Cum să utilizați mesaje Microsoft Word pentru a automatiza e-mailurile

Publicitate

Deși există o mulțime de lucruri care nu-mi plac despre Microsoft Word, există multe alte lucruri care îmi plac. În special, îmi place cât de flexibile sunt instrumentele de desen, șabloanele incluse pentru lucruri precum scrisori și CV-uri și, cel mai mult, ador capacitatea de a automatiza multe dintre sarcinile pe care le faceți de multe ori. Una dintre aceste sarcini este trimiterea de rapoarte sau e-mailuri.

Majoritatea dintre noi se confruntă cu un loc de muncă în care trebuie să trimiteți un raport unei întregi echipe de oameni. Ceea ce înrăutățește uneori este faptul că trebuie să trimiteți e-mailuri individuale personalizate fiecărei persoane cu informații specifice referitoare la acestea. Poate că 80 până la 90% din versiune este aceeași, dar acel 10 sau 20% specific persoanei este unic - așa că te treci ore întregi la scrierea e-mailului după e-mail.

Trimiterea de e-mailuri automatizate

În trecut, Am scris despre cum Cum să funcționați Google Analytics pentru dvs. cu rapoarte de e-mail Citeste mai mult

puteți automatiza Google Analytics pentru a trimite rapoarte programate, pe care le puteți transmite apoi șefului sau clientului. Dar forma de automatizare pe care o voi arăta azi este puțin diferită. În loc să producă datele pentru dvs., Word va completa automat detaliile despre persoana implicată lista de contacte, în timp ce vă permite să completați rapid datele sau informațiile pe care doriți să le trimiteți persoană. Acest lucru face ca e-mailul să se simtă personal și direct, dar în același timp nu petreci ore întregi scriind zeci sau sute de e-mailuri directe și personale.

Pentru a începe, în Word (în exemplele mele este Word 2007), faceți clic pe „corespondenţăȘi apoi faceți clic pe „Start Mail Merge.”

Vrăjitorul nu este necesar, dar este frumos, deoarece vă ajută să vă amintiți tot ce trebuie să faceți. Mai întâi, alegeți un șablon pe care doriți să-l utilizați pentru raportul dvs. generic.

Word are o mulțime de stiluri și machete bune. După ce alegeți șablonul dvs., trebuie doar să faceți clic pe OK. Acum, întregul dvs. raport este scris pentru dvs., tot ce trebuie să faceți este să completați textul. Când vine vorba de dată, asigurați-vă că alegeți „astăzi”, astfel încât documentul să folosească întotdeauna data de astăzi de fiecare dată când îl recreați mai târziu.

Când alegeți lista destinatarului pentru a primi aceste e-mailuri, puteți utiliza Outlook-ul curent persoane de contact, o listă de contacte curentă pe care ați exportat-o ​​din altă parte sau creați o nouă listă contacte.

În exemplul meu, am selectat destinatarii din contactele mele Outlook actuale.

După ce ați selectat destinatarii, veți spune documentului ce informații să scoateți din informațiile de contact și să le încorporați automat în raport. Faceți acest lucru făcând clic pe „Introduceți câmpul de combinareButon ”.

De exemplu, creez un raport despre un anumit site web pentru un client, așa că am definit acel site în datele de contact ale acestora, iar aici îi spun lui Word să utilizeze URL-ul respectiv în raport.

Dacă utilizați Outlook, nu uitați că Outlook Contacts oferă câmpuri de utilizator, unde puteți insera orice informație doriți pentru acea persoană.

Acest lucru este util atunci când informațiile pe care doriți să le încorporați pentru acea persoană nu se regăsesc în câmpurile Listei de contacte.

Cel mai tare lucru despre Microsoft Word Mailings este faptul că, practic, creați câmpuri de „completare” pentru părțile din raport care sunt unice pentru fiecare persoană.

Așa cum scrieți mesajul generic și ajungeți într-un loc unde trebuie să scrieți ceva care ar avea date specifice relevante pentru acea persoană, trebuie doar să faceți clic pe „reguli”Și alegeți„A umple“. Acest lucru vă permite să definiți întrebarea promptă și un răspuns implicit. Ceea ce se va întâmpla este când încărcați documentul automat, vă va solicita să completați fiecare dintre câmpurile de completare pentru fiecare destinatar.

După ce ați terminat de creat mail-ul dvs. automat, documentul dvs. va consta din câteva câmpuri care se instalează automat completați în funcție de datele de contact ale destinatarului și alte câmpuri se vor completa în funcție de ceea ce ați specificat informație.

Pentru fiecare document, puteți trimite rapid raportul de e-mail de la Word făcând clic pe butonul Outlook din partea dreaptă sus a ecranului, alegând „Trimite email”(Sau trimiteți ca atașare PDF) și ați terminat!

Folosind această tehnică, veți reduce activitatea de corespondență cu cel puțin 50% sau mai mult. În față, vă va lua ceva timp pentru a configura documentul perfect, dar în fiecare săptămână sau lună în care trebuie să emiteți raportul, veți fi foarte fericit că ați depus efortul.

Oferiți-i fotografiei Microsoft Word Mailings și anunțați-ne cum a mers. V-a economisit timp? Partajați propriile experiențe cu acesta în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credit imagine: clix la sxc.hu