Cum să eliminați dezordinea de hârtie și să vă organizați viața digital

Dezordinea de hârtie poate fi enervantă pentru a scăpa, mai ales când există stive peste tot. Indiferent de cât de atent ai fi, hârtia se îngrămădesc, iar organizarea unor cantități mari de hârtie poate fi copleșitoare.

Cu toate acestea, adoptarea unei abordări ecologice a organizării hârtiei și utilizarea unui sistem digital vă menține spațiul liber și confortabil. Iată câțiva pași care vă vor ajuta să eliminați dezordinea de hârtie și să vă organizați viața digital.

1. Evaluează-ți situația actuală

Dezordinea și organizarea spațiului dvs. poate fi un proces copleșitor și stresant. Inițial, s-ar putea să vă simțiți nesigur cu privire la cum și unde să începeți procesul de aranjare. Dar să luați câteva minute pentru a vă evalua situația actuală a aglomerației de hârtie înainte de a vă scufunda într-o schimbare digitală completă vă ajută foarte mult.

Puteți începe prin a vă clasifica lucrările în funcție de cât de importante sunt. Apoi, determinați unde aveți cele mai multe hârtie, cum ar fi sertarele biroului, biroul sau rafturile de cărți. De asemenea, determinați ce dispozitive și resurse de stocare veți avea nevoie pentru organizarea digitală, cum ar fi:

soluție gratuită de stocare în cloud, un scanner de imagini și aplicații mobile.

Evaluarea spațiului dvs. facilitează dezordinea și vă permite să planificați o strategie eficientă de digitalizare. Puteți chiar să vă vizualizați sistemul digital și noul spațiu de lucru pentru a vă motiva pentru sarcinile care urmează.

2. Digitalizați documentele existente

Puteți căuta un anumit document, dar nu îl puteți găsi, deoarece masa dvs. de lucru este acoperită cu teancuri de hârtie, facturi vechi, chitanțe și e-mailuri tipărite. Digitalizarea documentelor înseamnă că nu mai trebuie să păstrați sau să depozitați grămezi de documente și facturi. Nu va trebui să căutați prin dulapuri și sertare pentru a găsi fișiere specifice.

Digitalizați-vă documentele prin scanarea și stocarea acestora, permițându-vă să preluați informații ori de câte ori este nevoie. Puteți utiliza un scanner de imagini sau aplicații de scanare pe iPhone și pe smartphone-ul tău Android pentru a vă captura documentele. Apoi, puteți salva scanările ca JPG sau PDF. Acest lucru vă va permite să vă partajați cu ușurință fișierele cu alții, eliminând nevoia de a compila și trimite lucrări prin curier.

3. Activați facturarea și extrasele online

Imaginați-vă că primiți toate facturile, chitanțele și situațiile financiare prin e-mail. Nu ar fi nevoie să scotoci prin teancurile de chitanțe și facturi în căutarea unui anumit document, iar spațiul tău va fi fără hârtie.

Cu facturarea și extrasele online, reduceți semnificativ cantitatea de dezordine de hârtie din jurul vostru. Acest lucru vă permite să practicați conservarea mediului prin reducerea impactului asupra mediului al producției de hârtie.

Puteți primi online toate facturile și chitanțele dvs., făcându-le ușor accesibile prin intermediul dispozitivului mobil sau al laptopului. Facturarea online vă ajută, de asemenea, să urmăriți istoricul plăților și să înregistrați tranzacțiile și cheltuielile.

De altfel, numeroase aplicații de gestionare a chitanțelor și aplicații gratuite pentru facturare oferă funcții precum urmărirea cheltuielilor și mementourile de plată, care vă permit să fiți la curent și să evitați plățile ratate.

4. Automatizați semnarea documentelor digitale

Lumea a devenit atât de digitală încât poți manevra cu ușurință necazul semnării documentelor cu un pix pe hârtie. Cu aplicații online de semnare a documentelor, puteți economisi timp și elimina dezordinea de hârtie generată de tipărirea și semnarea copiilor fizice ale documentelor.

Unele platforme digitale de semnare a documentelor oferă și criptarea datelor ca măsură de securitate, reducând riscul de falsificare a documentelor.

Adoptarea unei practici de semnare digitală a documentelor vă ajută să cultivați o mentalitate fără hârtie, unde deveniți mai receptiv la adoptarea altor practici de dezordine a hârtiei și la organizarea digitală a stilului dvs. de viață.

5. Stocați documente în cloud

Stocarea în cloud a devenit una dintre cele mai inovatoare moduri din lume de stocare și conservare a datelor sensibile. Este o modalitate excelentă de a vă menține hârtia de spațiu liberă și organizată. Nu va mai fi nevoie să depozitați sau să păstrați multe copii fizice ale hârtiei, eliminând nevoia de a păstra documentele în dulapuri, legături și rafturi.

Stocarea fișierelor în cloud vă ajută, de asemenea, să gestionați și să vă organizați mai bine documentele. Numeroase platforme de stocare în cloud oferă instrumente pentru organizarea ușoară, asigurând recuperarea ușoară a fișierelor. Tehnologia de stocare în cloud oferă, de asemenea, servicii de securitate de vârf care vă protejează documentul, permițându-vă să partajați fișiere cu alții în siguranță.

Atunci când nu sunt stocate corespunzător, documentele fizice sunt mai predispuse la deteriorare, pierdere și furt. Cu toate acestea, stocarea fișierelor dvs. în cloud asigură păstrarea pe termen lung, protejându-vă documentele de deteriorare și deplasare greșită.

Mai mult, stocarea în cloud oferă spațiu amplu pentru a stoca câte documente doriți și pentru a le transfera altora prin intermediul dispozitivului dvs. mobil sau laptopului.

6. Setați setările implicite ale imprimantei la față-verso

Imprimarea față-verso implică personalizarea imprimantei pentru a imprima automat pe ambele fețe ale hârtiei. Acest lucru ajută la reducerea cantității de dezordine de hârtie din spațiul dvs.

Imprimarea mai puțină hârtie înseamnă reducerea numărului de documente pe care le depozitați fizic în dulapuri și rafturi. De asemenea, vă încurajează să minimizați utilizarea hârtiei și să urmăriți un mediu și un stil de viață fără dezordine, organizate.

Imprimarea duplex nu numai că vă ajută să reduceți volumul dezordinei de hârtie la jumătate; De asemenea, vă permite să economisiți costurile hârtiei și promovează conservarea mediului prin reducerea numărului de copaci folosiți pentru fabricarea hârtiei.

7. Eliminați hârtia de birou/tavile pentru scrisori

Tăvile de hârtie de birou devin adesea un loc convenabil pentru a stivui hârtiile primite, ceea ce provoacă aglomerarea hârtiei. Puteți începe să vă organizați viața digital prin eliminarea tăvilor de hârtie. Da, păstrarea tăvilor de hârtie poate fi tentantă, mai ales atunci când doriți acces ușor la fișierele dvs.

Cu toate acestea, dacă doriți un spațiu de lucru fără dezordine și organizat, ar trebui să optați pentru o abordare digitală a organizării hârtiei. Cu tăvile de hârtie din drum, puteți procesa și gestiona documentele primite mai rapid și puteți păstra un birou ordonat.

În plus, veți petrece mai puțin timp organizând și curățând tăvile de hârtie de birou atunci când stocați și gestionați documentele digital. Eliminarea tăvilor de hârtie vă ajută, de asemenea, să dezvoltați o mentalitate fără dezordine, influențându-vă să adoptați un stil de viață mai organizat.

Tranziția într-un spațiu fără hârtie

Este normal ca hârtia să se acumuleze în timp în timpul lucrului. Cu toate acestea, adoptarea unei abordări digitale pentru organizarea documentelor și menținerea unui spațiu fără hârtie este o modalitate mai eficientă și mai durabilă de a vă gestiona afacerea și viața.

Veți descoperi că digitizarea hârtiei vă ajută să vă organizați eficient viața personală și cea profesională. De asemenea, acordă prioritate documentelor esențiale, făcându-le ușor accesibile și mai bine stocate.