Cele mai bune 5 instrumente de colaborare pentru documente pentru lucrul de la distanță

Odată cu boom-ul culturii lucrului de acasă, echipele se bazează foarte mult pe instrumentele de colaborare pentru a continua să lucreze de la distanță. Există mai multe instrumente disponibile pentru a gestiona echipele de la distanță, a urmări progresul acestora, a organiza întâlniri virtuale și a rămâne conectat pentru a le ajuta să rămână productivi.

În mod similar, colaborarea documentelor ocupă un loc la fel de important pentru o comunicare eficientă. Pentru a simplifica crearea, partajarea și colaborarea documentelor, iată câteva dintre cele mai bune instrumente de colaborare pentru documente pe care ar trebui să le încercați.

Pentru colaborarea documentelor, Google Docs este cea mai bună alegere. Vă ajută să rămâneți înaintea jocului de colaborare fără a costa un ban. Elimină atât frustrările expeditorului, cât și ale destinatarului prin atribuirea de linkuri unice pentru fiecare document și permițând utilizatorilor să le partajeze fără probleme cu un singur clic.

Funcția de partajare colaborativă a documentelor din Google Docs permite mai multor utilizatori să editeze același document, urmăriți și acceptați sugestii și vedeți modificările sincronizate în timp real pentru a fi la curent cu cele mai recente versiune. În plus, permite editorilor să adauge comentarii și sugestii în timp real.

LEGATE DE: Cum să acordați și să restricționați permisiunile în Google Docs

În calitate de proprietar al documentului, puteți ajusta drepturile de editare în funcție de nevoile dvs. Puteți adăuga persoane precum editori sau spectatori folosind adresele lor de e-mail. De asemenea, puteți seta documentul la „Numai vizualizare” sau „Restricționat”, astfel încât numai persoanele cu ID-uri de e-mail de pe același domeniu să îl poată accesa. În plus, puteți controla cine vă poate partaja documentul cu alți membri ai echipei.

Cu toate acestea, majoritatea oamenilor întâmpină o problemă atunci când folosesc Google Docs. Utilizatorii nu cunosc opțiunile de invitație și de partajare a linkurilor din Google Docs. Destinatarul poate descărca, edita și e-mail documentul primit dacă nu știe cum să colaboreze în Google Docs. Prin urmare, dacă este prima dată când îl folosesc, ar putea fi necesar să-i educați puțin.

Notion vă oferă control complet asupra partajării documentelor. Cu acesta, puteți controla cu ușurință cine poate edita, vizualiza, comenta sau distribui paginile dvs. Notion. Documentele pot fi partajate cu o singură persoană sau cu o întreagă echipă simultan.

În partajarea în grup, puteți restricționa cine are acces la documente, fie că este întreaga echipă sau doar câțiva membri din întregul grup. Puteți, de exemplu, să vă plasați editorii adjuncți într-un grup și să le acordați acces de editare la informații confidențiale cu un singur clic. Sau, puteți acorda acces de editare la câțiva editori, în timp ce partajați documentul cu întregul grup de editare.

LEGATE DE: Sfaturi și trucuri esențiale pentru a începe cu Notion

În bara laterală din stânga, Notion păstrează o evidență a paginilor dvs. private și partajate. Ca rezultat, puteți glisa și plasa rapid pagini dintr-o secțiune în alta, în timp ce setați permisiunile de acces pentru a se potrivi cu cele deja setate în secțiunea de pagină privată. Aceleași permisiuni de acces se aplică paginilor de imbricare, dar le puteți modifica ulterior după cum este necesar.

De asemenea, un administrator are dreptul fie de a modifica permisiunile pentru documente ale unui document deja partajat la câțiva membri din grupul invitat, fie de a elimina pe cineva să aibă acces la acesta. Dacă stricați permisiunile pentru editare, tot ce trebuie să faceți este să apăsați Restaurare. Prin urmare, Notion este o alegere bună pentru echipele mici cu un astfel de control asupra partajării documentelor.

Notion se integrează cu Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp și multe alte servicii pentru partajarea ușoară a documentelor. Planul gratuit vine cu limitări, cum ar fi numărul de oaspeți pe care îi puteți invita și urmărirea istoricului. Pentru a obține beneficii maxime, luați în considerare trecerea la planul plătit. Verificați Pagina de prețuri Noțiune pentru mai multe detalii.

Zoho Writer le permite utilizatorilor să partajeze fără probleme documente pentru colaborare, la fel ca Google Docs. Partajarea documentelor cu echipa ta pentru recenzii, permițându-le în același timp să comenteze fișierele în timp real este foarte ușor. Când lăsați sugestiile dvs. în comentarii, echipa dvs. știe ce să editeze și poate lua măsuri rapid.

Puteți chiar să discutați despre progresul dvs. în timp ce lucrați. În calitate de proprietar al documentului, puteți activa comutatorul de urmărire a modificărilor, astfel încât fiecare modificare făcută documentului de acum înainte să fie reverificată cu ușurință. În plus, cu Zoho Writer, puteți partaja documente și extern cu clienții care nu se află în spațiul dvs. de lucru.

Documentele sunt stocate într-o bibliotecă cloud bine organizată și pot fi căutate și preluate rapid. În plus, puteți integra cu ușurință Zoho Writer cu aplicații precum Google Drive, Dropbox, Evernote și Zoho Mail. Mai mult, Zoho Writer are o interfață profesională și nu are o curbă de învățare abruptă. Deci, nu va fi greu să vă obișnuiți.

LEGATE DE: Zoho Writer vs. Google Docs și Microsoft Word Online: Este timpul să comutați?

Când vine vorba de prețuri, Zoho Writer este gratuit pentru persoane fizice. Cu toate acestea, pentru a vă bucura de avantaje suplimentare, cum ar fi spațiu suplimentar sau protecție prin parolă, va trebui să alegeți planurile sale plătite. Verifică Pagina de prețuri Zoho Docs pentru mai multe detalii.

Câteva dintre funcțiile utile de care vă puteți bucura cu Zoho Writer sunt:

1. Salvarea documentelor în timp real.
2. Blocarea datelor sensibile.
3. Asistent de scriere alimentat de AI.
4. Programarea sau publicarea directă a articolelor pe WordPress.
5. Funcționează și offline.

ClickUp Docs este un alt instrument extrem de eficient pentru partajarea documentelor de la distanță. Prin interfața sa uimitoare de colaborare, plină de funcții, toată lumea din spațiul de lucru poate colabora, edita și lucra la sarcini simultan.

Permite editarea în colaborare în stilul Google Docs. Puteți vedea cursorul mișcându-se atunci când cineva editează un document, numele acestuia fiind afișat deasupra cursorului. Făcând clic pe pictograma galbenă a binoclului, puteți vedea și cine vă vede lucrarea.

În plus, modificările în timp real sunt sincronizate pe toate dispozitivele pentru a se asigura că fiecare membru al echipei poate accesa cea mai recentă versiune a documentului. În timp ce partajați documente cu echipa dvs., veți avea flexibilitatea de a păstra unele documente private, în timp ce altele sunt accesibile tuturor.

În plus, protejându-vă documentele, puteți împiedica anumiți membri ai echipei să acceseze acele documente fără a solicita permisiunea dvs. Imbricarea este o altă caracteristică unică a ClickUp. Vă permite să grupați pagini într-un document și, utilizând caracteristica Relații, puteți lega pagini conexe din document.

De asemenea, vă puteți importa munca din alte aplicații, inclusiv Evernote, Google Docs și chiar documente Microsoft Word. Dacă sunteți în căutarea unui instrument de colaborare cu documente foarte receptiv, ar trebui să încercați ClickUp.

Platforma Dropbox Paper este o altă opțiune avansată de colaborare a documentelor disponibilă echipelor de la distanță. Cu acesta, puteți partaja documente fără probleme cu membrii echipei, oferindu-le în același timp acces la document prin adrese de e-mail.

Atribuirea sarcinilor membrilor echipei cu doar câteva clicuri și crearea instantanee a unui termen limită chiar lângă acesta îi ține pe toți la curent. În plus, vă puteți planifica întâlnirile conectând evenimentele din calendar în documentul partajat.

LEGATE DE: Încercați aceste cele mai bune caracteristici ale Dropbox Paper

În calitate de colaborator, puteți descoperi rapid ce sarcini v-au fost atribuite prin document sau pe document și puteți naviga prin sarcinile atribuite altora și cele deja finalizate. În plus, spre deosebire de Google Docs, Dropbox Paper acceptă partajarea fișierelor multimedia, făcând colaborarea mai atractivă.

În plus, Dropbox Paper vă permite să importați documente Microsoft Word, Excel și PowerPoint și să conectați documente Google Docs, Sheets și Slides. Deci, dacă sunteți în căutarea unui instrument de colaborare bogat în funcții pentru echipa dvs., încercați Dropbox Paper.

Du-ți colaborarea în documente la următorul nivel

Colaborarea pentru documente există de zeci de ani. Încercați instrumentele din listă pentru a duce colaborarea în documente cu echipa dvs. la nivelul următor. Pentru a determina care instrument este cel mai bun pentru echipă, trebuie să îl conduceți de către aceștia și să alegeți soluția care se potrivește cerințelor echipei.

Aveți membri ai echipei din diferite părți ale lumii? Stabilirea unei întâlniri importante ar fi, fără îndoială, o provocare dacă nu știi fusul orar. Dacă da, ar trebui să verificați convertoarele de fus orar pentru a vă ușura munca.

Cele mai bune 10 convertoare de fus orar pentru echipele globale de la distanță

Trebuie să lucrați cu oameni dintr-un alt fus orar? Utilizați instrumente de conversie a fusului orar pentru colaborare în timp util.

Citiți în continuare

Despre autor