiză de date complexe.
Creșteți-vă managementul de proiect cu Airtable
În mediile cu ritm rapid, este crucial să aveți claritate asupra proiectului dvs. în orice moment. Acesta este motivul pentru care aveți nevoie de instrumentul potrivit pentru a simplifica lucrurile pentru toți cei implicați, iar Airtable se potrivește cu siguranță.
Interfața colorată și ușor de utilizat a Airtable facilitează configurarea unei baze de date de proiecte în câteva minute. Platforme precum Airtable sunt o necesitate pentru un spațiu de lucru productiv, colaborativ și eficient.
