Cum să numerotați rândurile în Microsoft Excel

Formatarea datelor în Microsoft Excel poate fi dificilă, mai ales atunci când trebuie să modificați un set mare de date deja completat. Numerotarea rândurilor în Excel este un exemplu de astfel de formatare.

Dacă un set de date este mic și continuu, se poate numerota cu ușurință rândurile acestuia manual sau prin secvența de completare automată. Când setul de date este mare și inconsecvent, unele date trebuie adăugate sau eliminate din mijloc sau când trebuie să filtrați datele într-o anumită coloană, numerotarea se încurcă.

Să explorăm diferite moduri de a numerota rândurile seturi de date consistente și inconsecvente (rânduri goale) în Microsoft Excel.

1. Numerotarea rândurilor unui set de date consistent în Excel utilizând mânerul de umplere și seria de umplere:

Utilizarea mânerului de umplere sau a seriei de umplere este cea mai simplă modalitate de a numerota rândurile atunci când aveți un set de date consistent, fără rânduri goale.

Pentru o mai bună înțelegere, să aplicăm ambele moduri de numerotare a rândurilor unui set de date prezentat mai jos:

Pentru a numerota rândurile cu mânerul de umplere, urmați acești pași:

1. A pune 1, 2 și 3 în celule A2, A3 și A4.
2. Selectați celulele A2 prin A4.
3. A pictograma plus va apărea în colțul din dreapta jos al ultimei celule selectate atunci când cursorul trece peste ea.
4. Făcând clic de două ori pe el, vor numerota toate rândurile continue de sub el.

Prin urmare, dacă nu apar rânduri goale în setul de date, este o metodă rapidă de numerotare a rândurilor. Cu toate acestea, mânerul de umplere nu funcționează în aceste două cazuri:

1. Ori de câte ori mânerul de umplere întâlnește o inconsecvență (un rând gol), acesta se va opri automat.
2. Dacă coloana adiacentă în care utilizați mânerul de umplere este goală, nu va funcționa.

Cu toate acestea, există o soluție pentru aceasta, și anume completarea automată manuală a secvenței. În acest fel, chiar dacă există o inconsecvență în setul de date sau coloana adiacentă este goală, puteți încă numerota rândurile până la sfârșit.

Completarea automată este la fel de simplă ca tragerea colțului din dreapta jos al celulelor selectate unde este afișat semnul plus și extinderea acestuia până la sfârșit.

Dar această metodă nu este viabilă din următoarele motive:

1. De asemenea, numerotează orice rânduri goale care îi ies în cale, ceea ce, desigur, nu le dorim.
2. Tragerea manuală a unui set de date în jos devine problematică dacă setul de date este extins.

Alternativ, puteți utiliza metoda Fill Series dacă nu doriți să trageți manual secvențele într-un set de date mare, dar doriți totuși să completați automat datele până la sfârșit. Să ne uităm la cum funcționează.

1. Notați numărul total de rânduri completate din setul de date apăsând CTRL + Sfârșit.
2. În celulă A2, introduce 1.
3. Selectați Serie de la Completati meniu derulant în Editare sectiunea a Acasă fila.
4. Alege Coloane în Seria în și Liniar în Tip.
5. A stabilit Valoare de oprire la numărul total de rânduri completate și Valoarea pasului la 1.
6. Clic Bine.

Rândurile vor fi numerotate automat până la ultimul completat, inclusiv cele goale. Deși elimină tragerea manuală și nu oprește umplerea la rândul gol, nu va funcționa atunci când faceți foi de calcul profesionale, deoarece numerotează rândurile goale, ceea ce nu le dorim.

În plus, deoarece ambele metode sunt statice, dacă ștergeți un rând și îl mutați sau îl înlocuiți, va trebui să îl renumerotați. Cu toate acestea, ambele metode sunt ușor de utilizat și funcționează bine atunci când datele sunt consistente.

LEGATE DE: Cum să eliminați rândurile goale din Excel într-un mod simplu

Să ne uităm la cum să numerotam seturi de date inconsecvente cu rânduri goale folosind funcțiile COUNTA și IF.

2. Utilizarea funcțiilor COUNTA și IF pentru a numerota rândurile dintr-un set de date inconsecvent

Funcția COUNTA omite rândurile goale în timp ce le numerotează pe cele umplute în succesiune. Pentru a vedea cum funcționează, să-l aplicăm unui set de date inconsecvent:

1. Luați în considerare următorul set de date:
2. Completați următoarea formulă în celulă A2:

   =IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

3. Folosind completarea automată, completați celulele rămase de mai jos.

Puteți vedea că a sărit peste celulele goale în timp ce le-a numerotat doar pe cele umplute în ordine. Aici, funcția IF decide dacă celula adiacentă este goală. Lasă rândurile goale dacă celulele adiacente sunt goale și le numără dacă sunt umplute.

Mai mult, această metodă de numerotare a rândurilor este dinamică, așa că atunci când adăugați, înlocuiți sau eliminați un rând, numerotarea va fi actualizată automat.

Cu toate acestea, ce se întâmplă dacă trebuie să completați setul de date și doriți să păstrați numerele de rând? În acest caz, combinația IF și COUNTA nu va ajuta și nici Fill Handle sau Fill Series nu va ajuta.

Apoi puteți opta pentru o altă abordare, folosind funcția SUBTOTAL pentru a menține numerotarea rândurilor din foaia de date în timp ce filtrați datele.

3. Utilizarea funcției SUBTOTAL

Să vedem sintaxa funcției SUBTOTAL înainte de a o aplica setului de date.

=SUBTOTAL(număr_funcție, interval 1, [interval 2..])

Gama 1 indică intervalul setului de date în care urmează să fie aplicată funcția. The function_num indică locul în care se află funcția dorită în listă, așa cum se arată mai jos.

Pentru a numerota rândurile folosind SUBTOTAL, urmați acești pași:

1. Du-te la celulă A2.
2. Acolo, introduceți următoarea formulă:

   =SUBTOTAL(3,B2:$B$2)

3. Completați secvența pentru a popula intrările din celulele de mai jos.

Acum, după cum se arată mai jos, când filtrați datele în orice altă coloană, numerotarea rândurilor se va schimba automat în ordinea corectă.

Compararea utilizărilor fiecărei metode

Să analizăm pe scurt unde sunt utile toate cele trei metode:

1. Atâta timp cât aveți date consistente fără rânduri goale, puteți utiliza mânerul de umplere sau seria de completare pentru a numerota rândurile.
2. Dacă datele sunt inconsecvente și trebuie doar să numerotați rândurile (fără a le filtra ulterior), puteți utiliza a doua metodă de a combina funcția COUNTA cu o funcție IF.
3. Funcția SUBTOTAL va funcționa ori de câte ori trebuie să filtrați datele, păstrând în același timp numerotarea rândurilor.

LEGATE DE: Cum să inserați mai multe rânduri în Excel

Număr rânduri cu ușurință în Microsoft Excel

În acest fel, indiferent dacă datele sunt consistente sau nu, puteți numerota cu ușurință rândurile. Alegeți metoda care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.

Pe lângă aceste trei metode, puteți utiliza și funcția ROW și puteți crea un tabel Excel pentru a numerota rândurile, dar fiecare dintre aceste abordări are limitările sale.

Este întotdeauna o luptă să gestionezi mai multe foi de lucru cu rânduri și coloane nesfârșite? Puteți grupa cu ușurință rânduri și coloane, astfel încât datele să fie mai ușor de gestionat și mai ușor de navigat pentru clienți și colegi. Folosiți-le în foile de calcul pentru a le face să pară mai profesioniste.

Cum să grupați rânduri și coloane cu contururi și subtotaluri în Excel

Aflați cum să grupați rândurile și coloanele în Excel pentru a facilita accesul utilizatorilor la rapoartele dvs. de rezumat.

Citiți în continuare

Despre autor