Cum să vă controlați căsuța de e-mail și să rămâneți productiv

Pentru un profesionist, este imposibil să vă gândiți la o zi fără e-mailuri. Studiile arată că profesioniștii corporativi își petrec aproximativ o treime din orele de birou verificându-și căsuțele primite.

Prin prioritizarea e-mailului, ajungeți să vă sacrificați productivitatea, concentrarea și creativitatea. Următoarele sfaturi vă pot ajuta să țineți sub control timpul de verificare a căsuței de e-mail.

1. Limitați verificarea e-mailurilor

Dacă vă verificați căsuța de e-mail de nenumărate ori, nu vă va duce nicăieri. Prin urmare, limitați de câte ori doriți verificați e-mailurile noi din căsuța de e-mail.

Creați limita în funcție de cerința și volumul de lucru. Verificarea e-mailului la începutul și la sfârșitul programului de lucru este în regulă. Dacă este necesar, îl puteți verifica și odată după prânz.

Nu vă verificați căsuța de e-mail în cele mai productive ore ale zilei, cum ar fi dimineața și seara, sau când petreceți timp cu familia. Puteți fi flexibil și puteți continua experimentarea până când veți găsi ceva potrivit. De exemplu, puteți seta limite precum:

• Nu verificați adresa de e-mail a companiei înainte de ora 10 și după ora 19 sau în weekend.
• Verificați căsuța de e-mail numai de două ori sau de trei ori pe zi.
• Folosiți orice sistem structurat care afișează numai e-mailuri recente sau importante.

2. Obțineți sarcini direct în aplicația de gestionare a sarcinilor

Sunteți unul dintre ei care depinde de e-mailurile pentru atribuirea sarcinilor? Dacă da, este timpul să ne schimbăm. Unul dintre principalele motive pentru verificarea constantă a căsuțelor de e-mail este că alții îți atribuie noi sarcini prin e-mailuri sau îți păstrează sarcinile acolo.

Legate de: Cele mai bune caracteristici ale nTask pentru o gestionare perfectă a proiectelor

Căsuța de e-mail nu trebuie să funcționeze ca listă de sarcini. Limitați utilizarea e-mailului numai la scopuri de comunicare, mutați orice lucru care necesită acțiune dincolo de un răspuns la aplicațiile de gestionare a sarcinilor sau la aplicațiile din lista de sarcini. Astfel de aplicații oferă, de asemenea, funcții de comunicare instantanee, care vor face managementul proiectului fără probleme.

Dacă deschideți un e-mail și îl citiți, nu îl închideți doar după citire și ocupați-vă cu alte e-mailuri. Acționați imediat asupra acelui e-mail pentru a evita să reveniți din nou în căsuța de e-mail pentru a răspunde.

Dacă e-mailul are nevoie de un răspuns, faceți asta. Dacă aveți nevoie de e-mail pentru referințe viitoare:

• Păstrează-l.
• Dacă e-mailul este critic pentru afaceri, stabilește-l.
• Dacă nu mai aveți nevoie, ștergeți-l.

Finalizarea fiecărui e-mail pe care îl citiți este cheia pentru a vă păstra căsuța de e-mail și creierul liber de aglomerații.

4. Închideți-vă clientul de e-mail

Da, puteți continua să lucrați pe desktop fără a menține aplicația de e-mail activă și funcțională. După verificarea și răspunsul la e-mailuri, închideți aplicația și concentrați-vă asupra îndeplinirii sarcinilor.

Informați-vă familia, prietenii, colegii și clienții că e-mailul nu este cel mai bun mod de a vă contacta pentru un răspuns imediat.

După ce vor fi conștienți de aceasta, vor avea așteptări limitate de la dvs. cu privire la răspunsul prin e-mail. Puteți utiliza diverse alte aplicații de mesagerie instantanee pe telefon sau laptop pentru a rămâne în legătură cu familia și colegii dvs.

5. Păstrați scurt răspunsurile prin e-mail

Dacă aveți obiceiul de a scrie e-mailuri lungi, nu mai pierdeți timpul și treceți la scrierea de mesaje de e-mail scurte. Asigurați-vă că e-mailurile dvs. sunt la obiect, iar interogarea dvs. este menționată chiar în prima linie, pentru a evita orice confuzie. Puteți finaliza majoritatea e-mailurilor în câteva propoziții, iar concizia sa sugerează că apreciați timpul tuturor, inclusiv al dvs.

Doar câteva e-mailuri vor avea nevoie de un răspuns mai lung și le puteți păstra cu ușurință în categoria „răspundeți mai târziu”. Dacă este posibil, puteți trimite astfel de răspunsuri sub formă de mesaje audio.

6. Spuneți nu notificărilor prin e-mail

Notificările sunt principala cauză de distragere a atenției pentru un profesionist modern. Ar fi greșit să presupunem că toate notificările provin de pe rețelele de socializare.

Alertele prin e-mail apar, de asemenea, ocazional, cauzând perturbarea fluxului de lucru obișnuit. Cu notificarea prin e-mail activată, închiderea aplicației sau a filei nu vă va ajuta.

Dacă sunteți distras de fiecare nouă notificare prin e-mail și vă ocupați de verificarea căsuței de e-mail, este mai bine să dezactivați noua notificare prin e-mail. Vă va ajuta să vă concentrați asupra sarcinii la îndemână, în special pe cele care necesită o atenție completă.

7. Încercați să activați Autoresponderul de weekend

Această metodă este esențială dacă sunteți independent sau solopreneur. Autoresponderul vă scutește de a fi înstrăinat de toată lumea, ignorând în același timp e-mailurile pentru liniștea sufletească.

Creați niște răspunsuri automate atent și informative care să poată avea grijă de toate e-mailurile pe care le primiți în weekend sau în vacanțe.

Legate de: Aplicațiile Android pentru a configura răspunsuri automate pentru orice

8. Opriți verificarea e-mailului pe telefonul dvs. inteligent

Acest punct s-ar putea să vă sperie cu FOMO. Cu toate acestea, gândiți-vă de două ori dacă într-adevăr aveți nevoie de un client de e-mail instalat pe telefon sau nu. În loc să primiți e-mailuri, puteți utiliza mai multe aplicații de comunicare instantanee, cum ar fi Slack pe telefon. Să lăsăm e-mailul pentru desktop și să ne bucurăm de scurta pauză fără griji.

9. Puneți în valoare spațiul din Mesaje primite

S-ar putea să utilizați un client de e-mail gratuit, dar asta nu înseamnă că vă veți lăsa în căsuța de e-mail aglomerată de e-mailuri nedorite. Dacă v-ați abonat la site-uri web care vă bombardează pe tot parcursul zilei cu oferte promoționale și de vânzări, este timpul să luați măsuri.

Multe e-mailuri promoționale ajung pe e-mailurile dvs., deoarece le-ați dat permisiunea în primul rând. Deci, dezabonați-vă de la site-urile web care nu vă mai interesează.

De asemenea, gândiți-vă de două ori înainte de a vă înscrie la buletinele informative data viitoare. Cu aceasta, nu trebuie să petreceți timp găsind e-mailurile importante sau ștergând e-mailurile inutile.

10. Separați-vă conturile de e-mail personale și de afaceri

S-ar putea să arate ca ceva ce știm cu toții, dar vor exista întotdeauna unele persoane care primesc atât e-mailuri profesionale, cât și personale în aceeași căsuță de e-mail. Dacă sunteți unul dintre ei, este timpul să creați diferite e-mailuri în scopuri personale și profesionale.

Încercați să nu vă verificați e-mailul personal în timpul programului de lucru (cu excepția cazului în care vă așteptați să apară un e-mail crucial). În mod similar, evitați verificarea e-mailurilor oficiale în afara orelor de program. Astfel, puteți menține un echilibru sănătos între muncă și viață, care va contribui în cele din urmă la productivitatea dumneavoastră.

Lucrați productiv fără a vă împiedica Mesaje primite

Chiar dacă e-mailul a adus o schimbare revoluționară a modului în care comunicăm, acordarea unei atenții prea mari poate fi atât distractivă, cât și distructivă. Limitându-vă atenția la căsuța de e-mail, puteți continua să vă concentrați asupra sarcinilor de zi cu zi.

Cele mai bune 8 moduri de a vă gestiona sarcinile în Chrome

Puteți utiliza browserul Chrome pentru a vă gestiona sarcinile? Încercați aceste extensii de gestionare a sarcinilor pentru a vă gestiona listele de sarcini (ale echipei) și pentru a vă urmări productivitatea.

Citiți în continuare

Despre autor