Publicitate
Indiferent dacă utilizați Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail sau orice altceva, e-mailul este e-mail și mai devreme sau mai târziu, inbox-ul dvs. este inundat. Dar un sistem simplu de sortare vă va asigura că nu veți simți niciodată că este scăpat din mână și că sunteți întotdeauna deasupra mesajelor.
Ați încercat vreodată să aplicați trucuri de listă pentru a face în căsuța de e-mail? Am facut. Mai des, nu funcționează. Ceea ce nu reușim să înțelegem cu privire la diferența dintre e-mail și liste de activități este că sarcinile necesită doar o acțiune din partea dvs., în timp ce e-mailurile sunt despre comunicarea cu oamenii.
Însă modificarea unui sistem popular de productivitate este răspunsul la îmblânzirea constantă a e-mailurilor. Matricea președintelui american Dwight Eisenhower pentru a sorta sarcinile este extrem de eficientă la sortarea e-mailurilor, dacă o ajustați corect.
Matricea Eisenhower modificată pentru e-mailuri
Matricea Eisenhower este modul în care și-a sortat lista de activități în patru quadrante, ceea ce l-a ajutat să își dea seama ce sarcină ar trebui să facă în continuare. Matricea de bază arată astfel și vom păstra asta intactă:
Vei clasifica fiecare e-mail într-unul din aceste patru cadrane. Cadranele vor dicta ce faceți cu acel e-mail și când acționați asupra acestuia. Uitați de „inbox zero”, doar nu ne vom concentra pe finalizarea lucrurilor.
Cel mai bine este să combinați matricea cu folderele din Outlook sau folosiți etichetele Gmail pentru a vă îmblânza mesaje primite Redescoperiți etichetele Gmail și în cele din urmă îmblânzați-vă InboxExistă o mulțime de trucuri pentru a face față supraîncărcării prin e-mail, dar este posibil să aveți unul chiar sub nasul dvs., pe care s-ar putea să nu îl utilizați: etichete Gmail vechi vechi. Citeste mai mult . Deci fiecare cadran va avea propriul său etichetă / folder și, probabil, și propria sa culoare.
Orice ai face, nu schimba numele acestor cuadrante. Deci, folderele sau etichetele dvs. vor avea doar aceste patru categorii:
- Important și urgent
- Important (nu este urgent)
- Urgență (Nu este important)
- Nu este important Nici urgent
Ce este „urgent”?
Este ușor să identificăm ce este „important” - este un apel subiectiv pe care îl putem lua cu ușurință, în funcție de prioritățile noastre. Dar „urgent” prezintă o imagine a unui calcul bazat pe timp și asta îi aruncă pe oameni.
Relaxează-te, nu intră în panică. „Urgent” aici va însemna orice vrei să însemne. Dacă aveți o zi încărcată fără un singur moment în care să vă faceți liber, atunci „Urgent” capătă un nou sens. Dacă aveți o zi plină de întâlniri, atunci „Urgent” capătă un alt sens. Să fie flexibil; de fapt, este important să fie flexibil.
Câțiva experți în materie de productivitate doresc să pună un termen în coloana „urgentă” a matricii Eisenhower, dar nu este viabil, având în vedere că nevoile de viață și de muncă bazate în timp continuă să se schimbe.
Nu există o formulă magică sau un interval de timp stabilit pentru a defini „Urgent”. O vei ști când o vei vedea. Nu este un cuvânt dificil de înțeles, așa că nu-l răsturnați.
Păstrați-l simplu, nu aveți „reguli de cvadrant”
Veți fi tentat să asociați o acțiune cu cadranul dvs. De exemplu, Bryan Lee de la Tutum folosește sistemul și a pus o acțiune specifică pentru fiecare cadran, cum ar fi „Decide când să o faci” pentru „Important, dar nu este urgent” și „Delegează-l” pentru „Urgent, dar nu este important”.
Rezista asta. Există două probleme în acest sens.
În primul rând, aceste „reguli de acțiune” sfârșesc prin a modera modul în care etichetați un e-mail. Dacă știți că trebuie să acționați pe un e-mail chiar acum, dar nu aveți timp să o faceți, veți găsi că creierul vă păcălește să-l clasificați greșit.
În al doilea rând, un cadran nu are întotdeauna aceeași acțiune. Delegarea unei sarcini nu va fi întotdeauna o opțiune. „Nu este urgent sau important” nu înseamnă că trebuie să îl ștergeți, este posibil să mai aveți nevoie de acel e-mail ulterior.
În schimb, ai încredere în matricea lui Eisenhower și ai încredere în propria ta capacitate de a duce lucrurile la bun sfârșit. Un sistem de productivitate excesiv și complicat este unul cu care veți sfârși regula productivității în trei greve Sistemul cu 3 greve: cum să acorde prioritate listei dvs. de activitățiNu treci prin lista de activități? Problema ar putea să nu fie productivitatea ta, ar putea fi doar prioritățile tale. Să învățăm cum să acordăm prioritate listei de activități și să terminăm lucrurile. Citeste mai mult . Numele acestor quadrante vă oferă o idee bună despre ce este vorba despre un e-mail și veți putea lua decizia corectă în consecință.
O singură regulă de aur: Fără a merge mai departe fără etichetare
Ideea este să sortați-vă e-mailurile nemilos Nu poți renunța la e-mail în fiecare dimineață? Încercați acest ritual în schimbÎncepând cu ziua dvs., modul de e-mail este redus regulat - chiar dacă majoritatea dintre noi îl facem. Verificarea e-mailului după ce te-ai trezit într-adevăr atât de rău? Citeste mai mult și implică un act de autodisciplină - nu puteți trece la următorul e-mail fără a-l eticheta pe cel pe care îl citiți.
Acest lucru este critic. De fiecare dată când deschideți un e-mail, trebuie să-l sortați absolut. Nu vă permiteți să verificați următorul e-mail dacă nu l-ați clasificat într-un cadran.
Așa cum am mai discutat anterior, a nu sorta sau sorta prost este motivul pentru care aplicația dvs. de productivitate nu funcționează 5 motive pentru care aplicația ta de făcut te face mai puțin productivRenunțând la listele de activități? Problema dvs. nu este ambiția dvs. sau aplicația de planificare a sarcinilor pe care o utilizați. Problema constă în modul în care utilizați lista de sarcini în general. Citeste mai mult . Trebuie să faceți pasul de sortare corect și apoi toate celelalte cad în loc.
Cum să-ți ataci e-mailurile
Iată care este frumusețea acesteia: odată ce sortarea dvs. de mesaje primite, nu veți avea nevoie de prea multe sfaturi despre momentul și modul în care ar trebui să vă adresați e-mailul. Pentru lucrurile urgente și importante, veți ajunge să le abordați în momentul în care aveți timp liber.
Pentru orice altceva, așa cum a spus Andy Mitchell de ActiveInbox pentru MakeUseOf Cum să faceți față listelor de supraîncărcare și de a face în e-mailuriE-mailul nu este doar comunicare, ci, în mare parte, dictează lista de activități. Să vorbim despre cele mai bune sfaturi pentru a conecta inbox-ul la productivitatea noastră cu Andy Mitchell - fondatorul ActiveInbox. Citeste mai mult ,
Alegeți puncte cu consum redus de energie în ziua voastră (ca acea somnolentă la jumătate de oră după prânz) și aruncați-vă în căsuța de ieșire pentru a face zoom.
Dacă a fost deja prioritizat, este ușor de rezolvat lucrurile fără a pierde un element obligatoriu.
La sfârșitul fiecărei zile, acționați pe toate e-mailurile sortate, chiar dacă din aplicația smartphone. Credeți-mă, după ce a fost deja prioritizat, veți trece prin acesta în jumătate din timpul pe care îl faceți altfel.
Este ușor sau greu?
Personal, consider că metoda Eisenhower Matrix de sortare a e-mailurilor este cea mai ușoară pe care am folosit-o. De fapt, mi-a făcut intrări mult mai ușor de gestionat pentru mine și nu am ratat nimic din cauza asta.
Crezi că acest sistem este ușor de implementat sau ți-ar fi greu? Spune-ne de ce!
Credite imagine: Hey Paul Studios / Flickr
Mihir Patkar scrie despre tehnologie și productivitate, atunci când nu se apucă să urmărească rularea.
