5 moduri de a depăși cele mai frecvente provocări în managementul sarcinilor

Fiecare proiect constă dintr-o serie de sarcini pe care trebuie să le finalizați la timp. Gestionarea corectă a sarcinilor înseamnă gestionarea proiectelor de la concepție până la finalizare. Indiferent dacă faci parte dintr-o echipă care lucrează de la birou sau acasă, procesul de gestionare a sarcinilor te poate face să te confrunți cu unele provocări comune.

Aflați cele cinci provocări comune de gestionare a sarcinilor pe care dvs. și echipa dvs. vă puteți confrunta și cum le puteți depăși cu instrumente.

1. Nu există vizibilitate asupra progresului sarcinii

Una dintre condițiile prealabile pentru finalizarea în timp util a sarcinilor și colaborarea cu succes este vizibilitatea progresului sarcinii. Fără ea, administrarea sarcinilor devine o provocare pentru orice echipă. Vă puteți aștepta să rezolvați rapid orice problemă numai prin asigurarea transparenței în progresul sarcinii.

Cu panourile Kanban, puteți stabili o imagine de ansamblu vizuală a fluxului de lucru al proiectului.

Trello este o aplicație de bord Kanban care vă permite să simplificați toate sarcinile prin identificarea blocajelor din proces. Această aplicație nu numai că face accesibilă progresul sarcinilor, dar vă permite și să luați acțiuni decisive pentru a menține sarcinile în așteptare în mișcare.

Utilizarea instrumentului diagramă Gantt este o altă modalitate utilă de a urmări progresul sarcinii. Cu Agantty aplicația, membrii echipei își pot sincroniza sarcinile în consecință. De asemenea, vă permite să atribuiți și să delegați sarcini resurselor disponibile.

Legate de: Cele mai bune aplicații gratuite pentru diagrame Gantt pentru managementul proiectelor

2. Dependența de e-mail care împiedică munca

Comunicarea clară este esențială pentru ca orice echipă să finalizeze sarcinile în timpul prevăzut și cu eficiență deplină. În timp ce e-mailul este un mod popular de comunicare între membrii echipei, dependența cu drepturi depline de e-mail poate fi contraproductivă și poate împiedica productivitatea.

În ceea ce privește o echipă, una dintre cele mai mari provocări de gestionare a sarcinilor este de a menține pe toată lumea pe aceeași pagină prin comunicarea mesajelor necesare. Aici, comunicarea ce și cum – ambele devin cruciale. Dacă cineva petrece mai mult timp verificând, scrie și răspunde la e-mailuri decât sarcini productive, scopul comunicării prin e-mail va eșua.

Cu MeisterTask, puteți centraliza procesul de partajare a informațiilor de către membrii echipei. Puteți facilita o mai bună comunicare a echipei adăugând descrierea sarcinii, atașamente, jurnalul de modificare a sarcinii și comentarii în sarcina în sine. Aceste caracteristici fac ca sarcina să fie interactivă și urmăribilă.

Urmărind un proiect, puteți rămâne la curent și puteți obține toate informațiile necesare. Puteți răspunde rapid la orice modificare a sarcinii cu emoji și puteți primi notificări prin e-mail pentru astfel de modificări.

3. Lipsa rapoartelor de performanță structurate

Pentru a afla despre eficiența și productivitatea echipei dvs., este necesar să obțineți o imagine de ansamblu completă a performanței fiecărui membru al echipei. Fără o perspectivă adecvată, nimeni nu poate ști despre progresul sarcinii. Doar un raport structurat poate genera informații despre întregul proces prin care a trecut echipa.

Astfel de rapoarte nu oferă doar informații valoroase asupra sarcinilor și proiectelor. Ele prezintă, de asemenea, informațiile colectate într-un mod ușor de înțeles. Când aveți imaginea completă într-un singur loc, luarea de măsuri pentru a îmbunătăți eficiența sarcinilor devine fără probleme.

Rapoartele structurate vă permit, de asemenea, să generați diferite statistici folosind valorile esențiale și să personalizați modul în care doriți să vedeți detaliile. Poti utilizați funcția de raportare universală din Asana pentru a obține diagrame și grafice cu privire la performanța echipei dvs. În câteva clicuri, puteți obține starea de productivitate în timp real a echipei dvs.

Fiecare membru al echipei își poate crea tabloul de bord al productivității cu acest instrument care va reprezenta vizual valorile de performanță. Persoanele fizice pot partaja rapoartele numai în citire cu colaboratorii interni și externi. Personalizarea rapoartelor este, de asemenea, ușoară, deoarece puteți adăuga diverse filtre, puteți alege tipuri de diagrame și puteți atribui o culoare separată pentru fiecare proiect.

4. Absența automatizării fără efort

În lumea afacerilor moderne, importanța automatizării sarcinilor este primordială. Fără ea, gestionarea sarcinilor și finalizarea proiectului la timp va fi dificilă. Absența automatizării poate duce, de asemenea, la probleme de productivitate în echipa ta și la executarea lentă a sarcinilor.

Prin urmare, ar trebui să utilizați diferite instrumente pentru a automatiza sarcinile și pentru a vă salva echipa de la a petrece timp în îndeplinirea manuală a acestor sarcini. Atunci când alegeți instrumentele de automatizare, asigurați-vă că acestea au mai multe beneficii decât dezavantaje, cum ar fi curba abruptă de învățare, încetinirea sistemului și consumul excesiv de timp.

Când vine vorba de automatizare, puteți utiliza orice număr de instrumente, în funcție de domeniul dvs. de activitate. Pe lângă eliminarea sarcinii de lucru în echipă, automatizarea inteligentă vă permite să vă concentrați asupra sarcinilor care contează. În timp ce utilizați mai multe instrumente de automatizare, puteți primi ajutor de la Zapier pentru o integrare fără efort între aplicații.

Unele dintre integrările populare pe care le suportă Zapier sunt:

• Foi de calcul Google și Toggl: Utilizați pentru a gestiona proiecte pentru echipele de la distanță și hibride.
• ClickUp și TimeDoctor: Utilizați pentru a urmări orele productive și pentru a gestiona sarcini.
• Trello și Jira: Utilizați pentru a urmări problemele în timp ce gestionați sarcini prin instrumentul în stil Kanban.
• Asana și HubSpot: Folosit pentru a sincroniza software-ul CRM cu un instrument de management de proiect.
• ClickUp și Jira: Utilizați pentru a urmări și rezolva probleme în timpul monitorizării sarcinilor.

Legate de: Integrari Zapier care vă vor automatiza fluxul de lucru de gestionare a sarcinilor

5. Confruntarea cu Scope Creep

Creptarea domeniului de aplicare este o provocare comună de gestionare a sarcinilor cu care se confruntă echipele. Se referă la modificările în cerințele proiectului față de ceea ce ați decis la inițierea proiectului. Aceste schimbări au un impact atât asupra scopului, cât și asupra rezultatelor proiectului.

Trebuie să fiți conștienți de variația de aplicare în timp ce planificați un proiect și atribuiți sarcini membrilor. Indiferent de industrie, îl puteți preveni prin evaluarea riscurilor și fiind conștient în timpul cartografierii proiectului.

Fiecare proiect vine cu o anumită măsură de risc, iar existența unui plan de urgență de la început vă poate salva de orice situație neașteptată. De asemenea, evaluarea constantă a riscurilor pe parcursul ciclului de viață al proiectului vă va ajuta și să gestionați riscurile. Prin utilizarea luni.com, puteți gestiona cu tact scăderea domeniului de aplicare în proiectele dvs.

Registrul de risc de proiect al acestei aplicații vă permite să localizați, să evaluați și să planificați un posibil incident, astfel încât să puteți atenua riscurile. Folosind-o Șablon de planificare a sprintului Scrum, vă puteți face echipa să rămână concentrată pe sarcini și obiective specifice. The Tracker pentru managementul schimbărilor Acest instrument vă permite să schițați și să urmăriți planurile de management al schimbărilor.

Probleme de management al sarcinilor rezolvate

Problemele de management al sarcinilor pot duce la proiecte întârziate și clienți nemulțumiți. Fiți conștienți de potențialele probleme cu care vă puteți confrunta în ceea ce privește gestionarea sarcinilor.

Deoarece acest articol a discutat despre provocările și soluțiile viabile ale acestora, acum puteți lua măsurile necesare pentru a evita astfel de probleme pentru a asigura un management perfect al proiectului.

Cele mai bune 8 alternative gratuite de Asana pentru managementul proiectelor

Căutați alternative la Asana? Consultați aceste instrumente gratuite care vă permit să vă gestionați eficient proiectele.

Citiți în continuare

Despre autor