Cum să faci modificările de urmărire mai ușor de utilizat pe Microsoft Word

Urmăriți modificările este unul dintre cele mai bune instrumente pentru editarea documentelor Word și colaborarea cu alții, dar utilizarea acestuia poate deveni complicată și dezordonată. Dacă sunteți nou în această funcție pe Microsoft Word sau nu suportați marcajele roșii și setările ciudate, nu renunțați încă la Urmărirea modificărilor.

Odată ce înțelegeți cum funcționează diferitele componente, funcția este mai ușor de utilizat. Puteți personaliza funcția pentru a crea un sistem mai ordonat atunci când revizuiți un document sau revizuiți editările altcuiva. Iată câteva idei.

1. Afișați revizuirile în baloane

Urmărirea modificărilor nu este doar o comutare pornit-oprit. Odată ce înveți elementele de bază ale folosind urmărirea modificărilor din MS Word, puteți să-i explorați funcțiile și să vă personalizați și mai mult experiența utilizatorului.

Una dintre componentele principale pe care le puteți modifica este afișarea de marcare. Când te duci la

Revizuire > Afișați marcajul > Baloane, aveți trei opțiuni:

• Afișați revizuirile în baloane
• Afișați toate revizuirile în linie
• Afișați numai formatarea în baloane

Urmărirea modificărilor utilizează în mod prestabilit revizuiri în linie, ceea ce înseamnă eliminarea cuvintelor șterse și inserarea editărilor în corpul textului. Câteva astfel de revizuiri sunt ușor de gestionat, dar o carte întreagă dintre ele poate fi o criză în ochi. De asemenea, această setare nu evidențiază formatarea - încercarea de a găsi aceste editări este o bătaie de cap.

Utilizarea baloanelor doar pentru formatare este un pas înainte față de revizuirile inline. Ștergerile și inserările apar în continuare în corpul principal, dar orice modificări de format sunt listate în baloane într-un panou din dreapta textului.

Dacă editarea în linie nu este deloc preferința dvs., treceți la revizuiri în baloane. Puteți apoi să ștergeți, să inserați și să formatați tot ce doriți, iar o listă cu modificările dvs. va apărea în panoul din dreapta. Există încă roșu, dar editările tale sunt mult mai ordonate și ușor de gestionat.

2. Utilizați marcajul Nu sau simplu pentru a evita distragerile

În funcție de stilul dvs. de editare, s-ar putea să preferați să citiți mai întâi un document înainte de a-l modifica pentru a obține o idee despre fluxul, lizibilitatea și eventualele lacune ale acestuia. Umplerea textului cu marcaje de la început poate fi contraproductivă.

Track Changes oferă două soluții în Afișare pentru revizuire meniu derulant. Markup simplu ascunde baloanele și revizuirile inline și afișează numai linii roșii verticale pentru a arăta unde au fost făcute modificări. Faceți clic pe oricare dintre aceste rânduri pentru a afișa rapid editările. Faceți clic din nou pentru a le ascunde.

Fără markup elimină și liniile verticale. Puteți citi și edita în liniște până când alegeți altfel. Lucrul cu oricare dintre aceste setări asigură un document clar, cu distrageri minime. Dacă lucrați cu o echipă, stabiliți cele mai bune modalități de a colabora în timp real pe Wordși stabiliți regulile Urmăriți modificările, astfel încât toată lumea să poată lucra confortabil.

3. Utilizați toate markupurile sau originalul cu moderație

Nu trebuie să afișați marcajul complet al unui document Word decât dacă doriți în mod special să revizuiți o anumită revizuire sau să integrați modificările.

Privirea textului original este și mai puțin necesară. Puteți să vă uitați la textul original pentru a compara pe scurt cele două versiuni, de exemplu, în ceea ce privește stilul sau lungimea, dar cam atât. Deci, nu trebuie să activați niciuna dintre aceste setări până când nu aveți nevoie de ele. Acest lucru vă poate ajuta să vă minimizați frustrarea cu Urmărirea modificărilor.

4. Personalizați culorile și marcajele

Când mai mulți utilizatori lucrează la un document Word și fac modificări, funcția Urmăriți modificările evidențiază editările lor în culori diferite. Cea mai zguduitoare problemă cu Track Changes este adesea culoarea roșie implicită a marcajelor sale, mai ales când domină textele cu multe revizuiri.

Vestea bună este că puteți schimba această culoare. De fapt, puteți codifica color fiecare document la care lucrați.

În Urmărire secțiunea, faceți clic pe Schimbați opțiunile de urmărire săgeată. Veți vedea câteva setări de bază pe care le puteți modifica, dar pentru a accesa mai multe opțiuni, faceți clic Opțiuni avansate. Aceasta va deschide o fereastră care oferă mai multe modalități de a vă face Urmărirea modificărilor.

Puteți alege culori mai bune pentru inserări, ștergeri, formatare și multe altele. Puteți chiar să modificați modul în care este marcată fiecare funcție, de la aldine până la baraj dublu și simboluri. În plus, puteți chiar să reglați aspectul baloanelor. Inspiră-te din aplicații de productivitate cu codare de culoare eficientă sau alegeți pur și simplu culori care sunt ușoare pentru ochi atunci când utilizați Urmărirea modificărilor.

Lăsarea de comentarii este următoarea modalitate cea mai bună de a oferi feedback despre Microsoft Word, în afară de Urmărirea modificărilor. Cu toate acestea, utilizarea excesivă a comentariilor poate face experiența de editare și citire la fel de copleșitoare.

Ceea ce face mai ușoară utilizarea comentariilor alături de Urmărirea modificărilor este să decideți în prealabil cum veți folosi fiecare funcție. Când vine vorba de comentarii, le puteți rezerva pentru întrebări adresate autorului sau idei de îmbunătățire a textului - lucruri pe care nu le puteți spune prin Urmăriți modificările fără a adăuga mai mult roșu.

În plus, cel mai bine este să evidențiați numai cuvintele care se referă la comentariile dvs., nu paragrafe întregi. Puteți chiar să vă plasați comentariile doar la începutul sau la sfârșitul capitolelor.

Dacă vă confruntați cu un document care este supraîncărcat cu note și comentarii, încercați să explorați opțiunile disponibile în Afișați comentarii meniu derulant. Această funcție vă poate ajuta să organizați comentariile într-un mod care să aibă sens pentru dvs., indiferent dacă citiți sau editați textul.

Alternativ, dacă documentul pe care îl revizuiți este mic, dar aveți multe de spus, luați în considerare să mergeți la un pagină goală la începutul sau la sfârșitul documentului și listând feedback-ul pe care l-ați fi pus în comentarii Acolo. Puteți face acest lucru și pentru capitolele individuale. Instrumentul de comentarii este mai practic, dar sunteți liber să îl utilizați așa cum doriți.

Nu ezitați să fiți creativ cu funcțiile pe care le aveți la dispoziție, cum ar fi adăugarea numerelor de linii ale Microsoft Word la text și apoi faceți referire la anumite linii din feedback-ul dvs. Acordați-vă timp pentru a afla tot ce are de oferit acest software de procesare a textului și adaptați fiecare job Track Changes în consecință.

7. Acceptați sau respingeți grupuri de revizuiri

În calitate de scriitor care revizuiește revizuirile unui editor, este important să luați în considerare cu atenție majoritatea modificărilor, chiar și atunci când faceți propriile editări.

Cu toate acestea, când vine vorba de corecții minore, cum ar fi corecțiile de formatare sau ortografie, există o modalitate mai rapidă de a integra modificările sau de a scăpa de ele. Doar selectați întregul paragraf, faceți clic dreapta pe el și alegeți oricare dintre ele Acceptați schimbarea sau Respinge schimbarea. Alegerea dvs. va afecta toate revizuirile din acel paragraf.

Puteți merge mai departe și puteți integra revizuirile întregului document. Pentru a face acest lucru, după ce faceți clic dreapta pe paragraful evidențiat, selectați săgeata în jos de sub Accept în bara de instrumente și apoi Acceptați toate modificările. Chiar mai jos aveți opțiunea de a opri automat și Urmărirea modificărilor.

8. Ajustați panoul de revizuire

După cum sa menționat anterior, puteți utiliza orice vă va îmbunătăți experiența utilizatorului cu Urmărirea modificărilor, inclusiv suplimente de productivitate pentru Microsoft Word. Cu toate acestea, chiar și simpla rearanjare a aspectului spațiului de lucru digital vă poate aduce beneficii fluxului de lucru.

Panoul de revizuire din Urmăriți modificările este o altă modalitate de a vedea toate revizuirile fără ca acestea să vă aglomereze ecranul. Puteți edita un document fără marcaj și puteți lăsa panoul să genereze o listă simplă de modificări. Făcând clic pe săgeata de lângă Panoul de revizuire, îl puteți comuta de la o poziție verticală la una orizontală și înapoi.

Faceți ca modificările de urmărire să funcționeze pentru dvs

Poate părea complex la prima vedere, dar programul de urmărire a modificărilor de la Microsoft este de fapt foarte simplu și util odată ce învățați dezavantajele. Indiferent dacă efectuați sau primiți modificări, setați preferințele Urmăriți modificările înainte de a începe să lucrați pentru a ușura lucrurile. Organizați cum ar trebui să arate marcajele, comentariile și panoul de revizuire în și în jurul textului dvs.

Utilizarea Urmăriți modificările pe Microsoft Word este mai ușoară odată ce creați un aspect și o schemă de culori care vă motivează în loc să vă stimuleze excesiv.